Sprachkurs-Software für Unternehmen: Firmenkurse planen, unterrichten und abrechnen

Wer Firmensprachkurse gibt, verwaltet nicht einfach mehr Lernende. Man verwaltet ein anderes Geschäftsmodell. Eine Sprachkurs-Software für Unternehmen muss deshalb an einer Stelle etwas können, das Werkzeuge für Einzelunterricht schlicht nicht vorsehen: Der Kunde, der die Rechnung bezahlt, sitzt gar nicht im Unterricht.

Genau daran scheitern die meisten Aufstellungen. Der Kalender kennt die Teilnehmenden, die Tabelle kennt die Firma, und am Monatsende bringt jemand beides von Hand zusammen. Diese Seite beschreibt, welche Funktionen Firmenkurse tatsächlich brauchen und wie Teamlilit sie abbildet. Geht es Ihnen um den Unterricht für Privatpersonen, ist der Leitfaden zu Software für Sprachschulen der passendere Einstieg.

Firmensprachkurse funktionieren anders als Einzelunterricht

Drei Unterschiede entscheiden darüber, ob eine Software im Firmengeschäft trägt.

Erstens zahlt jemand anderes. Bei Privatkundschaft sind Lernende und Rechnungsempfänger dieselbe Person. Im Firmengeschäft laufen sie auseinander: Zehn Mitarbeitende nehmen teil, eine Buchhaltung bezahlt. Die Rechnung braucht also Firmenname, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und trotzdem muss nachvollziehbar bleiben, welche Stunde auf welche Person entfiel.

Zweitens ist die Gruppe fest. Ein Firmenkurs ist eine Kohorte, die über Wochen zusammenbleibt, nicht eine Folge einzeln gebuchter Termine. Buchungslogik, die auf Einzelslots ausgelegt ist, erzeugt hier vor allem Verwaltungsaufwand.

Drittens wird berichtet. Personalabteilungen fragen nach Teilnahme. Wer war da, wer hat gefehlt, wie viele Einheiten wurden geleistet? Anwesenheit ist im Firmengeschäft kein Nebenprodukt, sondern Teil der Leistung.

Checkliste: Woran Sie passende Software für Firmenkurse erkennen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich eine kurze Prüfliste. Diese sechs Fragen trennen im Firmengeschäft die brauchbaren Werkzeuge von denen, die eigentlich für Privatunterricht gedacht sind.

1. Darf der Rechnungsempfänger von den Teilnehmenden abweichen? Ohne diese Trennung bauen Sie jede Firmenrechnung von Hand.
2. Lässt sich eine Rechnung über mehrere Personen stellen? Ein Firmenkurs braucht eine Sammelrechnung mit nachvollziehbaren Einzelpositionen, nicht zehn Einzelrechnungen.
3. Ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden vorgesehen? Im Geschäft mit Unternehmen ist sie Pflichtangabe und kein Zusatzfeld.
4. Entsteht die Rechnung aus der erfassten Anwesenheit? Sonst übertragen Sie jeden Monat Stunden aus einem System in ein anderes.
5. Bleiben Kohorten über Wochen bestehen? Buchungslogik für Einzeltermine erzeugt bei festen Gruppen vor allem Verwaltungsaufwand.
6. Können mehrere Lehrkräfte denselben Kundenstamm bedienen? Firmenaufträge wachsen fast immer über eine Person hinaus.

Ein Werkzeug, das die ersten drei Punkte nicht erfüllt, ist keine Software für Firmenkurse. Es ist eine Software für Privatunterricht mit einem zusätzlichen Feld für den Firmennamen.

Der Firmenkunde ist der Rechnungsempfänger

Das ist der Punkt, an dem Werkzeuge für Privatunterricht ausfallen, und der Grund, warum diese Seite existiert.

In Teamlilit trägt jede Rechnung eigene Empfängerdaten: Firmenname, Anschrift, Rechnungs-E-Mail und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Diese Angaben werden beim Erstellen auf der Rechnung festgeschrieben, sodass eine spätere Änderung der Stammdaten alte Rechnungen nicht rückwirkend verändert. Gleichzeitig behält jede einzelne Position ihre Zuordnung zur teilnehmenden Person. Eine Sammelrechnung über einen Kurs mit zehn Mitarbeitenden weist also zehn nachvollziehbare Positionen aus und geht trotzdem als ein Dokument an eine Buchhaltung.

Der Weg dahin führt über die erfassten Stunden, nicht über ein leeres Formular. Sie erfassen die Anwesenheit im Kurs, erzeugen daraus einen Rechnungsentwurf für den Abrechnungszeitraum, prüfen ihn und geben ihn frei. Rechnungen entstehen damit aus dem, was tatsächlich stattgefunden hat. Ausgelöst werden sie aber immer von Ihnen: Es gibt bewusst keinen Automatismus, der ohne Prüfung Rechnungen an Firmenkunden versendet.

Für das Firmengeschäft relevant sind außerdem:

• Umsatzsteuer auf Rechnungen, mit Ihrer eigenen Steuernummer im Dokument
• Wiederkehrende Rechnungen für Rahmenverträge, die jeden Monat gleich abgerechnet werden
• Mahngebühren, die nach Ihrer Zahlungsfrist automatisch als Position ergänzt werden
• Kontoauszüge je Kunde, die Gestelltes, Bezahltes und Offenes gegenüberstellen
• Rechnungsversand per E-Mail mit PDF im Anhang

Bezahlt wird außerhalb der Plattform, per Überweisung auf Ihr Konto. Teamlilit steht nicht zwischen Ihnen und Ihrem Geld: Auf der Rechnung stehen Ihre eigenen Zahlungsdaten, und den Zahlungseingang erfassen Sie, woraufhin der Status auf bezahlt, teilbezahlt oder überfällig wechselt. Mehr zur Mechanik steht in der Abrechnungssoftware für Kurse.

Eine Firma, viele Teilnehmende

Ein Firmenkurs ist organisatorisch eine Gruppe mit fester Teilnehmerliste. In Teamlilit legen Sie ihn als Kurs an, weisen die Mitarbeitenden zu und planen die Termine als Serie. Der Gruppenunterricht läuft dann über einen gemeinsamen Zeitplan, eine gemeinsame Teilnehmerliste und eine gemeinsame Anwesenheitserfassung.

Damit die Zuordnung zum Kunden erhalten bleibt, versehen Sie die Teilnehmenden zusätzlich mit einem Tag für das jeweilige Unternehmen. Das Tag ist der Hebel für die Abrechnung: Sie können eine Sammelrechnung nicht nur über einen Kurs erzeugen, sondern auch über ein Tag. Verteilt ein Kunde seine Mitarbeitenden auf zwei Niveaugruppen, bleibt es trotzdem bei einer Rechnung pro Firma und Abrechnungszeitraum.

Die Zahl der verwalteten Lernenden ist dabei nicht begrenzt, sodass ein größerer Firmenauftrag den Tarif nicht sprengt. Begrenzt ist die Zahl der gleichzeitigen Teilnehmenden pro Sitzung, was für die Kursplanung relevanter ist als für die Vertragsgröße.

Live-Unterricht für verteilte Teams

Firmenkurse finden selten vollständig an einem Ort statt. Ein Teil der Gruppe sitzt im Büro, ein Teil im Homeoffice, ein Teil an einem anderen Standort des Kunden. Der Unterrichtsraum muss das aushalten.

Das virtuelle Klassenzimmer bringt Video, Audio, ein gemeinsam nutzbares Whiteboard und Bildschirmfreigabe mit, ohne Wechsel in eine separate Anwendung. Für Sprachunterricht zählt vor allem das gemeinsame Arbeiten am Text: korrigieren, markieren, Redewendungen festhalten.

Zwei Funktionen sind im Firmenkontext besonders nützlich. Sitzungsaufzeichnungen helfen Mitarbeitenden, die einen Termin wegen eines Projekts verpasst haben, den Stoff nachzuholen, ohne dass Sie die Einheit wiederholen. Und KI-gestützte Unterrichtszusammenfassungen fassen nach der Stunde zusammen, was behandelt wurde, was als Nächstes ansteht und was zu üben ist. Das spart die Nachbereitung und liefert nebenbei den inhaltlichen Nachweis, nach dem Personalabteilungen häufig fragen.

Mehrere Trainerinnen und Trainer unter einem Konto

Firmenaufträge wachsen meist über eine einzelne Lehrkraft hinaus, weil mehrere Niveaus parallel laufen oder mehrere Sprachen gefragt sind.

Im Academy-Tarif arbeitet jede Lehrkraft in einem eigenen Dashboard mit den eigenen Kursen, Teilnehmenden und Notizen, während die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber den Gesamtüberblick behält und die Abrechnung an einer Stelle führt. Die Rechnungsstellung an den Firmenkunden bleibt damit zentral, auch wenn drei verschiedene Personen unterrichtet haben.

Vom ersten Firmenkontakt zur laufenden Kohorte

In der Praxis läuft ein Firmenauftrag in Teamlilit in fünf Schritten, und keiner davon verlangt, Daten aus einem anderen Werkzeug abzutippen.

1. Erstgespräch. Die Anfrage eines Unternehmens kommt selten über ein Buchungsformular, sondern per E-Mail oder über einen Kontakt. Für das Erstgespräch selbst können Sie eine öffentliche Buchungsseite nutzen, auf der die Ansprechperson einen freien Termin wählt, statt Verfügbarkeiten hin und her zu schreiben.
2. Teilnehmende anlegen. Die Mitarbeitenden, die der Kunde benennt, werden zu Datensätzen und erhalten das Tag des Unternehmens. Damit ist die Zuordnung zum Firmenkunden ab der ersten Stunde gesetzt und muss später nicht rekonstruiert werden.
3. Kohorte planen. Sie legen den Kurs an, weisen die Teilnehmenden zu und planen die Termine als Serie über die Vertragslaufzeit. Laufen zwei Niveaus parallel, sind es zwei Kurse mit demselben Tag.
4. Unterrichten und erfassen. Jede Sitzung findet im virtuellen Klassenzimmer statt, die Anwesenheit wird dabei erfasst, und die Notizen zur Stunde bleiben am Kurs.
5. Abrechnen. Am Ende des Abrechnungszeitraums erzeugen Sie den Rechnungsentwurf über den Kurs oder über das Firmen-Tag, prüfen die Positionen und geben die Sammelrechnung frei. Bei einem Rahmenvertrag mit gleichbleibendem Umfang übernimmt das eine wiederkehrende Rechnung.

Der entscheidende Punkt liegt zwischen Schritt vier und fünf. Genau dort entsteht in getrennten Systemen die Handarbeit, und genau dort wächst sie mit jedem zusätzlichen Firmenkunden.

Was Teamlilit für Firmenkurse nicht leistet

Ein Vergleich ist nur nützlich, wenn er auch die Grenzen benennt. Vier Punkte sollten Sie vor einer Entscheidung kennen.

Kein Lernmanagementsystem. Teamlilit ist für angeleiteten Live-Unterricht gebaut, nicht für einen Selbstlernkatalog mit automatisierten Lernpfaden, den Mitarbeitende ohne Lehrkraft durcharbeiten. Sucht Ihr Kunde genau das, ist ein LMS das richtige Werkzeug.

Keine Standortverwaltung. Kurse, Lehrkräfte und Teilnehmende werden nicht nach Niederlassungen gegliedert, und es gibt keine standortbezogene Auswertung. Wer mehrere physische Filialen getrennt auswerten muss, findet das hier nicht.

Keine Buchhaltungsanbindung. Es gibt keine direkte Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen. Rechnungen exportieren Sie als PDF und übergeben sie Ihrer Steuerberatung oder Buchhaltung.

Kein Zahlungsportal für Firmenkunden. Ihr Kunde bezahlt per Überweisung anhand Ihrer Zahlungsdaten auf der Rechnung. Es gibt keinen Selbstbedienungsbereich, in dem eine Buchhaltung Rechnungen online begleicht.

Häufig gestellte Fragen

Welche Software eignet sich für Firmensprachkurse?

Geeignet ist Software, die drei Dinge verbindet: die Verwaltung fester Kohorten statt einzelner Buchungen, einen Unterrichtsraum für verteilte Teilnehmende und eine Rechnungsstellung, bei der das Unternehmen der Rechnungsempfänger ist und nicht die einzelne Person. Fehlt der letzte Punkt, tragen Sie die Teilnahme jedes Mitarbeitenden am Monatsende von Hand in eine Sammelrechnung zusammen.

Kann ich das Unternehmen statt der einzelnen Teilnehmenden abrechnen?

Ja. Eine Rechnung trägt eigene Empfängerdaten mit Firmenname, Anschrift, Rechnungs-E-Mail und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Firmenkunden. Die einzelnen Positionen bleiben dabei den jeweiligen Teilnehmenden zugeordnet, sodass die Personalabteilung nachvollziehen kann, welche Stunden auf wen entfallen.

Wie rechne ich einen Kurs mit zehn Mitarbeitenden ab?

Als Sammelrechnung. Sie erzeugen aus der erfassten Anwesenheit eines Kurses einen Rechnungsentwurf, der alle zehn Teilnehmenden als eigene Positionen enthält, prüfen ihn und geben ihn frei. Rechnungen entstehen also aus den tatsächlich gehaltenen Stunden, werden aber immer von Ihnen geprüft und ausgelöst, nie automatisch versendet.

Können mehrere Trainerinnen und Trainer im selben Konto arbeiten?

Ja. Im Academy-Tarif erhält jede Lehrkraft ein eigenes Dashboard für ihre Kurse, während die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber den Überblick über alle Kurse, Teilnehmenden und Rechnungen behält.

Ist Teamlilit ein Lernmanagementsystem (LMS)?

Nein. Teamlilit ist auf angeleiteten Live-Unterricht ausgelegt, nicht auf einen Selbstlernkatalog, den Mitarbeitende eigenständig durcharbeiten. Wenn Ihr Firmenkunde ein Kurskatalog-Portal mit automatisierten Lernpfaden sucht, ist ein LMS das passendere Werkzeug. Geht es um echten Unterricht mit einer Lehrkraft, deckt Teamlilit Planung, Unterricht und Abrechnung ab.

Nächster Schritt

Firmenkurse scheitern selten am Unterricht. Sie scheitern an der Strecke zwischen gehaltener Stunde und gestellter Rechnung, und diese Strecke wird länger, je mehr Firmenkunden dazukommen.

Testen Sie Teamlilit 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte: Legen Sie einen Kurs an, versehen Sie die Teilnehmenden mit dem Tag des Kunden, erfassen Sie eine Sitzung und erzeugen Sie daraus die Sammelrechnung. Die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite.