Zeiterfassung-Software für Tutoren, die jede Minute für Sie zählt

Wie viele Stunden haben Sie Emma diesen Monat tatsächlich unterrichtet? Wenn die Beantwortung dieser Frage bedeutet, durch einen Kalender zu scrollen und Stunden an den Fingern abzuzählen, kostet Ihre Zeiterfassung Sie Geld. Teamlilit erfasst die Zeit, die jeder Schüler in jeder Sitzung verbringt, automatisch. Es ist ein Baustein des umfassenderen Online-Unterrichtsablaufs, den wir in unserem Leitfaden zum virtuellen Klassenzimmer für Tutoren behandeln.

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Für wen das gedacht ist

• Tutoren, die stundenweise abrechnen und exakte Zahlen statt Schätzungen brauchen
• Tutoren, die Unterrichtspakete verkaufen und wissen müssen, wie viel bereits verbraucht ist
• Tutoren, deren Eltern fragen: "Wie viel Zeit haben Sie mit meinem Kind verbracht?"
• Nachhilfezentren, die saubere Zeitaufzeichnungen pro Schüler über mehrere Tutoren hinweg benötigen

Zeiterfassung für Nachhilfe entwickelt, nicht für Stundenzettel

Herkömmliche Zeiterfassungstools wurden für Freiberufler entwickelt: Timer starten, stoppen, den Eintrag kategorisieren, wiederholen. Einmal vergessen, und Ihre Aufzeichnungen sind eine Erfindung.

Nachhilfezeit hat mehr Struktur als das. Es ist immer eine Unterrichtsstunde, mit einem Schüler, für eine bestimmte Dauer. Teamlilit nutzt diese Struktur: Die Zeit wird im virtuellen Klassenzimmer für Tutoren erfasst, pro Schüler, pro Sitzung. Keine Timer, keine Stundenzettel, keine Rekonstruktion am Wochenende.

Nachhilfestunden pro Schüler automatisch erfassen

Wenn ein Schüler einer Sitzung beitritt, startet die Uhr für ihn. Wenn er sie verlässt, stoppt sie. Diese Dauer wird zusammen mit der Anwesenheit in der Sitzung gespeichert, und jede Unterrichtsstunde im Schülerprofil zeigt die Zeit, die er tatsächlich im Unterricht verbracht hat. Erstellen Sie Ihre Aufzeichnungen vorerst von Hand? Beginnen Sie mit der kostenlosen Schülerprofil-Vorlage für Tutoren.

Wenn Sie also die Frage "Wie viel Zeit hat dieser Schüler gehabt?" beantworten müssen, öffnen Sie sein Profil und lesen es Sitzung für Sitzung ab, anstatt es aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Den vollständigen Ablauf dahinter erfahren Sie in unserem Leitfaden dazu, wie Tutoren abrechenbare Stunden erfassen können, Anwesenheit und Unterrichtszeit. Wenn Ihre Schülerdaten über verschiedene Apps verstreut sind, sehen Sie sich an, wie man Privatnachhilfe-Schüler organisiert und welche Schülerdaten Privatnachhilfelehrer aufbewahren sollten.

Zeiterfassung für Gruppenstunden

Bei Gruppenkursen bricht die manuelle Zeiterfassung wirklich zusammen: acht Schüler, zwei Nachzügler, ein Schüler, der früh geht, und eine einzige Zahl in Ihrem Notizbuch für alle zusammen.

Teamlilit erfasst die Zeit für jeden Schüler in einer Gruppensitzung einzeln. Der Schüler, der 20 Minuten zu spät kam, hat eine andere erfasste Zeit als derjenige, der die volle Stunde geblieben ist, und genau das benötigen faire Abrechnung und ehrliche Elternberichte. Wenn ein Schüler zu spät kommt, früh geht, eine Sitzung verpasst oder nur an einem Teil einer Gruppenstunde teilnimmt, sollte die Abrechnung widerspiegeln, was tatsächlich passiert ist, nicht eine runde Zahl, die Sie im Nachhinein geraten haben. Erfassen Sie es vorerst von Hand? Beginnen Sie mit der kostenlosen Anwesenheitslisten-Vorlage für Nachhilfe, um festzuhalten, wer an jeder Unterrichtsstunde teilgenommen hat.

Von der erfassten Zeit zur Rechnung

Erfasste Zeit ist nur nützlich, wenn sie zu Umsatz wird. Teamlilit kann die tatsächlichen Anwesenheitsminuten aus Ihren Online-Stunden erfassen und in abrechenbare Unterrichtsaufzeichnungen für Rechnungen umwandeln, sodass ein Schüler, der zu spät kam oder früh ging, für die Zeit abgerechnet wird, in der er wirklich anwesend war, nicht für eine runde Zahl, die Sie im Nachhinein geraten haben. Wenn Sie stundenweise abrechnen, liefert Ihnen das Schülerprofil die Sitzungen und Dauern des Zeitraums, bereit für die Rechnung. Unser kostenloser Rechnungsgenerator für Tutoren verwandelt diese Liste in ein professionelles PDF, während die integrierte Rechnungssoftware für Tutoren noch weiter geht, indem sie erfasste Stunden in Rechnungen überführt, verfolgt, was bezahlt ist, und Zahlungserinnerungen für Sie versendet. Unser Leitfaden zur Rechnungsstellung an Nachhilfeschüler deckt den Rest ab: Nummerierung, Zahlungsbedingungen und das höfliche Nachhaken bei säumigen Zahlern.

Noch nicht bereit für die Automatisierung? Mit unserem kostenlosen Nachhilfestunden-Tracker können Sie Unterrichtszeit, Anwesenheit und abrechenbare Stunden von Hand erfassen, dann die Aufzeichnung exportieren oder die abrechenbaren Positionen direkt in eine Rechnung kopieren. Das ist eine gute Möglichkeit, sich die Gewohnheit anzueignen, bevor die Software es für Sie übernimmt.

Zeit, die Sie reserviert, aber nicht unterrichtet haben, verursacht dennoch Kosten. Eine klare Stornierungsrichtlinie für Nachhilfestunden legt Ihre Kündigungsfrist und Gebühren für kurzfristige Absagen fest, sodass die Stunden, die Sie frei gehalten haben, berücksichtigt werden, anstatt still und leise verloren zu gehen.

Für Paketschüler beantwortet dieselbe Aufzeichnung die Frage "Wie viele Stunden sind noch übrig?", bevor ein Elternteil danach fragt.

Zeiterfassung-Software für Tutoren im Vergleich zu Tabellen

Eine Tabelle wirkt kostenlos, bis Sie die Zeit zählen, die sie Sie kostet. Jede Unterrichtsstunde ist eine Zeile, die Sie nicht vergessen dürfen auszufüllen, jeder Gruppenkurs ist eine Schätzung, und jeder Monat endet damit, dass Sie eine Tabelle mit einem Kalender und mit Ihrem Gedächtnis abgleichen. Zeiterfassung-Software für Tutoren nimmt Ihnen diese Arbeit ab, weil die Unterrichtsstunde selbst die Aufzeichnung erzeugt.

Wenn Sie noch abwägen, ob eine Tabelle ausreicht, ist unser kostenloser Nachhilfestunden-Tracker ein besserer Mittelweg: Er bewahrt die manuelle Kontrolle einer Tabelle, erledigt aber die Berechnung von Dauer, abrechenbaren Stunden und Einnahmen für Sie. Für das größere Bild, wann Sie Ihre gesamten Schülerdaten von einer Tabelle wegverlagern sollten, lesen Sie Tutoren-CRM im Vergleich zur Tabelle.

Abrechenbare Nachhilfestunden für Rechnungen erfassen

Abrechenbare Stunden sind nicht dasselbe wie unterrichtete Stunden. Eine Unterrichtsstunde, an der ein Schüler vollständig teilgenommen hat, ist abrechenbar. Eine kurzfristig abgesagte Stunde kann gemäß Ihrer Richtlinie abrechenbar sein. Ein 60-minütiger Gruppenkurs, bei dem ein Schüler nach 20 Minuten gegangen ist, ergibt zwei verschiedene Zahlen auf zwei verschiedenen Rechnungen. Teamlilit hält all dies auseinander, weil die Zeit pro Schüler zur Unterrichtsstunde erfasst wird, mit der Anwesenheit auf derselben Aufzeichnung.

Wenn der Rechnungstag kommt, müssen Sie nichts rekonstruieren. Öffnen Sie das Schülerprofil, lesen Sie die Sitzungen und Dauern des Zeitraums ab und setzen Sie sie mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator für Tutoren auf eine Rechnung. Für den durchgängigen Ablauf beschreibt unser Leitfaden dazu, wie Tutoren abrechenbare Stunden erfassen können, wie Sie Anwesenheit und Unterrichtszeit in eine saubere Monatsrechnung verwandeln.

Zeiterfassung für deutsche Privatnachhilfelehrer und Nachhilfezentren

Deutsche Privatnachhilfelehrer und Nachhilfezentren arbeiten mit Stundensätzen, Blöcken zur Unterrichtszeit und Eltern, die eine klare Abrechnung dessen erwarten, wofür sie bezahlt haben. Das macht eine genaue Zeiterfassung zu einer Abrechnungsvoraussetzung, nicht zu einem netten Extra.

• Stundenaufzeichnungen pro Schüler für Tutoren, die stundenweise abrechnen, bereit zur Aufsummierung am Monatsende
• Blöcke zur Unterrichtszeit, bei denen wiederkehrende Stunden jeweils automatisch ihre eigene Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnung erzeugen
• Kurzfristige Absagen und Nichterscheinen, verknüpft mit Ihrer Stornierungsrichtlinie, sodass frei gehaltene Stunden berücksichtigt statt still und leise abgeschrieben werden
• Elterngerechte Zusammenfassungen, die zeigen, wie lange ein Kind über einen Block hinweg tatsächlich im Unterricht war, nicht eine aufgerundete Schätzung
• Zentren mit mehreren Tutoren, in denen die Stunden jedes Tutors an einem Ort für Abrechnung und Überblick zusammenlaufen, im Academy-Plan

Ob Sie ein einzelner Privatnachhilfelehrer in Berlin oder ein Nachhilfezentrum mit mehreren Räumen sind: Die Spur aus Zeit, Anwesenheit und Rechnung lebt in einem System statt in einer Tabelle, einer Anwesenheitsliste und einer separaten Abrechnungs-App.

Zeit, Anwesenheit und Ihr Stundenplan an einem Ort

Zeiterfassung ist keine separate App, die Sie pflegen müssen. Es ist dasselbe System, das Ihren Nachhilfe-Stundenplan verwaltet, die Anwesenheit erfasst und die Schülerdaten pflegt, alles Teil einer zusammenhängenden Nachhilfe-Verwaltungssoftware, die Ihre gesamte Woche steuert. Jede geplante Sitzung erzeugt ihre eigenen Zeit- und Anwesenheitsdaten in dem Moment, in dem sie endet, ohne dass etwas synchronisiert oder zwischen Tools exportiert werden muss. Deshalb bekommen auch Tutoren, die von Zoom umsteigen, endlich genaue Stunden ohne Stoppuhr.

Hauptfunktionen

• Automatische Zeiterfassung pro Schüler, pro Sitzung
• Keine Timer oder manuellen Stundenzettel: Die Zeit stammt aus dem virtuellen Klassenzimmer
• Zeitstempel für Beitritt und Verlassen mit Anwesenheit
• Sitzungsverlauf pro Schüler mit Dauern in jedem Schülerprofil
• Individuelle Zeiterfassung innerhalb von Gruppenstunden
• Funktioniert mit dem integrierten Terminplanungssystem und virtuellen Klassenzimmer

Häufig gestellte Fragen

Wie erfassen Tutoren ihre Nachhilfestunden?

Die meisten Tutoren rekonstruieren ihre Stunden am Monatsende aus einem Kalender oder einem Notizbuch. Zeiterfassung-Software macht diesen Schritt überflüssig: Jede Sitzung erfasst ihre Dauer automatisch, und die Zeit, die jeder Schüler im Unterricht verbracht hat, wird in seinem Profil gespeichert. Wenn es Zeit für die Abrechnung ist, sind die Aufzeichnungen bereits da.

Erfasst Teamlilit die Zeit pro Schüler?

Ja. Die Zeit, die jeder Schüler in einer Sitzung verbringt, wird zusammen mit der Anwesenheit automatisch erfasst. Das Profil jedes Schülers zeigt seine Sitzungen mit der jeweils verbrachten Zeit, sowohl bei Einzelstunden als auch bei Gruppenkursen.

Muss ich einen Timer starten und stoppen?

Nein. Die Zeit wird aus dem virtuellen Klassenzimmer erfasst: Wenn ein Schüler einer Sitzung beitritt, startet die Uhr für ihn, und wenn er sie verlässt, stoppt sie. Es gibt nichts zu merken und nichts nachträglich auszufüllen.

Kann ich die Zeit für Gruppenstunden erfassen?

Ja. In einer Gruppensitzung wird die Zeit für jeden Schüler einzeln erfasst. Wenn ein Schüler 20 Minuten zu spät kommt, zeigt seine Aufzeichnung das, während der Rest der Klasse die volle Dauer behält.

Kann ich die erfasste Zeit für die Rechnungsstellung verwenden?

Ja. Die Zeit pro Schüler und Sitzung ist genau das, was die stundenweise Abrechnung benötigt: Öffnen Sie das Profil des Schülers, lesen Sie die Sitzungen und Dauern für den Zeitraum ab und setzen Sie sie auf die Rechnung. Unser kostenloser Rechnungsgenerator verwandelt diese Liste in wenigen Minuten in ein professionelles PDF.

Was ist der Unterschied zwischen Anwesenheitserfassung und Zeiterfassung?

Die Anwesenheitserfassung sagt Ihnen, wer anwesend war; die Zeiterfassung sagt Ihnen, wie lange. Teamlilit erfasst beides zusammen: Jede Sitzung zeigt, wer beigetreten ist, wann er beigetreten ist und die Sitzung verlassen hat, und die daraus resultierende Zeit im Unterricht für jeden Schüler.

Hören Sie auf, Stunden von Hand zu zählen

Ihre Zeitaufzeichnungen sollten sich selbst erstellen, während Sie unterrichten. Richten Sie Ihren Teamlilit-Arbeitsbereich ein, und jede Sitzung von nun an erfasst ihre eigene Zeit. Details zu den Plänen finden Sie auf der Preisseite.