Abrechnungssoftware für Nachhilfe: vom erteilten Unterricht zur bezahlten Rechnung

Die meisten Tutoren haben kein Abrechnungssystem. Sie haben einen Satz im Kopf, Stunden im Kalender, eine Rechnung in einer Word-Vorlage und die Banking-App offen, um zu sehen, wer bezahlt hat. Teamlilit ist eine Abrechnungssoftware für Nachhilfe, die all das zu einem Kreislauf verbindet: Satz, Stunde, Rechnung, Zahlung, auf demselben Datensatz.

Abrechnungssoftware für Nachhilfe führt die Geldseite von Anfang bis Ende: den mit jedem Schüler vereinbarten Stundensatz, den tatsächlich erteilten Unterricht, die daraus erzeugte Rechnung und die dagegen verbuchte Zahlung. Weil die Abrechnung auf demselben System läuft wie Ihr Stundenplan und die Anwesenheit, beginnen Rechnungen bei dem, was wirklich passiert ist, nicht bei dem, was Sie am Monatsende noch rekonstruieren können.

Die Abrechnung beginnt bei der Stunde, nicht bei der Rechnung

Nachhilfe-Abrechnung geht schief, weil die Belege woanders leben. Die Rechnung entsteht an einem Sonntagabend aus dem Gedächtnis, drei Wochen nach der Stunde, die sie abrechnet.

In Teamlilit erzeugt jede geplante Stunde ihre Belege im Moment des Geschehens: Die Anwesenheit wird automatisch erfasst, mit Kommen und Gehen, und die Zeiterfassung pro Schüler sammelt die tatsächlich abrechenbaren Stunden. Kam ein Schüler zu spät oder lief eine Gruppe länger, zeigt der Datensatz die echten Zeiten.

Wenn die Abrechnung ansteht, gibt es nichts zu rekonstruieren: Die abrechenbaren Stunden, ihre Dauer und ihre Schüler stehen schon in der Akte. Wenn Sie das heute von Hand addieren, ist der kostenlose Stundenzähler für Nachhilfe ein Einstieg ohne Anmeldung.

Stundensätze pro Schüler, Pakete und Rabatte

Echte Nachhilfepreise gelten pro Schüler, nicht pro Tutor. Ein Zehntklässler, ein Erwachsener und ein Gruppenplatz zahlen nicht dasselbe, und Abrechnungssoftware muss das tragen, ohne dass Sie eine Zuordnungstabelle im Kopf haben.

• Stundensätze pro Schüler liegen an der Akte jedes Schülers und fließen automatisch in die Rechnungen
• Geschwisterrabatte kommen aus den Akten, damit Familien ohne manuelles Rechnen korrekt abgerechnet werden
• Pakete hängen an der Schülerakte, und die Anwesenheit zählt den Stand automatisch herunter: Sie wissen immer, wie viele vorausbezahlte Einheiten übrig sind
• Kauflimits ergeben sich von selbst: Ein Einstiegsangebot, das am Profil eines Schülers angelegt ist, kann nur einmal vergeben werden

Vom erfassten Unterricht zur versendeten Rechnung

Wenn Stunden ihre eigenen Belege tragen, schrumpft die Rechnungsstellung auf Prüfen und Senden:

1. Erzeugen Sie die Rechnung aus dem erfassten Unterricht: Einheiten, Zeiten und Sätze für den Zeitraum vorausgefüllt
2. Prüfen Sie den aufgeschlüsselten Entwurf und passen Sie Ungewöhnliches an
3. Senden Sie per E-Mail mit PDF im Anhang, einzeln oder gesammelt für den ganzen Monat

Jede Rechnungszeile führt auf eine Stunde zurück, die wirklich stattgefunden hat, was Rechnungen auch leicht verteidigbar macht, wenn ein Elternteil nachfragt. Die Rechnungs-Engine hinter diesem Schritt hat ihre eigene Seite: die Rechnungsfunktion. Wenn Sie heute nur ein einzelnes Dokument brauchen, erstellen der kostenlose Rechnungsgenerator und der Rechnungsgenerator für wöchentlichen Unterricht saubere PDFs ohne Anmeldung.

Bezahlt werden: Zahlungslinks, Verfolgung und Mahngebühren

Eine versendete Rechnung ist noch kein Geldeingang, und in dieser Lücke verlieren Tutoren ihre Abende. Teamlilit schließt sie von beiden Seiten:

• Zahlungslinks auf Rechnungen lassen Eltern direkt online bezahlen
• Verbuchte Zahlungen decken Überweisung und Barzahlung ab: Zahlung gegen die Rechnung erfassen, und der Status aktualisiert sich
• Automatische Mahngebühren schlagen nach Ihrer Karenzzeit einen Betrag auf: Überfällige Rechnungen mahnen sich selbst an
• Kontoauszüge zeigen jeder Familie, was berechnet, bezahlt und offen ist, und beenden den „Was schulden wir Ihnen?"-Verlauf

Abrechnung für Familien und Nachhilfe-Zentren

Bei der Familienabrechnung geben Tabellen auf: zwei Kinder, verschiedene Sätze, ein Geschwisterrabatt, ein zahlendes Elternteil. Konsolidierte Rechnungen fassen mehrere Schüler einer Familie auf einer Rechnung zusammen, aufgeschlüsselt pro Kind. Ein Guthaben-Konto hält vorausbezahlte Beträge oder Guthaben aus einem geänderten Paket und verrechnet sie automatisch mit der nächsten Rechnung, und Gutschriften lösen Erstattungen und Korrekturen sauber, wenn sich Pläne ändern.

Für ein Nachhilfe-Zentrum skalieren dieselben Akten im Academy-Plan über alle Tutoren: Der erteilte Unterricht jedes Tutors speist dasselbe Abrechnungssystem, und das Zentrum rechnet von einem Ort aus ab, statt Zahlen vom Team einzusammeln. Das ist die Abrechnungshälfte eines Zentrums; die operative Hälfte behandelt unsere Nachhilfe-Verwaltungssoftware.

Umsatzsteuer und wiederkehrende Abrechnung

Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, muss die Rechnung mehr können, als einen Prozentsatz aufzuschlagen. Umsatzsteuerfelder und -sätze sind eingebaut, die Steuer wird auf jeder Rechnung berechnet, und Sie können USt-fertige Rechnungen exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware laden.

Für Schüler, die Sie in jedem Zeitraum gleich abrechnen, setzen wiederkehrende Rechnungen die Abrechnung auf Schienen: Eine Monatspauschale oder ein festes Wochenpaket stellt sich selbst in Rechnung, statt jedes Mal neu gebaut zu werden.

Abrechnungssoftware vs. Vorlagen und Tabellen

Eine Vorlage löst das Dokument. Ein Abrechnungssystem löst den Kreislauf: was abzurechnen ist, wer was schuldet und was passiert, wenn niemand zahlt. Für den Einstieg bleibt die Vorlage der richtige erste Schritt, und der kostenlose Rechnungsgenerator trägt Sie, bis der Verwaltungsaufwand ihm entwächst.

Zentrale Funktionen

• Stundensätze pro Schüler und Geschwisterrabatte an der Schülerakte
• Pakete mit automatischem Herunterzählen des Stands aus der Anwesenheit
• Rechnungen aus erfasstem Unterricht, vor dem Versand geprüft
• E-Mail-Versand mit PDF, einzeln oder gesammelt
• Konsolidierte Rechnungen für Familien mit mehreren Kindern
• Online-Zahlungslinks, plus verbuchte Zahlungen für Überweisung und bar
• Automatische Mahngebühren nach Ihrer Karenzzeit
• Kontoauszüge, Gutschriften und Guthaben-Konto
• Umsatzsteuerfelder und -sätze, USt-fertiger Export
• Wiederkehrende Rechnungen für Pauschalen und feste Pakete
• Zentrumsweite Abrechnung über alle Tutoren im Academy-Plan

Häufige Fragen

Was ist Abrechnungssoftware für Nachhilfe?

Abrechnungssoftware für Nachhilfe führt die ganze Geldseite eines Nachhilfegeschäfts an einem Ort: den mit jedem Schüler vereinbarten Stundensatz, den tatsächlich erteilten Unterricht, die daraus gebaute Rechnung und die dagegen verbuchte Zahlung. Weil sie mit Ihrem Stundenplan und der Anwesenheit verbunden ist, beginnt die Abrechnung bei dem, was wirklich passiert ist, nicht bei Ihrer Erinnerung.

Was unterscheidet Abrechnungssoftware von Rechnungssoftware?

Die Rechnung ist ein Schritt: das Dokument erstellen und versenden. Die Abrechnung ist der ganze Kreislauf darum: Stundensätze und Pakete pro Schüler, erfasster Unterricht, die Rechnung, der Zahlungseingang, Mahngebühren und Gutschriften, wenn sich etwas ändert. Teamlilit deckt den ganzen Kreislauf ab, mit der Rechnungserstellung als einem eingebauten Schritt davon.

Wie funktionieren Stundensätze pro Schüler?

Der Stundensatz jedes Schülers liegt an seiner Akte: Ein Anfänger, ein Prüfungsschüler und ein Platz im Gruppenkurs können verschiedene Preise tragen. Beim Erzeugen der Rechnung fließt der richtige Satz automatisch ein, zusammen mit einem etwaigen Geschwisterrabatt, ohne dass Sie je von Hand nachrechnen.

Kann ich einer Familie mit mehreren Kindern eine einzige Rechnung stellen?

Ja. Konsolidierte Rechnungen fassen mehrere Schüler einer Familie auf einer Rechnung zusammen, mit dem Unterricht jedes Kindes einzeln aufgeführt. Geschwisterrabatte werden automatisch aus den Schülerakten angewendet, sodass eine Familie mit zwei Kindern ohne manuelles Rechnen korrekt abgerechnet wird.

Wie kommen Rechnungen zu den Eltern?

Per E-Mail, mit PDF im Anhang. Rechnungen entstehen aus dem erfassten Unterricht, jede kommt also aufgeschlüsselt an, mit den Einheiten, Zeiten und Sätzen hinter der Summe. Sie prüfen vor dem Versand, und der Sammelversand erledigt einen ganzen Monat an Rechnungen auf einmal. Den vollständigen Ablauf zeigt die Seite der Rechnungsfunktion.

Können Eltern online bezahlen?

Ja. Jede Rechnung kann einen Zahlungslink tragen, über den Eltern direkt online bezahlen. Zahlt eine Familie stattdessen per Überweisung oder bar, verbuchen Sie die Zahlung manuell gegen die Rechnung, und der Zahlungsstatus bleibt in jedem Fall korrekt.

Was passiert bei überfälligen Rechnungen?

Automatische Mahngebühren schlagen nach Ihrer gewählten Karenzzeit einen Betrag auf: Überfällige Rechnungen mahnen sich selbst an, statt dass Sie Erinnerungsnachrichten schreiben. Kontoauszüge zeigen jeder Familie genau, was berechnet, bezahlt und offen ist.

Wird die Umsatzsteuer unterstützt?

Ja. Umsatzsteuerfelder und -sätze sind eingebaut, die Steuer wird auf jeder Rechnung berechnet, und Sie können USt-fertige Rechnungen exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware laden.

Kann ich Unterrichtspakete verkaufen und ihren Stand verfolgen?

Ja. Pakete liegen an der Schülerakte, und die Unterrichtsanwesenheit zählt den Stand automatisch herunter: Sie wissen immer, wie viele vorausbezahlte Einheiten übrig sind. Weil Pakete an einzelnen Akten hängen, lässt sich ein Einstiegsangebot auf eines pro Schüler begrenzen.

Der nächste Schritt

Hören Sie auf, Ihren Monat aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Starten Sie Ihre kostenlose 14-Tage-Testphase von Teamlilit und senden Sie Ihre erste Rechnung, die aus echtem Unterricht entstanden ist. Details zu den Plänen finden Sie unter Preise.