Abrechnungssoftware für Nachhilfe: vom erteilten Unterricht zur bezahlten Rechnung

Die meisten Tutoren haben kein Abrechnungssystem. Sie haben einen Satz im Kopf, Stunden im Kalender, eine Rechnung in einer Word-Vorlage und die Banking-App offen, um zu sehen, wer bezahlt hat. Teamlilit ist eine Abrechnungssoftware für Nachhilfe, die all das zu einem Kreislauf verbindet: Satz, Stunde, Rechnung, Zahlung, auf demselben Datensatz.

Abrechnungssoftware für Nachhilfe führt die Geldseite von Anfang bis Ende: den mit jedem Schüler vereinbarten Stundensatz, den tatsächlich erteilten Unterricht, die daraus erzeugte Rechnung und die dagegen verbuchte Zahlung. Weil die Abrechnung auf demselben System läuft wie Ihr Stundenplan und die Anwesenheit, beginnen Rechnungen bei dem, was wirklich passiert ist, nicht bei dem, was Sie am Monatsende noch rekonstruieren können.

Die Abrechnung beginnt bei der Stunde, nicht bei der Rechnung

Nachhilfe-Abrechnung geht schief, weil die Belege woanders leben. Die Rechnung entsteht an einem Sonntagabend aus dem Gedächtnis, drei Wochen nach der Stunde, die sie abrechnet.

In Teamlilit erzeugt jede geplante Stunde ihre Belege im Moment des Geschehens: Die Anwesenheit wird automatisch erfasst, mit Kommen und Gehen, und die Zeiterfassung pro Schüler sammelt die tatsächlich abrechenbaren Stunden. Kam ein Schüler zu spät oder lief eine Gruppe länger, zeigt der Datensatz die echten Zeiten.

Wenn die Abrechnung ansteht, gibt es nichts zu rekonstruieren: Die abrechenbaren Stunden, ihre Dauer und ihre Schüler stehen schon in der Akte. Wenn Sie das heute von Hand addieren, ist der kostenlose Stundenzähler für Nachhilfe ein Einstieg ohne Anmeldung.

Stundensätze pro Schüler, Pakete und Rabatte

Echte Nachhilfepreise gelten pro Schüler, nicht pro Tutor. Ein Zehntklässler, ein Erwachsener und ein Gruppenplatz zahlen nicht dasselbe, und Abrechnungssoftware muss das tragen, ohne dass Sie eine Zuordnungstabelle im Kopf haben.

• Stundensätze pro Schüler liegen an der Akte jedes Schülers und fließen automatisch in die Rechnungen
• Geschwisterrabatte kommen aus den Akten, damit Familien ohne manuelles Rechnen korrekt abgerechnet werden
• Pakete hängen an der Schülerakte, und die Anwesenheit zählt den Stand automatisch herunter: Sie wissen immer, wie viele vorausbezahlte Einheiten übrig sind
• Kauflimits ergeben sich von selbst: Ein Einstiegsangebot, das am Profil eines Schülers angelegt ist, kann nur einmal vergeben werden

Vom erfassten Unterricht zur versendeten Rechnung

Wenn Stunden ihre eigenen Belege tragen, schrumpft die Rechnungsstellung auf Prüfen und Senden:

1. Erzeugen Sie die Rechnung aus dem erfassten Unterricht: Einheiten, Zeiten und Sätze für den Zeitraum vorausgefüllt
2. Prüfen Sie den aufgeschlüsselten Entwurf und passen Sie Ungewöhnliches an
3. Senden Sie per E-Mail mit PDF im Anhang, einzeln oder gesammelt für den ganzen Monat

Jede Rechnungszeile führt auf eine Stunde zurück, die wirklich stattgefunden hat, was Rechnungen auch leicht verteidigbar macht, wenn ein Elternteil nachfragt. Die Rechnungs-Engine hinter diesem Schritt hat ihre eigene Seite: die Rechnungsfunktion. Wenn Sie heute nur ein einzelnes Dokument brauchen, erstellen der kostenlose Rechnungsgenerator und der Rechnungsgenerator für wöchentlichen Unterricht saubere PDFs ohne Anmeldung.

Bezahlt werden: Zahlungsverfolgung und Mahngebühren

Eine versendete Rechnung ist noch kein Geldeingang, und in dieser Lücke verlieren Tutoren ihre Abende. Teamlilit schließt sie von beiden Seiten:

• Ihre eigenen Zahlungsdaten stehen auf jeder Rechnung, Bankverbindung oder Ihr eigener Stripe- oder PayPal-Link, im PDF und in der E-Mail, sodass Familien direkt an Sie zahlen
• Verbuchte Zahlungen decken Überweisung und Barzahlung ab: Zahlung gegen die Rechnung erfassen, und der Status aktualisiert sich
• Automatische Mahngebühren schlagen nach Ihrer Karenzzeit einen Betrag auf: Überfällige Rechnungen mahnen sich selbst an
• Kontoauszüge zeigen jeder Familie, was berechnet, bezahlt und offen ist, und beenden den „Was schulden wir Ihnen?"-Verlauf

Abrechnung für Familien und Nachhilfe-Zentren

Bei der Familienabrechnung geben Tabellen auf: zwei Kinder, verschiedene Sätze, ein Geschwisterrabatt, ein zahlendes Elternteil. Konsolidierte Rechnungen fassen mehrere Schüler einer Familie auf einer Rechnung zusammen, aufgeschlüsselt pro Kind. Ein Guthaben-Konto hält vorausbezahlte Beträge oder Guthaben aus einem geänderten Paket und verrechnet sie automatisch mit der nächsten Rechnung, und Gutschriften lösen Erstattungen und Korrekturen sauber, wenn sich Pläne ändern. Dieselbe Mechanik trägt den Firmenkunden: Bei Sprachkursen für Unternehmen steht statt eines Elternteils ein Unternehmen mit eigener Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung, während die Positionen den einzelnen Teilnehmenden zugeordnet bleiben.

Für ein Nachhilfe-Zentrum skalieren dieselben Akten im Academy-Plan über alle Tutoren: Der erteilte Unterricht jedes Tutors speist dasselbe Abrechnungssystem, und das Zentrum rechnet von einem Ort aus ab, statt Zahlen vom Team einzusammeln. Das ist die Abrechnungshälfte eines Zentrums; die operative Hälfte behandelt unsere Nachhilfe-Verwaltungssoftware.

Umsatzsteuer und wiederkehrende Abrechnung

Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, muss die Rechnung mehr können, als einen Prozentsatz aufzuschlagen. Umsatzsteuerfelder und -sätze sind eingebaut, die Steuer wird auf jeder Rechnung berechnet, und Sie können USt-fertige Rechnungen exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware laden.

Für Schüler, die Sie in jedem Zeitraum gleich abrechnen, setzen wiederkehrende Rechnungen die Abrechnung auf Schienen: Eine Monatspauschale oder ein festes Wochenpaket stellt sich selbst in Rechnung, statt jedes Mal neu gebaut zu werden.

Abrechnungssoftware vs. Vorlagen und Tabellen

Eine Vorlage löst das Dokument. Ein Abrechnungssystem löst den Kreislauf: was abzurechnen ist, wer was schuldet und was passiert, wenn niemand zahlt. Für den Einstieg bleibt die Vorlage der richtige erste Schritt, und der kostenlose Rechnungsgenerator trägt Sie, bis der Verwaltungsaufwand ihm entwächst.

Zentrale Funktionen

• Stundensätze pro Schüler und Geschwisterrabatte an der Schülerakte
• Pakete mit automatischem Herunterzählen des Stands aus der Anwesenheit
• Rechnungen aus erfasstem Unterricht, vor dem Versand geprüft
• E-Mail-Versand mit PDF, einzeln oder gesammelt
• Konsolidierte Rechnungen für Familien mit mehreren Kindern
• Verbuchte Zahlungen für Überweisung, Dauerauftrag und bar, mit stets aktuellem Status
• Automatische Mahngebühren nach Ihrer Karenzzeit
• Kontoauszüge, Gutschriften und Guthaben-Konto
• Umsatzsteuerfelder und -sätze, USt-fertiger Export
• Wiederkehrende Rechnungen für Pauschalen und feste Pakete
• Zentrumsweite Abrechnung über alle Tutoren im Academy-Plan

Nachhilfe abrechnen in Deutschland: was auf die Rechnung gehört

Die Software nimmt Ihnen die Rechnerei ab, nicht die Entscheidung, wie Sie steuerlich aufgestellt sind. Drei Punkte betreffen fast jede Lehrkraft in Deutschland:

• Freiberuflich, nicht gewerblich. Unterrichtende Tätigkeit fällt unter § 18 EStG, es braucht also in der Regel keinen Gewerbeschein.
• Umsatzsteuerfrei nur mit Bescheinigung. Die Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG setzt eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde voraus, und welche Stelle das ist und wie streng sie prüft, unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland deutlich.
• Oder Kleinunternehmer. Bleibt Ihr Umsatz unter 22.000 € im Jahr, greift die Kleinunternehmerregelung und Sie weisen gar keine Umsatzsteuer aus.
• Rentenversicherung. Selbstständige Lehrkräfte sind nach § 2 Nr. 1 SGB VI grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, solange sie keinen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden beschäftigen.

Praktisch heißt das für Ihre Rechnungen: Wer befreit ist, braucht den passenden Hinweis auf der Rechnung, und wer Kleinunternehmer ist, einen anderen. In Teamlilit hinterlegen Sie Steuernummer und Steuersatz einmal im Steuerprofil und Ihre Zahlungsangaben einmal im Rechnungsprofil, danach stehen beide auf jeder Rechnung. Den Befreiungs- oder Kleinunternehmerhinweis selbst setzen Sie beim Erstellen der Rechnung in das Notizfeld, das auf PDF und E-Mail mit ausgegeben wird.

Zur Einordnung der Preise: Für klassische Schulnachhilfe liegen die Sätze verbreitet bei 15 bis 25 € je Stunde, für qualifizierte Prüfungsvorbereitung eher bei 35 bis 60 €. In Teamlilit hängt der Satz am Schüler und nicht am Kalendereintrag, Sie können also Abiturvorbereitung und Grundschulnachhilfe nebeneinander führen, ohne mitzuzählen.

Diese Angaben sind eine Orientierung, Stand 2026, keine Steuerberatung. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt.

Häufige Fragen

Was ist Abrechnungssoftware für Nachhilfe?

Abrechnungssoftware für Nachhilfe führt die ganze Geldseite eines Nachhilfegeschäfts an einem Ort: den mit jedem Schüler vereinbarten Stundensatz, den tatsächlich erteilten Unterricht, die daraus gebaute Rechnung und die dagegen verbuchte Zahlung. Weil sie mit Ihrem Stundenplan und der Anwesenheit verbunden ist, beginnt die Abrechnung bei dem, was wirklich passiert ist, nicht bei Ihrer Erinnerung.

Was unterscheidet Abrechnungssoftware von Rechnungssoftware?

Die Rechnung ist ein Schritt: das Dokument erstellen und versenden. Die Abrechnung ist der ganze Kreislauf darum: Stundensätze und Pakete pro Schüler, erfasster Unterricht, die Rechnung, der Zahlungseingang, Mahngebühren und Gutschriften, wenn sich etwas ändert. Teamlilit deckt den ganzen Kreislauf ab, mit der Rechnungserstellung als einem eingebauten Schritt davon.

Wie funktionieren Stundensätze pro Schüler?

Der Stundensatz jedes Schülers liegt an seiner Akte: Ein Anfänger, ein Prüfungsschüler und ein Platz im Gruppenkurs können verschiedene Preise tragen. Beim Erzeugen der Rechnung fließt der richtige Satz automatisch ein, zusammen mit einem etwaigen Geschwisterrabatt, ohne dass Sie je von Hand nachrechnen.

Kann ich einer Familie mit mehreren Kindern eine einzige Rechnung stellen?

Ja. Konsolidierte Rechnungen fassen mehrere Schüler einer Familie auf einer Rechnung zusammen, mit dem Unterricht jedes Kindes einzeln aufgeführt. Geschwisterrabatte werden automatisch aus den Schülerakten angewendet, sodass eine Familie mit zwei Kindern ohne manuelles Rechnen korrekt abgerechnet wird.

Wie kommen Rechnungen zu den Eltern?

Per E-Mail, mit PDF im Anhang. Rechnungen entstehen aus dem erfassten Unterricht, jede kommt also aufgeschlüsselt an, mit den Einheiten, Zeiten und Sätzen hinter der Summe. Sie prüfen vor dem Versand, und der Sammelversand erledigt einen ganzen Monat an Rechnungen auf einmal. Den vollständigen Ablauf zeigt die Seite der Rechnungsfunktion.

Können Eltern online bezahlen?

Familien zahlen Sie über den Weg, den Sie ohnehin nutzen, meist Überweisung, Dauerauftrag oder bar. Sie verbuchen jede Zahlung gegen ihre Rechnung, und der Zahlungsstatus bleibt in jedem Fall korrekt.

Was passiert bei überfälligen Rechnungen?

Automatische Mahngebühren schlagen nach Ihrer gewählten Karenzzeit einen Betrag auf: Überfällige Rechnungen mahnen sich selbst an, statt dass Sie Erinnerungsnachrichten schreiben. Kontoauszüge zeigen jeder Familie genau, was berechnet, bezahlt und offen ist.

Wird die Umsatzsteuer unterstützt?

Ja. Umsatzsteuerfelder und -sätze sind eingebaut, die Steuer wird auf jeder Rechnung berechnet, und Sie können USt-fertige Rechnungen exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware laden.

Kann ich Unterrichtspakete verkaufen und ihren Stand verfolgen?

Ja. Pakete liegen an der Schülerakte, und die Unterrichtsanwesenheit zählt den Stand automatisch herunter: Sie wissen immer, wie viele vorausbezahlte Einheiten übrig sind. Weil Pakete an einzelnen Akten hängen, lässt sich ein Einstiegsangebot auf eines pro Schüler begrenzen.

Muss ich auf Nachhilferechnungen Umsatzsteuer ausweisen?

Das hängt von Ihrer Situation ab. Die Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG setzt eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde voraus, und wer unter 22.000 € Jahresumsatz bleibt, kann stattdessen die Kleinunternehmerregelung nutzen. In beiden Fällen gehört ein Hinweis auf die Rechnung. In Teamlilit hinterlegen Sie Steuernummer und Satz einmal im Steuerprofil; den Hinweistext selbst setzen Sie beim Erstellen der Rechnung in das Notizfeld, das auf PDF und E-Mail erscheint. Welcher Fall auf Sie zutrifft, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Ist Nachhilfe freiberuflich oder gewerblich?

Unterrichtende Tätigkeit fällt in der Regel unter § 18 EStG und gilt damit als freiberuflich, ein Gewerbeschein ist dann nicht nötig. Beachten Sie außerdem, dass selbstständige Lehrkräfte nach § 2 Nr. 1 SGB VI grundsätzlich rentenversicherungspflichtig sind, solange sie keinen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden beschäftigen. Das ist eine Orientierung, Stand 2026, und ersetzt keine Steuerberatung.

Der nächste Schritt

Hören Sie auf, Ihren Monat aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Starten Sie Ihre kostenlose 14-Tage-Testphase von Teamlilit und senden Sie Ihre erste Rechnung, die aus echtem Unterricht entstanden ist. Details zu den Plänen finden Sie unter Preise.