Ein Schüler sagt um 9 Uhr für den Termin um 16 Uhr ab. Berechnen Sie das volle Honorar, die Hälfte oder nichts? Was, wenn Sie die Stunde bereits vorbereitet hatten? Was, wenn niemand erscheint? Und wenn Sie abrechnen, was genau schreiben Sie auf die Rechnung?
Diese Entscheidungen werden unangenehm, wenn man sie am Monatsende trifft, lange nach dem eigentlichen Vorfall. Fairer ist es, gleich zu entscheiden, das Ergebnis festzuhalten und den Betrag auf der nächsten Rechnung nachvollziehbar auszuweisen.
In Deutschland lohnt es sich, zwei Dinge vorweg zu klären: ob Sie überhaupt eine Rechnung schreiben, und was in Ihren Bedingungen steht. Beides entscheidet mehr als jeder Prozentsatz.
Zuerst: Rechnung oder Lohn?
Drei Konstellationen kommen bei Nachhilfe in Deutschland vor, und sie folgen unterschiedlichen Regeln.
Sie unterrichten selbstständig auf Honorarbasis. Das ist der Normalfall bei privater Nachhilfe. Sie schreiben eine Rechnung, es gilt Vertragsrecht, und der Nachhilfevertrag ist regelmäßig ein Dienstvertrag. Für diesen Fall ist der Rest dieses Artikels geschrieben.
Sie sind bei der Familie angestellt. Dann rechnen Sie nichts ab, sondern erhalten Lohn, und es gelten arbeitsrechtliche Regeln statt Ihrer Absagefrist. Über das Haushaltsscheck-Verfahren der Minijob-Zentrale lassen sich Minijobs im Privathaushalt vereinfacht anmelden, allerdings für haushaltsnahe Tätigkeiten wie die Betreuung von Kindern (1). Genau diese Grenze zwischen Betreuung und Unterricht taucht im deutschen Recht immer wieder auf, auch im Steuerrecht weiter unten.
Sie arbeiten für ein Institut. Studienkreis, Schülerhilfe, ABACUS und andere setzen eigene Bedingungen, und dann gilt deren Regelung, nicht Ihre. Die Schülerhilfe bittet Familien zum Beispiel: „Idealerweise sagen Sie 48 Stunden vorher den Unterricht ab", verweist für die Folgen aber ausdrücklich auf die AGB zum jeweiligen Vertrag (2).
Viele unterrichten in mehreren Konstellationen gleichzeitig. Derselbe Dienstagstermin kann arbeitsrechtlich zu bewerten sein und der Donnerstagstermin vertragsrechtlich. Wenn Sie gerade erst entscheiden, über welche Kanäle Sie überhaupt Schüler gewinnen, vergleicht unser Leitfaden die Portale für Nachhilfe-Anzeigen samt Gebühren und Ihrer umsatzsteuerlichen Einordnung.
§ 615 BGB: der deutsche Ausgangspunkt
Anders als in vielen anderen Ländern brauchen Sie in Deutschland nicht zwingend eine eigene Klausel, damit ein Anspruch überhaupt entstehen kann. Das Gesetz regelt den Fall selbst.
§ 615 Satz 1 BGB lautet: „Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein." (3)
Für die Nachhilfestunde heißt das: Erscheint der Schüler zum verbindlich vereinbarten Termin nicht, gerät die Familie in Annahmeverzug, und der Vergütungsanspruch bleibt bestehen. Sie müssen die Stunde auch nicht nachholen.
Drei Punkte entscheiden in der Praxis darüber, ob das trägt.
Der Termin muss verbindlich vereinbart sein. Ein unverbindliches „vielleicht Dienstag" reicht nicht. Der Termin sollte als feste Reservierung erkennbar sein, und die Familie sollte wissen, dass die Zeit ausschließlich für sie freigehalten wird.
Verschulden spielt keine Rolle. Für den Annahmeverzug kommt es nicht darauf an, ob die Familie etwas dafürkann. Das ist juristisch bequem und menschlich heikel: Bei einem kranken Kind ist Kulanz oft die klügere Entscheidung, auch wenn der Anspruch bestünde.
Sie müssen sich anrechnen lassen, was Sie sparen oder anderweitig verdienen. § 615 Satz 2 BGB verlangt, dass Sie sich „den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt". Ersparte Fahrtkosten gehören dazu, und wenn Sie den freien Termin mit einem anderen zahlenden Schüler füllen, ist der Ausfall entsprechend geringer.
Der letzte Punkt ist der Grund, warum ein pauschales volles Honorar bei Onlineunterricht schwerer zu begründen ist als bei Präsenzunterricht mit Anfahrt: Es gibt schlicht weniger ersparte Aufwendungen, aber eben auch keine Fahrtzeit, die verloren geht.
Was wann berechnen?
Ein gesetzlicher Prozentsatz existiert nicht. Für selbstständige Nachhilfelehrer ist das ein brauchbarer Ausgangspunkt:
| Was passiert ist | Übliche Behandlung |
|---|---|
| Absage außerhalb der vereinbarten Frist | Nichts, oder Verlegung nach Verfügbarkeit |
| Erste kurzfristige Absage | Kulanz, oder 50 Prozent |
| Sehr kurzfristige Absage, Termin nicht mehr zu füllen | 50 Prozent oder volles Honorar |
| Nichterscheinen ohne Nachricht | Vereinbartes volles Honorar |
| Schüler kommt zu spät | Stunde normal abrechnen, Ende zur vereinbarten Zeit |
| Termin wird kurzfristig verschoben | Verlegungsregel anwenden, aber nicht doppelt abrechnen |
| Sie selbst sagen ab | Keine Abrechnung. Nachholen, gutschreiben oder erstatten |
Entscheidend bleiben die vereinbarten Bedingungen, die tatsächliche Vorlaufzeit, Ihr echter Ausfall, die Chance auf einen Ersatzschüler und der konkrete Anlass.
Soll ich diesen Termin berechnen?
Fünf Fragen führen zu einer Entscheidung, die Sie jedes Mal gleich treffen. Das Werkzeug prüft sie in der Reihenfolge, die zählt: erst die Konstellation, dann die Frist, dann Ihre schriftliche Regelung, und zuletzt den tatsächlich verlorenen Teil der Stunde.
Entscheidungshilfe
Dieselben Regeln, ausgeschrieben, für alle, die lieber eine Tabelle überfliegen als Fragen zu beantworten.
| Ihre Situation | Empfohlenes Vorgehen |
|---|---|
| Sie sind bei der Familie angestellt | Nichts abrechnen. Es gilt der Arbeitsvertrag, nicht Ihre Absagefrist. |
| Der Termin läuft über ein Institut | Deren Bedingungen anwenden und prüfen, ob Sie eine Ausfallvergütung erhalten. |
| Absage außerhalb der vereinbarten Frist | Nichts berechnen. Ersatztermin anbieten, wenn Ihre Regelung das vorsieht. |
| Keine schriftliche Regelung vereinbart | Keine Überraschungsposition. Ausfall erklären, über Kulanz entscheiden, Regelung schriftlich nachholen. |
| Frist vereinbart, aber Gegenbeweis-Satz fehlt | Klausel ergänzen, bevor Sie sich darauf stützen. Ohne ihn ist die Pauschale in AGB unwirksam. |
| Erste kurzfristige Absage, Vorbereitung erledigt | 50 Prozent, oder einmal Kulanz mit klarer Ansage für das nächste Mal. |
| Sehr kurzfristig, Vorbereitung oder Wartezeit, Regelung vollständig | Der vereinbarte Betrag, abzüglich ersparter Aufwendungen. |
| Nichterscheinen ohne Nachricht | Der vereinbarte Betrag, außer Sie machen bei einem echten Notfall eine Ausnahme. |
| Es wird zur Gewohnheit | Regel konsequent anwenden und den festen Termin selbst zur Sprache bringen. |
Ein Beispiel: Der Termin wurde innerhalb von 12 Stunden abgesagt, Sie hatten das Material schon vorbereitet, die Regelung war vollständig vereinbart, und für diesen Schüler ist es die erste kurzfristige Absage. Die Hälfte schützt einen Teil der verlorenen Zeit und lässt Raum für Wohlwollen. Die Nachricht schreibt sich fast von selbst: „Da der heutige Termin weniger als 12 Stunden vorher abgesagt wurde und ich die Stunde bereits vorbereitet hatte, erscheint die vereinbarte Ausfallposition von 50 Prozent auf der nächsten Rechnung."
Was in Ihren Bedingungen stehen muss
Hier liegt der häufigste Fehler, und er kostet den ganzen Anspruch aus der Klausel.
Sobald Sie dieselbe Absageregelung gegenüber mehreren Familien verwenden, sind das Allgemeine Geschäftsbedingungen, auch wenn sie nur aus drei Sätzen in Ihrer Anmeldebestätigung bestehen. Damit gilt § 309 BGB, und zwei Nummern daraus betreffen Sie unmittelbar.
Die Pauschale hat zwei Grenzen. Nach § 309 Nr. 5 BGB ist die Vereinbarung eines pauschalierten Schadensersatzanspruchs unwirksam, wenn „die Pauschale den in den geregelten Fällen nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden [...] übersteigt" oder wenn „dem anderen Vertragsteil nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, ein Schaden [...] sei überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger als die Pauschale" (4).
Der zweite Halbsatz ist der, den fast alle vergessen. Ohne den ausdrücklich gestatteten Gegenbeweis fällt die Klausel, und zwar unabhängig davon, wie moderat der Betrag war. Ein Satz reicht:
Der Familie bleibt es unbenommen nachzuweisen, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger als die Pauschale ist.
Nennen Sie es keine Vertragsstrafe. Nach § 309 Nr. 6 BGB ist eine Bestimmung unwirksam, durch die dem Verwender „für den Fall der Nichtabnahme oder verspäteten Abnahme der Leistung, des Zahlungsverzugs oder für den Fall, dass der andere Vertragsteil sich vom Vertrag löst, Zahlung einer Vertragsstrafe versprochen wird". Formulieren Sie also pauschalierten Schadensersatz oder eine Ausfallvergütung, niemals eine Strafe oder Strafgebühr. Das ist nicht nur Wortklauberei: Eine als Vertragsstrafe ausgestaltete Regelung ist in AGB schlicht unwirksam.
Umsatzsteuer: ein Ausfallhonorar ist meist kein Entgelt
Dieser Punkt wird häufig falsch gemacht, und zwar in beide Richtungen.
Echter Schadensersatz unterliegt nicht der Umsatzsteuer, weil es am Leistungsaustausch fehlt: Der Zahlung steht keine Gegenleistung gegenüber (5). Ein Ausfallhonorar für einen reservierten, aber nicht genutzten Termin ist typischerweise genau das. Auf einer solchen Position weisen Sie deshalb keine Umsatzsteuer aus.
Der Bundesfinanzhof stellt allerdings darauf ab, was tatsächlich vereinbart wurde: Soweit ein Ausfallhonorar auf bereits erbrachte Leistungsteile entfällt, ist es steuerpflichtiges Entgelt. Wer also Material erstellt und übergeben hat, sollte das gedanklich trennen.
Für viele Nachhilfelehrer entschärft sich die Frage ohnehin. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, und seit 2025 gelten die Grenzen von 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr, wobei der Hinweis auf die Steuerbefreiung eine Pflichtangabe auf der Rechnung ist (6). Unabhängig davon lohnt sich bei größeren Beträgen ein kurzer Anruf beim Steuerberater, statt eine Position pauschal mit oder ohne Steuer zu schreiben.
Was Familien absetzen können, und was nicht
In Frankreich bekommen Familien die Hälfte der Kosten für Nachhilfe zu Hause über eine Steuergutschrift zurück. In Deutschland ist das anders, und das verändert, wie eine Ausfallposition ankommt.
Nachhilfekosten zählen grundsätzlich zu den privaten Lebensführungskosten, und Unterricht ist von den Kinderbetreuungskosten ausdrücklich ausgenommen (7). Drei Ausnahmen sind praktisch relevant:
- Hausaufgabenbetreuung ist Betreuung und nicht Unterricht und fällt damit unter die Kinderbetreuungskosten, seit 2025 mit 80 Prozent der Kosten und höchstens 4.800 Euro je Kind und Jahr.
- Attestierte Lernstörung: Liegt eine amtsärztlich diagnostizierte Lernstörung wie Legasthenie oder Dyskalkulie vor, kommen Nachhilfekosten als außergewöhnliche Belastung nach § 33 EStG in Betracht.
- Beruflich bedingter Umzug: Nachhilfe für Kinder ist im Rahmen eines beruflich veranlassten Umzugs als Werbungskosten ansetzbar, seit 1. März 2024 bis zu 1.286 Euro.
Für die Abrechnung heißt das zweierlei. Erstens kostet eine Ausfallposition die Familie genau so viel wie eine echte Stunde, ohne steuerlichen Ausgleich. Zweitens lohnt sich die saubere Bezeichnung auf der Rechnung umso mehr, weil eine Familie mit Attest oder mit Hausaufgabenbetreuung genau unterscheiden können muss, welche Position wofür stand.
Die einzelnen Situationen
Die Familie sagt rechtzeitig ab
Liegt die Absage außerhalb Ihrer vereinbarten Frist, vermerken Sie den Termin als fristgerecht abgesagt und berechnen nichts.
Sieht Ihre Regelung eine Verlegung vor, bieten Sie einen Termin nach Verfügbarkeit an. Versprechen Sie nicht, dass jeder ausgefallene Termin nachgeholt wird, gerade nicht in der Zeit vor Abschlussprüfungen.
Auf der Rechnung: meist keine Position nötig. Wer den vollständigen Verlauf zeigen möchte, nimmt eine Nullposition auf: 8. September 2026, Mathe Q1, fristgerecht abgesagt: 0,00 €.
Die erste kurzfristige Absage
Hier treffen Konsequenz und Kulanz aufeinander.
Sieht Ihre Regelung das volle Honorar vor, dürfen Sie es ansetzen. Sie können ebenso einmalig verzichten oder auf 50 Prozent reduzieren, besonders wenn der Schüler sonst zuverlässig ist oder eine plötzliche Erkrankung dahintersteht.
Wenn Sie eine Ausnahme machen, nennen Sie es eine Ausnahme. Sonst erwartet die Familie beim nächsten Mal zu Recht dasselbe.
Guten Tag Frau Wagner, danke für Ihre Nachricht. Da der Termin innerhalb der vereinbarten 24 Stunden abgesagt wurde, wäre er nach unserer Absageregelung grundsätzlich zu berechnen. Für dieses Mal verzichte ich darauf, weil es das erste Mal ist. Bei künftigen kurzfristigen Absagen erscheint der vereinbarte Betrag auf der nächsten Rechnung.
Kurzfristige Absagen häufen sich
Wiederholte Absagen sind kein gelegentliches Ärgernis mehr. Sie treffen ein Einkommen, mit dem Sie fest gerechnet haben, und blockieren einen Termin, den jemand anderes gern hätte.
Wenden Sie die vereinbarte Regel konsequent an und notieren Sie jede Absage am selben Tag. Bleibt es dabei, stellen Sie den festen Termin selbst zur Diskussion. Ein anderer Wochentag, eine bewusste Pause oder das Ende der wöchentlichen Buchung ist besser als jeden Monat dieselbe unangenehme Rechnung.
Guten Tag Frau Wagner, mir ist aufgefallen, dass der Dienstagstermin in den letzten Wochen mehrfach kurzfristig abgesagt wurde. Die vereinbarte Ausfallposition habe ich auf der Rechnung dieses Monats berücksichtigt. Könnten wir zusätzlich gemeinsam prüfen, ob dienstags um 18 Uhr noch der passende Termin ist? Ich schaue mir gern eine Alternative an, wenn sie leichter einzuhalten ist.
Niemand erscheint
Ein Nichterscheinen ohne Nachricht ist der klarste Fall. Sie haben die Zeit reserviert, die Stunde vorbereitet und gewartet, ohne jede Möglichkeit, den Termin noch zu vergeben.
Ihre Regelung sollte festlegen, ab wann aus einer Verspätung ein nicht wahrgenommener Termin wird. Für Onlineunterricht sind 10 oder 15 Minuten eine praktikable Wartezeit. Schreiben Sie in dieser Zeit an Schüler oder Eltern und halten Sie den Kontaktversuch fest, denn er ist Ihr Nachweis.
Bezeichnen Sie die Position nicht als erteilten Unterricht, wenn nicht unterrichtet wurde: 14. September 2026, nicht wahrgenommener Termin, Englisch Klasse 10, gemäß vereinbarter Absageregelung: 35,00 €.
Der Schüler kommt zu spät
Eine Verspätung ist keine Absage. Kommt der Schüler 20 Minuten nach Beginn einer Zeitstunde, unterrichten Sie in der Regel die verbleibenden 40 Minuten und beenden zur ursprünglich vereinbarten Zeit. Der gesamte Termin war reserviert und Sie waren durchgehend verfügbar.
Notieren Sie die tatsächliche Ankunftszeit, besonders bei häufigen Verspätungen, rechnen Sie den Termin aber normal ab, statt eine gesonderte Strafe zu erfinden: 17. September 2026, Chemie Klasse 11, gebuchter Termin 17 bis 18 Uhr: 40,00 €.
Die Familie möchte kurzfristig verschieben
Eine kurzfristige Verlegung wirkt zunächst wie eine Absage: Der ursprüngliche Termin lässt sich möglicherweise nicht mehr besetzen.
Drei Wege sind praktikabel:
- Den Termin ohne Zusatzkosten verschieben, wenn Sie ohnehin einen passenden Ersatztermin haben.
- Für den ursprünglichen Termin einen reduzierten Betrag ansetzen und den Ersatztermin normal abrechnen.
- Den ursprünglichen Termin nach Ihrer Regelung als kurzfristige Absage behandeln und den neuen Termin separat buchen.
Welchen Weg Sie auch wählen: Lassen Sie die Familie nicht im Unklaren, ob beide Termine berechnet werden. Sagen Sie es, wenn Sie die Verlegung bestätigen.
Den Termin am Donnerstag kann ich auf Samstag verschieben. Da die Anfrage innerhalb der 24-Stunden-Frist kam, wäre der ursprüngliche Termin grundsätzlich zu berechnen. Ich verzichte diesmal darauf, weil ich Ihnen den Samstagstermin anbieten kann: Berechnet wird also nur einmal.
Ein Schüler fehlt im Gruppenunterricht
Die Stunde findet für die übrige Gruppe statt, der reservierte Platz des fehlenden Schülers hat aber weiterhin einen Wert. Wenden Sie Ihre Regelung auf dessen normalen Gruppenpreis an, nicht auf den Preis der ganzen Stunde.
Zahlen die Schüler pro Kurs oder Paket, sagen Sie vorab, ob eine verpasste Gruppenstunde eine Gutschrift, das Material, eine Aufzeichnung oder gar nichts nach sich zieht. Gruppentermine lassen sich für eine einzelne Person kaum verschieben, deshalb ist Klarheit hier wichtiger als Verhandeln nach jedem Fehltermin.
Sie selbst sagen ab
Berechnen Sie keinen Termin, den Sie selbst abgesagt haben. Bieten Sie einen Ersatztermin an, schreiben Sie den Betrag gut oder erstatten Sie eine Vorauszahlung.
Gegenseitigkeit macht die ganze Regelung akzeptabel. Eine Familie trägt eine Ausfallposition sehr viel eher mit, wenn Ihre Bedingungen auch sagen, was sie bekommt, wenn Sie einmal nicht können.
Die Ausfallposition auf der Rechnung
Verstecken Sie eine Ausfallposition nie im Gesamtbetrag und bezeichnen Sie sie nie als Unterricht, wenn kein Unterricht stattgefunden hat. Nutzen Sie eine eigene, sprechende Position mit:
- Datum des ausgefallenen Termins
- Fach oder Name des Schülers
- Was passiert ist: kurzfristige Absage, nicht wahrgenommener Termin
- Prozentsatz oder Betrag
- Kurzer Verweis auf die vereinbarte Absagefrist
Formulierungsbeispiele
| Situation | Empfohlene Formulierung | Betrag |
|---|---|---|
| Ausfallposition 50 Prozent | Kurzfristige Absage, Mathe Q1, 12. September 2026, 50 Prozent des Honorars von 40 € | 20,00 € |
| Ausfallposition voll | Kurzfristige Absage, Biologie Q2, 15. September 2026, gemäß vereinbarter 24-Stunden-Frist | 45,00 € |
| Nicht wahrgenommener Termin | Nicht wahrgenommener Termin, Englisch Klasse 10, 18. September 2026, gemäß Absageregelung | 35,00 € |
| Kulanz | Kurzfristige Absage, Chemie, 20. September 2026, einmalig aus Kulanz nicht berechnet | 0,00 € |
| Verschoben ohne Kosten | Ursprünglicher Termin 22. September 2026, verschoben auf den 24. September, ohne Ausfallposition | 0,00 € |
Vermeiden Sie vage Zeilen wie „Zuschlag", „Verwaltungsgebühr" oder „verpasste Stunde". Eine Familie muss jeden Betrag einem konkreten Termin und einer vereinbarten Regel zuordnen können.
Daneben gelten die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das aufgeschlüsselte Entgelt und der Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf (8).
Für eine einzelne Rechnung hilft unser kostenloser Rechnungsgenerator, der eine Ausfallposition aufnimmt und als PDF oder Word-Datei ausgibt. Für den gesamten Ablauf lesen Sie, wie Sie die Nachhilfe-Abrechnung automatisieren.
Die Entscheidung am Tag der Absage festhalten
Die Rechnung soll das Ergebnis der Entscheidung sein, nicht der Ort, an dem Sie sich zu erinnern versuchen.
Vergeben Sie für jeden gebuchten Termin genau einen Status: gehalten, fristgerecht abgesagt, kurzfristig abgesagt, nicht wahrgenommen, verschoben, oder von Ihnen abgesagt. Halten Sie gleich daneben fest, ob und zu welchem Anteil abgerechnet wird: 0, 50 oder 100 Prozent.
Diese eine Gewohnheit erspart die typischen Monatsendfragen:
- Wurde der Dienstagstermin abgesagt oder verschoben?
- Hatte ich zugesagt, nichts zu berechnen?
- Hat der Schüler gefehlt, oder habe ich abgesagt?
- Habe ich den Ersatztermin schon gehalten?
- Berechne ich gerade den alten und den neuen Termin?
Diese Nachweise brauchen Sie ohnehin. Seit dem 1. Januar 2025 sind Buchungsbelege und damit auch Rechnungen acht Jahre aufzubewahren statt zehn, während für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin zehn Jahre gelten (9). Eine einfache Anwesenheitsliste genügt für den Anfang.
Wenn Absagen Ihre Abrechnung regelmäßig belasten, hilft der kostenlose Stundenzettel beim Festhalten der tatsächlich geleisteten Zeit.
Aus Anwesenheit werden nachvollziehbare Rechnungen
Wenn Terminnachweis und Rechnung an zwei verschiedenen Orten leben, gehen genau die Ausnahmen verloren. Die Absage steht in WhatsApp, die Anwesenheit in einem Heft, und der Betrag wird drei Wochen später aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Teamlilit verbindet geplanten Termin, Anwesenheit und Rechnung. Jede Sitzung hält fest, wer anwesend, zu spät oder abwesend war, mit den Beitritts- und Austrittszeiten dahinter. Zum Abrechnen gehen Sie damit von dem aus, was tatsächlich passiert ist, statt den Monat aus Nachrichten und Kalendereinträgen neu zusammenzusetzen.
Die Rechnung bauen Sie dann aus den gehaltenen Terminen, ergänzen eine Position für eine kurzfristige Absage oder einen nicht wahrgenommenen Termin, wo Ihre Regelung greift, und der Grund bleibt an dem Termin hängen, aus dem er stammt. Die Entscheidung bleibt Ihre, und Sie prüfen die Rechnung, bevor sie hinausgeht.
Sehen Sie, wie die Abrechnungssoftware für Nachhilfe arbeitet, oder die Rechnungsfunktionen im Detail.
Häufige Fragen
Darf ich eine abgesagte Nachhilfestunde berechnen?
Wenn Sie selbstständig auf Honorarbasis unterrichten, ist die Ausgangslage in Deutschland günstiger als viele denken. Nach § 615 Satz 1 BGB können Sie die vereinbarte Vergütung verlangen, wenn der Auftraggeber mit der Annahme der Dienste in Verzug gerät, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Voraussetzung ist ein verbindlich vereinbarter Termin, der ausschließlich für diesen Schüler reserviert war. Nach Satz 2 müssen Sie sich allerdings anrechnen lassen, was Sie sich erspart oder anderweitig verdient haben.
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar für Nachhilfe sein?
Es gibt keinen gesetzlichen Prozentsatz. Verwenden Sie dieselben Bedingungen gegenüber mehreren Familien, handelt es sich um AGB, und dann gilt § 309 Nr. 5 BGB: Eine Schadenspauschale ist unwirksam, wenn sie den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigt oder wenn dem Kunden nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist. Der Satz über den Gegenbeweis muss also wirklich in Ihren Bedingungen stehen.
Darf ich eine Vertragsstrafe für Absagen vereinbaren?
In vorformulierten Bedingungen nicht. Nach § 309 Nr. 6 BGB ist eine Bestimmung unwirksam, die dem Verwender für den Fall der Nichtabnahme der Leistung oder für den Fall, dass der andere Vertragsteil sich vom Vertrag löst, eine Vertragsstrafe verspricht. Formulieren Sie Ihre Regelung deshalb als pauschalierten Schadensersatz mit ausdrücklich gestattetem Gegenbeweis, nicht als Strafe oder Gebühr.
Fällt auf ein Ausfallhonorar Umsatzsteuer an?
In der Regel nicht. Echter Schadensersatz ist mangels Leistungsaustausch nicht umsatzsteuerbar, weil ihm keine Gegenleistung gegenübersteht. Der Bundesfinanzhof stellt allerdings darauf ab, was die Parteien tatsächlich vereinbart haben: Soweit ein Ausfallhonorar auf bereits erbrachte Leistungsteile entfällt, ist es steuerpflichtiges Entgelt. Weisen Sie auf einer echten Ausfallposition keine Umsatzsteuer aus und klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.
Was gilt, wenn der Schüler zu spät kommt?
Eine Verspätung ist keine Absage. Kommt der Schüler zwanzig Minuten nach Beginn einer Zeitstunde, unterrichten Sie die verbleibenden vierzig Minuten und beenden zur vereinbarten Zeit. Der gesamte Termin war reserviert und Sie waren durchgehend verfügbar, also rechnen Sie die Stunde normal ab, statt eine gesonderte Strafe zu erfinden. Notieren Sie die tatsächliche Ankunftszeit, wenn Verspätungen zur Regel werden.
Wie formuliere ich ein Ausfallhonorar auf der Rechnung?
Als eigene, sprechende Position, niemals im Gesamtbetrag versteckt und niemals als Unterricht bezeichnet, wenn kein Unterricht stattgefunden hat. Nennen Sie das Datum des ausgefallenen Termins, das Fach oder den Schüler, den Grund (kurzfristige Absage oder Nichterscheinen), den Prozentsatz oder Betrag und einen kurzen Verweis auf die vereinbarte Absagefrist.
Kann ich ohne schriftliche Absageregelung etwas berechnen?
Theoretisch stützt § 615 BGB den Anspruch auch ohne eigene Klausel, praktisch scheitert es meist am Nachweis. Annahmeverzug setzt einen verbindlich vereinbarten Termin voraus, und die Familie muss gewusst haben, dass die Zeit ausschließlich für sie reserviert war. Ohne vorher kommunizierte Absagefrist wirkt eine Forderung wie eine nachträgliche Überraschung. Erklären Sie den Ausfall, entscheiden Sie über eine Kulanz und vereinbaren Sie die Regelung schriftlich für die Zukunft.
Können Eltern Nachhilfe von der Steuer absetzen?
In der Regel nicht. Nachhilfekosten zählen grundsätzlich zu den privaten Lebensführungskosten, und Unterricht ist von den Kinderbetreuungskosten ausdrücklich ausgenommen. Absetzbar sind vor allem Hausaufgabenbetreuung, weil sie Betreuung und nicht Unterricht ist, sowie Nachhilfe bei einer amtsärztlich attestierten Lernstörung als außergewöhnliche Belastung. Für die Familie kostet ein Ausfallhonorar damit genauso viel wie eine echte Stunde.
Quellen
- 1Haushaltshilfe: Minijob im Privathaushalt · Minijob-ZentraleDas Haushaltsscheck-Verfahren gilt für haushaltsnahe Tätigkeiten, unter anderem die Betreuung von Kindern.
- 2Unterricht absagen · SchülerhilfeIdealerweise 48 Stunden vorher absagen; die Folgen richten sich nach den AGB zum jeweiligen Vertrag.
- 3§ 615 BGB: Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko · Gesetze im InternetVergütungsanspruch bei Annahmeverzug, mit Anrechnung ersparter Aufwendungen und anderweitigen Erwerbs.
- 4§ 309 BGB: Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit · Gesetze im InternetNr. 5 zur Schadenspauschale samt gestattetem Gegenbeweis, Nr. 6 zur Unwirksamkeit einer Vertragsstrafe in AGB.
- 5Schadensersatz: Unterscheidung zwischen echtem und unechtem Schadensersatz · HaufeEchter Schadensersatz ist mangels Leistungsaustausch nicht umsatzsteuerbar.
- 6Kleinunternehmerregelung, Umsatzgrenzen, § 19 UStG · IHK Region StuttgartSeit 2025: 25.000 Euro Vorjahresumsatz, 100.000 Euro im laufenden Jahr, Hinweis auf die Steuerbefreiung als Pflichtangabe.
- 7Kinderbetreuungskosten absetzen · FinanztipUnterricht und Nachhilfe sind von den Kinderbetreuungskosten ausgenommen; Hausaufgabenbetreuung gilt als Betreuung.
- 8§ 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen · Gesetze im InternetPflichtangaben einer Rechnung nach Absatz 4.
- 9§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Gesetze im InternetBuchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre.


