Logiciel de planning pour tutorat qui met fin au chaos des calendriers
Si vous coordonnez encore vos cours par messages WhatsApp, liens Google Calendar et de mémoire, vous perdez des heures chaque semaine. Teamlilit vous offre un système de planning intégré conçu pour le tutorat, pas pour des réunions génériques. Pour la vue d'ensemble de l'enseignement en ligne, lisez notre guide sur la classe virtuelle pour tuteurs.
Votre stack actuelle
Pour qui ?
- Tuteurs indépendants fatigués des allers-retours de planification
- Agences de tutorat gérant plusieurs tuteurs et élèves
- Écoles de langues et centres de préparation (IELTS, TOEFL, etc.)
Un outil de planning pour cours 1:1 et cours en groupe
Tous les types de sessions qu'un tuteur anime vraiment, dans un seul calendrier :
- Sessions 1:1 : réservez des cours individuels avec des élèves spécifiques
- Sessions de groupe : planifiez des cours pour des groupes entiers
- Sessions récurrentes : configurez une fois, ca se répète chaque semaine
- Sessions instantanées : commencez un cours maintenant, sans planification
- Réservation par les élèves : les élèves réservent eux-mêmes vos créneaux disponibles, sans allers-retours
- Reports et annulations : gérez les changements sans le chaos
Un emploi du temps de tuteur, pas un simple calendrier
Les calendriers génériques affichent des blocs de temps. Teamlilit vous donne un vrai système de gestion d'emploi du temps pour le tutorat : qui enseigne, quels élèves sont assignés, quel groupe se réunit quand, et ce qui se répète chaque semaine. Les vues jour, semaine et mois montrent tout votre calendrier de tutorat en un coup d'œil, que vous soyez tuteur indépendant ou que vous gériez le planning d'un centre avec plusieurs tuteurs.
Vous organisez votre semaine à partir de zéro ? Consultez notre guide pour créer un planning de tutorat qui ne s'effondre pas.
Un calendrier de tutorat avec sessions récurrentes
La plupart des semaines de tutorat se ressemblent : Emma le lundi à 17h, le groupe IELTS le mercredi à 18h. Avec les sessions récurrentes, vous construisez cette semaine une fois et elle se répète automatiquement, chaque semaine ou à intervalle personnalisé, avec les bons élèves déjà assignés. Plus de sessions à recréer, plus de cours oubliés, plus de copier-coller d'événements.
Vos sessions se synchronisent aussi automatiquement avec votre Google Calendar, pour que votre planning de tutorat apparaisse à côté du reste de votre vie sans double saisie.
Réservation en ligne par les élèves
Définissez vos disponibilités hebdomadaires et laissez les élèves réserver eux-mêmes dans vos créneaux ouverts. Les réservations de vos élèves existants dans vos disponibilités sont confirmées automatiquement ; tout le reste, y compris les demandes de nouveaux élèves via votre page de réservation publique, arrive comme une demande que vous validez d'abord.
Dans tous les cas, votre planning se remplit sans un seul message "tu es dispo à 17h ?", et vous ne perdez jamais le contrôle de votre semaine.
Logiciel de prise de rendez-vous pour tuteurs
Les outils de prise de rendez-vous génériques s'arrêtent à la réservation : vous recevez un lien de réunion, puis vous êtes seul. Teamlilit traite chaque rendez-vous comme un cours. Quand une session commence, le cours en direct, le suivi de présence et les supports sont au même endroit, et l'historique de la session est ajouté au dossier de l'élève ensuite.
C'est la différence entre planifier des réunions et gérer une activité de tutorat.
Gestion d'emploi du temps pour centres de tutorat
Un tuteur avec 5 élèves ? Pas de problème. Trois tuteurs avec 50 élèves dans 10 groupes ? Aussi. Avec le plan Academy, un centre de tutorat gère l'emploi du temps de chaque tuteur depuis un seul tableau de bord : chaque tuteur voit son propre planning et ses réservations, pendant que les admins gardent la vue d'ensemble du centre, y compris qui enseigne à quel groupe et quand.
Des heures réservées aux heures facturables
Un planning n'a de valeur que s'il sert à autre chose qu'à savoir où aller. Dans Teamlilit, chaque cours donné devient une ligne de facture, au tarif propre à l'élève, sans que personne ne recompte quoi que ce soit à la fin du mois.
- Le cours qui a eu lieu est la source : ni double saisie, ni tableur de rappel
- Le tarif suit l'élève, pas la case du calendrier, donc un tarif différent par famille ne pose aucun problème
- Les frères et soeurs peuvent être regroupés sur une seule facture consolidée
- Les heures réellement passées sont comptées, y compris l'élève arrivé en retard
Le détail du cycle complet est sur la page logiciel de facturation pour tuteurs.
Annulations et reports qui mettent le planning à jour
Une annulation n'est pas seulement une case à effacer. Elle change ce qui est dû, ce qui est rattrapable et ce que vous enseignez la semaine suivante.
- Annuler une séance la retire du planning et de ce qui sera facturé, sans toucher aux autres séances de la série
- Reporter déplace la séance en gardant l'élève, la classe et les notes attachées
- Un préavis peut être exigé, pour que les annulations de dernière minute restent visibles plutôt que silencieuses
- La série continue : reporter un mardi ne casse pas les quinze mardis suivants
Comment un logiciel de planning réduit-il les absences ?
Les absences viennent rarement d'un manque de volonté. Elles viennent d'un horaire que personne n'a sous les yeux au bon moment.
- Chaque élève voit son propre planning, sans avoir à retrouver un message
- Les rappels partent par e-mail avant la séance, sans que vous les écriviez
- Le lien du cours est déjà dans la séance, il n'y a rien à envoyer ni à chercher
- La présence est enregistrée, donc une absence répétée se voit avant de devenir une habitude
Teamlilit n'envoie pas de SMS : les rappels sont uniquement par e-mail. Si le SMS est indispensable à votre pratique, c'est une limite à connaître avant de choisir.
Réservation, présence et suivi des cours au même endroit
Le planning, la feuille de présence et le compte rendu sont trois vues d'une même séance, et non trois outils à faire concorder.
Le rendez-vous devient le cours
Sur la plupart des outils, le planning s'arrête au rendez-vous : vous recevez un lien de réunion, et le reste vous appartient. Ici la classe virtuelle fait partie de la séance planifiée, donc il n'y a pas de lien à envoyer, et la présence vient de la séance elle-même.
Enseigner avec et sans vrai logiciel de planning
| Sans | Avec Teamlilit |
|---|---|
| L'horaire vit dans des messages | Un calendrier que l'élève et vous partagez |
| Chaque semaine est reconstruite | La récurrence répète la semaine posée |
| La présence est saisie de mémoire | La présence vient de la séance |
| La facturation recompte les heures | La facture se construit à partir des cours donnés |
| Le lien de réunion est envoyé à chaque fois | Le cours s'ouvre depuis la séance |
| Les annulations se perdent | L'annulation met à jour le planning et le montant dû |
Logiciel de planning pour tuteurs face à Google Agenda, WhatsApp et Excel
| Google Agenda | Excel | Teamlilit | ||
|---|---|---|---|---|
| Créneaux réservables par l'élève | Partiel | Non | Non | Oui |
| Cours récurrents avec liste d'élèves | Partiel | Non | Non | Oui |
| Présence par séance | Non | Non | Manuel | Automatique |
| Facturation depuis les cours donnés | Non | Non | Manuel | Oui |
| Classe virtuelle intégrée | Non | Non | Non | Oui |
| Fiche élève et historique | Non | Non | Manuel | Oui |
Ces trois outils fonctionnent, et beaucoup de tuteurs commencent ainsi. Le coût n'apparaît pas dans l'abonnement, il apparaît dans les heures passées chaque semaine à les faire concorder.
Votre première semaine sur Teamlilit
- Jour 1 : créez votre espace et ajoutez vos élèves actuels
- Jour 2 : posez vos disponibilités hebdomadaires
- Jour 3 : créez vos cours récurrents, une fois pour toutes
- Jour 4 : partagez votre lien de réservation avec les familles
- Le reste de la semaine : enseignez, et laissez la présence et les notes se remplir toutes seules
Fonctionnalités principales
- Calendrier de sessions avec vues jour/semaine/mois
- Planification de sessions 1:1 et en groupe
- Configuration de sessions récurrentes
- Création de sessions instantanées
- Réservation par les élèves dans les disponibilités du tuteur
- Synchronisation Google Calendar des sessions planifiées
- Suivi de présence automatique par session
- Suivi du temps par élève sur toutes les sessions
- Historique des sessions et dossiers élèves
- Gestion multi-tuteurs (plan Academy)
Comment ça marche
- Créez votre espace de tutorat
- Ajoutez vos élèves et groupes
- Planifiez des sessions, ponctuelles ou récurrentes, ou laissez les élèves réserver vos créneaux ouverts
- Les élèves sont notifiés et rejoignent la classe en direct au moment voulu, sans lien Zoom à renvoyer
- Suivez la présence et consultez l'historique des sessions
Le planning n'est qu'une partie d'une plateforme de tutorat en ligne complete : la classe, les élèves et les sessions restent connectés au même endroit.
FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'emploi du temps pour tuteurs ?
Un logiciel de gestion d'emploi du temps pour tuteurs organise votre planning d'enseignement, pas seulement votre temps. Il gère les cours récurrents, les sessions 1:1 et en groupe, les réservations des élèves, la présence et les plannings multi-tuteurs dans un seul système. Contrairement à un calendrier générique, il sait quels élèves appartiennent à quel cours et ce qui se répète chaque semaine. L'emploi du temps lui-même a sa propre page : voir notre logiciel d'emploi du temps pour tuteurs pour la structure hebdomadaire, les vues et les cours récurrents.
Quel est le meilleur outil de planning pour tuteurs indépendants ?
Le meilleur outil de planning dépend de votre façon d'enseigner, mais les tuteurs indépendants ont généralement besoin de trois choses : des sessions récurrentes, la réservation en ligne par les élèves et le suivi de présence au même endroit. Teamlilit combine les trois avec une classe virtuelle pour tuteurs intégrée, pour que votre planning, vos cours et vos dossiers élèves restent connectés au lieu d'être dispersés entre plusieurs applications.
Les élèves peuvent-ils réserver des cours eux-mêmes ?
Oui. Définissez vos disponibilités et les élèves réservent directement dans vos créneaux ouverts, sans messages d'allers-retours. Vous gardez le contrôle des moments ou vous êtes réservable, et chaque session réservée apparaît automatiquement sur votre planning. Vous pouvez toujours créer et assigner des sessions manuellement quand vous le préférez.
Puis-je gérer des sessions de tutorat récurrentes ?
Oui. Configurez des sessions hebdomadaires ou récurrentes personnalisées pour ne pas avoir à reconstruire votre planning chaque semaine. C'est particulièrement utile pour les cours collectifs qui se répètent au même jour et à la même heure.
Puis-je utiliser Teamlilit comme logiciel de gestion d'emploi du temps pour tuteurs ?
Oui. Le calendrier de sessions fonctionne comme un véritable emploi du temps de tuteur : créneaux hebdomadaires récurrents, cours collectifs, sessions 1:1, réservation par les élèves et plannings multi-tuteurs avec le plan Academy, le tout en vues jour, semaine et mois.
Un centre de tutorat peut-il gérer les emplois du temps de plusieurs tuteurs ?
Oui. Avec le plan Academy, un centre de tutorat gère l'emploi du temps de chaque tuteur depuis un seul tableau de bord. Chaque tuteur voit son propre planning et ses réservations pendant que les admins gardent la vue d'ensemble du centre.
Est-ce que Teamlilit suit le temps de tutorat par élève ?
Oui. Le temps passé en classe est enregistré pour chaque session de chaque élève, en plus de la présence. Le profil de chaque élève montre le temps passé sur chacune de ses sessions, utile pour la facturation, les retours aux parents et le suivi des forfaits.
Que se passe-t-il quand un élève manque une session ?
La présence est suivie automatiquement. Vous pouvez voir qui a rejoint, qui était absent, et faire le suivi en conséquence. Le profil de chaque élève conserve un historique complet de présence sur toutes ses sessions.
Prochaine étape
Arrêtez de perdre du temps avec le planning. Créez votre espace Teamlilit et planifiez votre première session en quelques minutes. Voir les tarifs pour les détails.
