Facturation des cours particuliers : du cours donné à la facture payée

La plupart des professeurs particuliers n'ont pas de système de facturation. Ils ont un tarif en tête, des heures dans un agenda, une facture dans un modèle Word et une appli bancaire ouverte pour vérifier qui a payé. Teamlilit est un logiciel de facturation des cours particuliers qui relie tout cela en un seul cycle : tarif, cours, facture, paiement, sur la même fiche.

Un logiciel de facturation des cours particuliers (on dit aussi logiciel de facturation pour tuteurs) gère le volet financier de bout en bout : le tarif convenu avec chaque élève, les cours réellement donnés, la facture construite à partir de ces cours et le paiement enregistré en face. Comme la facturation est branchée sur le même système que votre planning et la présence, les factures partent de ce qui s'est vraiment passé, pas de ce que vous arrivez à reconstituer en fin de mois.

La facturation commence au cours, pas à la facture

Si la facturation des cours particuliers tourne mal, c'est parce que les preuves vivent ailleurs. La facture s'écrit un dimanche soir, de mémoire, trois semaines après le cours qu'elle facture.

Dans Teamlilit, chaque cours donné dans la classe en ligne enregistre ses preuves au moment où il a lieu : la présence est relevée automatiquement avec les heures d'arrivée et de départ, et le suivi des heures de cours par élève accumule les heures réellement facturables. Si un élève est arrivé en retard ou si un cours collectif a débordé, l'enregistrement montre les durées réelles.

Au moment de facturer, il n'y a rien à reconstituer : les cours facturables, leurs durées et leurs élèves sont déjà sur la fiche. Si vous additionnez encore tout cela à la main, notre guide sur le suivi des heures facturables montre la méthode complète, et le compteur d'heures de cours gratuit permet de commencer sans inscription.

Tarifs par élève, forfaits et remises

Les vrais prix des cours particuliers se fixent par élève, pas par professeur. Un collégien, un adulte et une place en cours collectif ne paient pas la même chose, et un logiciel de facturation doit porter cela sans table de correspondance dans votre tête.

• Le tarif de chaque élève vit sur sa fiche et s'applique automatiquement aux factures
• Les remises fratrie partent des fiches, pour que les familles soient facturées juste sans calcul manuel
• Les forfaits sont attachés à la fiche de l'élève, et chaque cours suivi décompte le solde automatiquement : vous voyez toujours combien de cours prépayés il reste, et combien sont déjà réservés
• Les limites d'achat suivent naturellement : une offre découverte créée sur la fiche d'un élève ne peut être émise qu'une fois

Pas encore sûr de votre tarif de base ? Étalonnez-le avec notre guide des tarifs de cours particuliers en ligne ou le calculateur de revenus du professeur particulier, puis posez les remises.

Des cours suivis à la facture envoyée

Quand les cours portent leurs propres enregistrements, la facturation se réduit à une relecture avant envoi :

1. Créez la facture à partir des cours suivis : cours, durées et tarifs pré-remplis pour la période
2. Relisez le brouillon détaillé, ajustez ce qui sort de l'ordinaire
3. Envoyez par e-mail avec le PDF joint, une par une ou en lot pour tout le mois

Chaque ligne de la facture remonte à un cours qui a réellement eu lieu, ce qui rend aussi la facture facile à expliquer quand un parent pose une question. Le moteur de factures derrière cette étape a sa propre page : voir la fonctionnalité de facturation. S'il ne vous faut qu'un document ponctuel aujourd'hui, le générateur de factures gratuit et le générateur de factures de cours hebdomadaires créent des PDF propres sans inscription. Notre guide sur comment facturer ses cours particuliers détaille ce que la facture elle-même doit contenir.

Être payé : suivi des paiements et pénalités de retard

Une facture envoyée n'est pas de l'argent reçu, et l'écart entre les deux est l'endroit où les professeurs particuliers perdent leurs soirées. Teamlilit ne fait pas transiter l'argent, mais il referme cet écart par les deux bouts :

• Vos propres coordonnées de paiement figurent sur chaque facture (IBAN, ou votre propre lien Stripe ou PayPal), dans le PDF et dans l'e-mail, pour que les familles vous règlent directement
• Les paiements enregistrés couvrent le virement, les espèces, la carte, PayPal ou tout autre moyen, comme le chèque : notez le paiement en face de la facture et le statut se met à jour
• Les pénalités de retard, si vous les activez, s'ajoutent après votre délai de grâce, et la famille reçoit un rappel par e-mail quand la facture dépasse son échéance
• Les relevés de compte montrent, famille par famille, ce qui a été facturé, payé et ce qui reste dû, et mettent fin au fil « on vous doit combien ? »

Les parents disposent aussi d'un lien en lecture seule pour voir les cours, la présence et les factures de leur enfant. Ils ne paient pas par ce lien : ils vous règlent comme ils le font déjà. Pour la logique complète, notre guide sur la facturation selon la présence détaille le passage du registre à la facture.

Facturation pour les familles et les centres de soutien scolaire

La facturation des familles est là où les tableurs abandonnent : deux enfants, des tarifs différents, une remise fratrie, un seul parent qui paie. Les factures regroupées réunissent plusieurs élèves d'une même famille sur une seule facture, détaillée par enfant. Le crédit du compte conserve un acompte ou le reliquat d'un forfait modifié et l'applique automatiquement à la prochaine facture émise, et les avoirs règlent proprement remboursements et ajustements quand les choses changent.

Pour un centre de soutien scolaire, les mêmes fiches passent à l'échelle sur le plan Academy : les cours donnés par chaque enseignant alimentent le même système de facturation, et le centre facture depuis un seul endroit au lieu de collecter des chiffres auprès de l'équipe. C'est le volet facturation de la gestion d'un centre ; le reste est couvert par notre logiciel de cours particuliers.

TVA et factures récurrentes

Si vous facturez la TVA, la facture doit faire plus qu'ajouter un pourcentage. Les champs et taux de TVA sont intégrés, avec des prix TTC ou HT, la taxe est calculée sur chaque facture, et chaque facture se télécharge en PDF pour votre comptable. Teamlilit ne se synchronise pas avec un logiciel de comptabilité.

Pour les élèves que vous facturez de la même façon chaque mois, les factures récurrentes préparent le brouillon à votre place : chaque mois, une facture est construite à partir des cours du mois précédent, et vous gardez la relecture et l'envoi.

Logiciel de facturation, modèles et tableurs

Un modèle règle le document. Un système de facturation règle le cycle : quoi facturer, qui doit quoi, et ce qui se passe quand personne ne paie. Le modèle reste une bonne première étape pour un professeur qui débute, et le générateur de factures gratuit vous accompagnera jusqu'à ce que l'administratif le dépasse.

Fonctionnalités clés

• Tarifs par élève et remises fratrie sur la fiche élève
• Forfaits avec décompte automatique du solde à chaque cours suivi
• Factures construites à partir des cours suivis, relues avant envoi
• Envoi par e-mail avec PDF, une par une ou en lot
• Factures regroupées pour les familles de plusieurs enfants
• Paiements enregistrés (virement, espèces, carte, PayPal ou autre moyen), avec un statut toujours à jour
• Pénalités de retard après votre délai de grâce, et rappel par e-mail des factures échues
• Relevés de compte, avoirs et crédit du compte
• Champs et taux de TVA, et mention légale permanente sur chaque facture
• Factures récurrentes préparées chaque mois, à relire avant envoi
• Facturation à l'échelle du centre sur le plan Academy

Facturer des cours particuliers en France : ce que la facture doit porter

Le logiciel fait les calculs, il ne choisit pas votre statut. Trois points concernent presque tous les professeurs particuliers en France :

• L'exonération des cours scolaires. Les cours particuliers portant sur des matières scolaires bénéficient d'une exonération de TVA.
• Le seuil de franchise. Depuis le 1er mars 2025, la franchise en base s'applique jusqu'à 37 500 € de chiffre d'affaires pour les prestations de services, avec une tolérance jusqu'à 41 250 € en cours d'année.
• La mention sur la facture. Tant que vous ne facturez pas de TVA, la facture doit en indiquer la raison, par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI » en franchise en base.

Dans Teamlilit, votre libellé de TVA, votre taux et votre numéro se règlent une fois dans les paramètres de taxe et figurent ensuite sur chaque facture. La mention, elle, s'enregistre une fois comme mention permanente : elle s'ajoute à chaque facture que vous émettez, y compris les factures récurrentes, et apparaît sur le PDF comme dans l'e-mail envoyé à la famille. C'est vous qui en choisissez le texte.

Et si vous enseignez en Belgique ?

Les règles belges ne sont pas celles de la France, et la différence est importante :

• L'exonération est plus étroite. L'article 44 du Code de la TVA exonère l'enseignement scolaire et universitaire, mais les cours particuliers ne sont exonérés que lorsqu'ils sont donnés par un enseignant en dehors de ses heures de travail. Qui n'est pas enseignant de métier doit en principe appliquer la TVA.
• Le seuil est différent. La franchise pour petites entreprises s'applique en dessous de 25 000 € de chiffre d'affaires annuel, et non 37 500 €.
• L'inscription se fait à la BCE, la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Indépendant complémentaire : si vous enseignez à côté d'un emploi salarié, vous êtes imposé sur les deux revenus.

Autrement dit, un professeur belge et un professeur français n'écrivent pas la même mention sur leur facture. Chacun enregistre la mention qui correspond à son régime comme mention permanente, et elle figure ensuite sur chacune de ses factures.

Ces informations sont indicatives, à jour en 2026, et ne constituent pas un conseil fiscal. Vérifiez votre situation auprès de votre comptable ou de l'administration.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation des cours particuliers ?

C'est l'outil qui gère tout le volet financier de vos cours particuliers au même endroit : le tarif convenu avec chaque élève, les cours réellement donnés, la facture construite à partir de ces cours, et le paiement enregistré en face. Comme il est relié à votre planning et à la présence, la facturation part de ce qui s'est vraiment passé et non de vos souvenirs.

Quelle est la différence entre facturation et facture ?

La facture est une étape : créer et envoyer le document. La facturation est le cycle complet autour : tarifs et forfaits par élève, cours suivis, facture, paiement, pénalités de retard et avoirs quand quelque chose change. Teamlilit couvre le cycle complet, avec la création de factures intégrée comme une étape parmi d'autres.

Comment fonctionnent les tarifs par élève ?

Le tarif de chaque élève vit sur sa fiche : un débutant, un élève qui prépare le bac et une place en cours collectif peuvent porter des prix différents. À la création de la facture, le bon tarif s'applique automatiquement, avec l'éventuelle remise fratrie, sans jamais recalculer à la main.

Puis-je facturer une famille avec plusieurs enfants sur une seule facture ?

Oui. Les factures regroupées réunissent plusieurs élèves d'une même famille sur une seule facture, avec les cours de chaque enfant détaillés. Les remises fratrie s'appliquent automatiquement depuis les fiches élèves, si bien qu'une famille avec deux enfants est facturée juste sans aucun calcul manuel.

Comment les factures arrivent-elles aux parents ?

Par e-mail, avec le PDF joint. Les factures sont construites à partir des cours suivis, donc chacune arrive détaillée avec les cours, les durées et les tarifs derrière le total. Vous relisez avant d'envoyer, et l'envoi groupé couvre un mois entier de factures en une fois. Le flux complet est décrit sur la page de la fonctionnalité de facturation.

Les parents peuvent-ils payer en ligne ?

Pas par Teamlilit : il n'y a ni lien de paiement ni portail de paiement. La facture porte vos propres coordonnées de paiement (IBAN, ou votre propre lien PayPal ou Stripe si vous en avez un), les familles vous règlent directement par le moyen que vous utilisez déjà, et vous enregistrez chaque paiement en face de sa facture. Les parents peuvent consulter leurs factures depuis un lien en lecture seule.

Que se passe-t-il quand une facture est en retard ?

Si vous avez activé les pénalités de retard, des frais s'ajoutent après le délai de grâce que vous avez choisi. La famille reçoit aussi un rappel par e-mail quand la facture dépasse son échéance, au lieu que vous écriviez vous-même les relances. Le relevé de compte montre, famille par famille, ce qui a été facturé, payé et ce qui reste dû.

Le logiciel gère-t-il la TVA ?

Oui. Les champs et taux de TVA sont intégrés, avec des prix TTC ou HT : la taxe est calculée sur chaque facture, et chaque facture se télécharge en PDF pour votre comptable. Teamlilit ne se synchronise pas avec un logiciel de comptabilité.

Puis-je vendre des forfaits de cours et suivre leur solde ?

Oui. Les forfaits vivent sur la fiche de l'élève et chaque cours suivi décompte le solde automatiquement : vous savez toujours combien de cours prépayés il reste. Comme les forfaits sont attachés aux fiches individuelles, une offre découverte peut être limitée à une par élève.

Dois-je facturer la TVA sur des cours particuliers ?

En France, les cours particuliers portant sur des matières scolaires bénéficient d'une exonération de TVA, et depuis le 1er mars 2025 la franchise en base s'applique jusqu'à 37 500 € de chiffre d'affaires pour les prestations de services, avec une tolérance jusqu'à 41 250 € en cours d'année. Tant que vous ne facturez pas de TVA, la facture doit en indiquer la raison, par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI » en franchise en base. Ces informations sont indicatives, à jour en 2026, et ne remplacent pas l'avis de votre comptable.

Les règles sont-elles les mêmes en Belgique ?

Non, et la différence compte. L'article 44 du Code de la TVA belge n'exonère les cours particuliers que lorsqu'ils sont donnés par un enseignant en dehors de ses heures de travail, donc qui n'est pas enseignant de métier doit en principe appliquer la TVA. Le seuil de franchise est de 25 000 € et non 37 500 €, et l'inscription se fait à la Banque-Carrefour des Entreprises. Un professeur belge et un professeur français n'écrivent donc pas la même mention sur leur facture.

Puis-je ajouter une mention légale sur toutes mes factures ?

Oui. La mention permanente s'écrit une fois dans vos réglages de facturation, par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI », et elle s'ajoute à chaque facture que vous émettez, y compris les factures récurrentes, sur le PDF comme dans l'e-mail. Vous pouvez la modifier ou la retirer sur une facture donnée. C'est vous qui en choisissez le texte : Teamlilit ne le rédige pas à votre place.

Et maintenant ?

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