Logiciel d'emploi du temps pour tuteurs : votre semaine, construite une seule fois

Votre emploi du temps est le document dont dépend toute votre activité de tutorat, et chez la plupart des tuteurs il vit à trois endroits à la fois : un calendrier, un tableur et votre tête. Teamlilit est un logiciel d'emploi du temps pour tuteurs qui construit la semaine une fois, la répète automatiquement et enregistre ce qui s'est réellement passé dans chaque créneau.

Un logiciel d'emploi du temps pour tuteurs sert à planifier et gérer votre semaine d'enseignement : cours récurrents avec les bons élèves assignés, créneaux 1:1 et collectifs, et vues jour, semaine et mois de l'ensemble. Contrairement à un calendrier générique, chaque créneau connaît ses élèves, sa présence et ses heures enseignées, si bien que l'emploi du temps reste connecté à vos dossiers et à votre facturation au lieu d'être un simple dessin de votre semaine.

Ce qu'un emploi du temps de tutorat doit faire et qu'un calendrier ne sait pas faire

Un calendrier montre des blocs de temps. Un emploi du temps de tutorat doit répondre à des questions qu'un calendrier n'a jamais entendues : quels élèves sont dans le groupe du jeudi, qu'est-ce qui se répète chaque semaine pendant la période scolaire, qui était présent mardi dernier, et combien d'heures Emma a utilisées sur son forfait.

Teamlilit traite l'emploi du temps comme de la gestion d'emploi du temps, pas comme du découpage de temps :

• Chaque créneau porte ses élèves et son groupe, pas seulement un titre
• Les cours récurrents maintiennent la structure hebdomadaire sans ressaisie
• La présence et les heures par élève sont enregistrées sur le créneau lui-même
• Le même enregistrement alimente le dossier de chaque élève et ses factures

Si ce sont les réservations et les disponibilités qui vous intéressent le plus, ce volet est couvert sur notre page logiciel de planning pour tuteurs : même emploi du temps, vu du côté réservation.

Construisez votre semaine une fois avec les cours récurrents

La plupart des semaines de tutorat ont la même forme : Emma le lundi à 17h, le groupe de maths le samedi à 10h. Construisez cette forme une fois et Teamlilit la répète automatiquement, chaque semaine ou à intervalle personnalisé, avec les bons élèves déjà assignés à chaque cours.

• Cours 1:1 récurrents qui gardent leur élève, leur tarif et leur historique
• Cours collectifs récurrents avec tout le groupe inscrit une fois, pas semaine après semaine
• Blocs de période scolaire qui portent un emploi du temps fixe sur toute la période
• Sessions ponctuelles et instantanées glissées dans les trous quand il le faut

Vous partez d'une page blanche ? Notre guide sur comment créer un planning de tutorat détaille la structure étape par étape.

Vues jour, semaine et mois de votre emploi du temps

Comme logiciel de calendrier pour tuteurs, Teamlilit montre tout votre emploi du temps de tutorat sous la forme dont vous avez besoin sur le moment : les cours du jour dans l'ordre, la semaine en grille, ou le mois pour planifier. Cours collectifs, 1:1 et sessions de chaque tuteur tiennent dans une seule vue au lieu d'un calendrier par tuteur.

Les sessions se synchronisent aussi automatiquement avec votre Google Calendar : vos blocs d'enseignement apparaissent à côté du reste de votre vie et vous ne vous double-réservez jamais entre les deux.

Commencez avec le modèle d'emploi du temps gratuit

Pas encore prêt pour un logiciel ? Esquissez d'abord la semaine. Notre modèle gratuit d'emploi du temps de tuteur est un outil interactif : ajoutez vos élèves, vos matières et vos tarifs horaires, puis téléchargez l'emploi du temps en PDF ou en fichier Excel, gratuitement et sans inscription.

Un modèle est un bon plan de départ. La différence que fait le logiciel se voit après la première semaine : le modèle ne peut pas noter la présence, compter les heures ni déplacer un cours sans que vous redessiniez tout. Quand le tableur commence à coûter plus de temps qu'il n'en fait gagner, transférez la même semaine dans Teamlilit sous forme de sessions récurrentes et elle s'entretient toute seule. Notre comparatif logiciel de planning vs tableur montre exactement où passe cette limite.

Gestion d'emploi du temps pour centres de tutorat

La semaine d'un tuteur est un problème de planification. La semaine d'un centre de tutorat est un problème de coordination : plusieurs tuteurs, salles, matières et groupes qui ne doivent jamais entrer en collision. Avec le plan Academy, Teamlilit fonctionne comme logiciel de gestion d'emploi du temps pour tout le centre.

Un centre, un emploi du temps

• Un emploi du temps partagé entre tous les tuteurs et toutes les salles, sans double réservation
• Vues par tuteur : chacun ne voit que sa propre semaine
• Vue d'ensemble admin : qui enseigne à quel groupe, quand, et quel est le remplissage de chaque classe
• Inscription par groupe : assignez les élèves aux cours récurrents une fois, pas semaine après semaine
• Contacts parents : un parent sur le dossier de chaque enfant, pour savoir qui appartient à qui d'un coup d'oeil

Construisez l'emploi du temps de la période une fois, et la semaine de chaque tuteur est déjà en place, sans coordinateur qui fusionne des tableurs chaque dimanche.

Quand les cours bougent, l'emploi du temps suit

Un emploi du temps qui ne montre que le plan s'écroule la première fois qu'un parent demande à déplacer le jeudi au vendredi. Dans Teamlilit, les changements vivent sur le même enregistrement que le plan. Chaque session porte son propre statut : effectuée, annulée dans les temps, annulation tardive, absence ou reportée. La réservation d'origine reste liée à la nouvelle, et votre politique d'annulation décide de ce qui reste facturable au lieu que vous renégociiez avec chaque parent.

Des rappels automatiques partent avant chaque session : la panne d'emploi du temps la plus courante, le simple oubli, disparaît.

Un emploi du temps qui alimente présence, heures et factures

Le vrai bénéfice d'un emploi du temps connecté, c'est ce qu'il produit pendant que vous enseignez :

• La présence est enregistrée automatiquement sur chaque session, avec heures d'arrivée et de départ par élève
• Les heures s'accumulent en suivi du temps par élève, pour que les soldes de forfaits et le temps facturable restent à jour
• Les factures se nourrissent de ces enregistrements : la présence pré-remplit la facture avec la durée réelle du cours et le bon élève, et les tarifs par élève s'appliquent automatiquement

Cette dernière étape est un flux à part entière, et notre page logiciel de facturation pour tuteurs la couvre de bout en bout : tarifs, factures, suivi des paiements et pénalités de retard, le tout alimenté par cet emploi du temps. Si vous additionnez encore vos heures à la main, notre guide sur le suivi des heures facturables et le compteur d'heures de tutorat gratuit sont de bons points de départ.

Logiciel d'emploi du temps vs tableur vs agenda papier

Un agenda montre le plan. Un système d'emploi du temps garde aussi la trace, et c'est de cette trace que dépendent la facturation, les retours aux parents et le suivi des forfaits.

Vous voulez que l'emploi du temps se remplisse tout seul ?

Tout ce qui précède suppose que c'est vous qui placez les cours. L'autre moitié consiste à laisser les élèves le faire : publiez vos disponibilités et laissez-les réserver vos créneaux ouverts, selon des règles que vous contrôlez. Ce volet réservation, règles de disponibilité, validations et réduction des absences, est couvert sur notre page logiciel de planning pour tuteurs. Les deux moitiés partagent un seul emploi du temps : un créneau réservé et un créneau placé sont identiques dans votre semaine.

Fonctionnalités clés

• Cours récurrents hebdomadaires ou à intervalle personnalisé, avec élèves assignés
• Sessions 1:1, collectives et instantanées dans un seul emploi du temps
• Vues jour, semaine et mois de tout l'emploi du temps
• Synchronisation Google Calendar pour chaque session
• Rappels automatiques avant chaque cours
• Statuts de session et historique de report lié
• Présence et heures par élève sur chaque créneau
• Gestion d'emplois du temps multi-tuteurs pour les centres (plan Academy)
• Réservation en ligne par les élèves quand vous le souhaitez (volet planning)

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel d'emploi du temps pour tuteurs ?

Un logiciel d'emploi du temps pour tuteurs sert à construire et gérer votre semaine d'enseignement : quels cours ont lieu, quels élèves y participent, et ce qui se répète chaque semaine. Contrairement à un calendrier générique, chaque créneau garde ses élèves, sa présence et ses heures enseignées, si bien que l'emploi du temps reste connecté à vos dossiers élèves et à votre facturation.

Quelle est la différence entre un logiciel d'emploi du temps et un logiciel de planning pour tuteurs ?

L'emploi du temps est la structure de votre semaine : cours récurrents, groupes, et vues par jour, semaine ou mois. Le planning couvre la façon dont cette semaine se remplit et évolue : disponibilités, réservation en ligne par les élèves et validation des demandes. Teamlilit fait les deux dans un seul système : la semaine que vous construisez ici est la même que celle que vos élèves réservent. Le volet planning est couvert sur notre page logiciel de planning pour tuteurs.

Puis-je construire un emploi du temps hebdomadaire récurrent ?

Oui. Construisez votre semaine une fois et elle se répète automatiquement, chaque semaine ou à intervalle personnalisé, avec les bons élèves déjà assignés à chaque cours. Les créneaux fixes d'après l'école, les groupes du week-end et les blocs de période scolaire restent en place sans rien reconstruire.

Puis-je voir mon emploi du temps par jour, semaine et mois ?

Oui. Les vues jour, semaine et mois montrent tout votre emploi du temps d'un coup d'oeil, y compris les cours 1:1, les cours collectifs et les sessions de chaque tuteur si vous gérez un centre. Les sessions se synchronisent aussi automatiquement avec Google Calendar.

Existe-t-il un modèle d'emploi du temps de tuteur gratuit pour commencer ?

Oui. Notre modèle gratuit d'emploi du temps de tuteur est un outil interactif : ajoutez vos élèves, vos matières et vos tarifs horaires, puis téléchargez votre emploi du temps en PDF ou en fichier Excel, gratuitement et sans inscription. Quand vous voulez qu'il suive la présence et les heures tout seul, transférez-le dans Teamlilit sous forme de sessions récurrentes.

Un centre de tutorat peut-il gérer les emplois du temps de plusieurs tuteurs ?

Oui. Avec le plan Academy, un centre gère l'emploi du temps de chaque tuteur depuis un seul tableau de bord : un emploi du temps partagé entre tuteurs et salles pour éviter les doubles réservations, des vues par tuteur pour que chacun ne voie que sa semaine, et une vue d'ensemble pour les admins.

Que se passe-t-il quand un cours est déplacé ou annulé ?

C'est l'emploi du temps qui se met à jour, pas un fil de messages. Chaque session porte son propre statut : effectuée, annulée dans les temps, annulation tardive, absence ou reportée. Votre politique d'annulation décide de ce qui reste facturable, et le dossier de l'élève garde l'historique complet du cours d'origine et du cours déplacé.

L'emploi du temps suit-il la présence et les heures enseignées ?

Oui. La présence est enregistrée automatiquement sur chaque session, ainsi que le temps par élève. Le profil de chaque élève montre les cours suivis et les heures accumulées, prêts pour les retours aux parents, le suivi des forfaits et la facturation.

Et maintenant ?

Construisez votre semaine une fois et laissez-la tourner. Démarrez votre essai gratuit de 14 jours de Teamlilit et laissez l'emploi du temps de la semaine prochaine s'entretenir tout seul. Voir les tarifs pour le détail des plans.