Le suivi des élèves qui se remplit à chaque cours
Vous avez commencé avec quelques élèves et une simple liste. Aujourd'hui vous en suivez 20, 30, 50 ou plus, en cours individuels et en groupe, à des niveaux différents, et ce que vous savez de chacun est éparpillé entre un tableur, votre agenda, WhatsApp, vos e-mails et votre mémoire. Teamlilit donne à chaque élève une fiche qui se remplit à partir des cours que vous donnez, de la première note de cours à la facture. C'est le volet élèves du logiciel de cours particuliers qui organise toute votre semaine.
- 14 jours gratuits
- Sans carte bancaire
Votre stack actuelle
Pour qui ?
- Professeurs particuliers indépendants dont le tableur d'élèves ne suffit plus
- Enseignants qui suivent 10 élèves ou plus et jonglent entre notes, parents, présence et paiements
- Centres de soutien scolaire qui suivent des élèves répartis entre plusieurs enseignants
- Préparateurs aux examens et professeurs de langues qui ont besoin de la progression et de la présence de chaque élève
On ne perd pas le fil par manque de rigueur
On le perd parce que l'information est éparpillée. Les notes sont dans un carnet, les messages des parents dans WhatsApp, la présence dans votre tête, la facture dans un dossier à part, et l'agenda ne sait rien de tout cela.
Cela tient avec trois élèves. À quinze, ça casse. Un parent demande comment progresse son enfant et vous cherchez dans trois applications. Un cours est facturé deux fois, ou pas du tout. Vous oubliez qu'un cours manqué a été reporté, pas annulé. Le problème n'a jamais été l'effort : les informations sur un élève sont liées entre elles, et vos outils les gardent séparées.
Ce que contient la fiche de chaque élève
Teamlilit donne à chaque élève un seul endroit, relié au travail que vous faites réellement.
Profil, niveau et objectifs
Chaque élève a sa fiche : coordonnées, établissement et classe, objectifs d'apprentissage avec leur avancement, étiquettes et groupes. Son statut (actif, en essai, en pause) se lit d'un coup d'œil. Un clic suffit pour tout voir sur n'importe quel élève, et plusieurs élèves peuvent se comparer côte à côte.
Parents et responsables
Parents et responsables figurent sur la fiche, avec leur rôle (mère, père, responsable), leurs coordonnées, qui paie et qui prévenir en cas d'urgence. Les frères et sœurs se rattachent au même responsable. La communication importante sur les annulations, les paiements et les progrès reste liée à l'élève au lieu d'être enfouie dans une conversation.
Notes de cours
Écrivez une courte note après chaque cours : ce qui a été vu, ce qui a bien marché, ce qui reste à retravailler et l'objectif du cours suivant. La note reste rattachée à ce cours et à la fiche de l'élève, avec si besoin un fichier ou un lien joint, prête à être relue avant la séance suivante. Les comptes rendus de cours ont leur propre page : le logiciel de notes de cours.
Présence relevée pendant le cours
Pour les cours donnés dans la classe en ligne de Teamlilit, la présence de chaque élève est relevée automatiquement, avec l'heure d'arrivée et de départ. Les cours donnés en présentiel ou à domicile se pointent à la main. Le taux de présence s'affiche sur la fiche, et un élève qui enchaîne les absences apparaît « à surveiller » ou « à risque » dans votre liste.
Heures de cours et forfaits
Le temps passé par chaque élève est enregistré à chaque cours donné dans la classe Teamlilit, à côté de la présence. Pour un élève au forfait, la fiche montre les cours achetés, utilisés, réservés et disponibles. Notre guide sur comment suivre les heures facturables détaille la méthode.
Factures
Chaque élève a son propre tarif, à la séance ou à l'heure. Depuis sa fiche, vous créez une facture dont les lignes sont les cours réellement suivis, au bon tarif, sans recopier de chiffres entre un tableur et une application à part. Pas encore prêt ? Le générateur de factures gratuit produit un PDF professionnel en quelques minutes.
Échanges avec la famille
Chaque e-mail envoyé depuis Teamlilit s'inscrit sur la fiche de l'élève, et vous y notez un appel ou un échange important. Quand vous reprenez contact, vous savez ce qui a déjà été dit, sans le chercher dans votre téléphone.
Fichiers et supports
Les documents propres à l'élève se rangent sur sa fiche, et les supports d'un cours restent attachés à ce cours : le matériel d'une séance est là où se trouve la séance, pas dans un dossier Drive à part.
Historique des séances
Chaque cours arrive sur la fiche de l'élève depuis votre planning : date, présence, temps passé et notes. Quand un parent demande « comment ça se passe ? », la réponse est déjà là.
Du cours à la facture, sans ressaisie
Tout l'intérêt d'une fiche élève est qu'elle se relie au reste. Dans Teamlilit, tout tourne en une seule boucle :
planning → cours → présence et temps → fiche élève → facture → point avec les parents
Un cours planifié devient une séance. La séance enregistre la présence et le temps. La présence et le temps deviennent les lignes de la facture. La note de cours prépare le cours suivant et le point avec les parents. Rien n'est ressaisi, parce que rien n'a jamais été séparé.
Pourquoi pas un CRM générique ?
Des outils comme HubSpot ou Notion peuvent techniquement suivre des élèves, mais ils ne connaissent pas les cours particuliers. Ils raisonnent en affaires et en pipelines ; vous raisonnez en élèves, cours, présence et factures.
| CRM générique (HubSpot, Notion) | Teamlilit | |
|---|---|---|
| Fiches élèves | À construire à la main | Prêtes, avec l'historique des séances |
| Notes de cours | Champ libre, sans lien avec le cours | Rattachées à chaque cours et à chaque élève |
| Présence | Non disponible | Relevée automatiquement dans la classe Teamlilit |
| Lien avec la classe | Aucun | Les cours en ligne alimentent les fiches |
| Heures et factures | Pas prévu pour | Temps et factures à partir des cours donnés |
| Groupes | Bricolage dans un tableur | Classes et groupes intégrés |
| Mise en place | Des heures de paramétrage | Quelques minutes : ajoutez vos élèves, ou importez-les en CSV (plan Pro) |
Le suivi des élèves de Teamlilit est intégré à vos cours. Pas de configuration, pas d'intégrations, pas de bricolage. Pour la relation avec les familles, les demandes et les prospects, voyez notre CRM pour professeurs particuliers.
Fiche élève ou tableur ?
Un tableur est un bon point de départ, et il n'y a aucune honte à cela. Il est gratuit, souple et familier. Il fonctionne bien quand vous avez une poignée d'élèves, un planning stable et des paiements simples.
Il devient le mauvais outil en grandissant, non parce qu'il ne peut pas contenir les données, mais parce qu'il ne suit pas vos cours. Le tableur ne sait pas qu'un cours donné doit être facturé, qu'une absence doit suivre votre politique d'annulation, ni qu'un parent attend des nouvelles. Vous devenez le lien entre tout, et cette charge mentale finit par coûter cher.
Si vous hésitez à changer, notre guide CRM ou tableur : quand changer détaille le moment où le tableur cesse d'être rentable, et comment organiser ses élèves de cours particuliers décrit le système derrière un suivi propre.
Vos fiches élèves et le RGPD
Les fiches élèves, les coordonnées des parents, les notes de cours, la présence et les factures sont des données personnelles au sens du RGPD. Vous n'avez pas besoin de devenir juriste, mais un seul outil organisé rend l'essentiel plus simple :
- Ne garder que le nécessaire. Une fiche structurée par élève se garde plus facilement proportionnée que des notes éparpillées entre plusieurs applications.
- Retrouver vite. Si un parent demande quelles informations vous détenez sur son enfant, un dossier organisé se fournit sans peine.
- Séparer l'enseignement de l'argent. Les notes de cours et les documents financiers restent distincts, et les factures se conservent à part pour votre comptabilité.
- Supprimer ce qui ne sert plus. Avec un seul outil, faire le tri une fois par an devient réaliste.
Pour aller plus loin, voir notre guide sur les dossiers d'élèves à conserver.
Un seul outil au lieu d'un patchwork
Le vrai concurrent n'est pas une autre application. C'est le patchwork que la plupart des professeurs particuliers utilisent par défaut. Teamlilit le remplace par une fiche élève reliée à tout le reste.
| Ce que vous remplacez | Le problème qu'il créait |
|---|---|
| Google Agenda | Bloque du temps mais ne sait rien de l'élève ni du cours |
| Là où points avec les parents, annulations et paiements se perdent | |
| Google Sheets | Stocke des lignes, mais vous entretenez chaque lien à la main |
| Notion ou un CRM générique | Conçu pour des équipes commerciales, pas pour des cours et de la présence |
| Dossiers de factures PDF | Sans lien avec les cours réellement donnés |
| Carnet de notes | Les notes de cours restent loin de l'élève et du parent qui pose la question |
Vous dirigez un centre de soutien scolaire ? Suivez les élèves de tous vos enseignants
Un professeur avec 5 élèves, c'est simple. Trois enseignants avec 50 élèves répartis dans 10 groupes, cela demande de la structure. Avec le plan Academy, Teamlilit réunit les fiches des élèves de tous vos enseignants dans un seul tableau de bord : chaque professeur voit ses propres élèves, la direction garde la vue d'ensemble du centre, et les élèves sont rangés une fois dans les bons groupes au lieu de l'être semaine après semaine. C'est la même plateforme de cours particuliers en ligne qui fait tourner les cours eux-mêmes.
Fonctionnalités clés
- Une fiche élève par élève : profil, niveau, objectifs, étiquettes et statut
- Parents et responsables, avec le payeur et les frères et sœurs
- Notes de cours rattachées à chaque cours, avec un fichier ou un lien joint
- Présence relevée automatiquement dans la classe Teamlilit, pointage à la main pour les autres cours
- Temps par élève et forfaits de cours sur la fiche
- Factures créées depuis l'historique des cours, au tarif de chaque élève
- Organisation en classes et groupes
- Comparaison d'élèves côte à côte, filtres et listes enregistrées
- Lien en lecture seule pour les parents : cours, présence et factures
- Élèves illimités sur tous les plans, export CSV, import CSV sur le plan Pro
- Relié au planning et à la classe virtuelle
- Suivi des élèves de plusieurs enseignants pour les centres de soutien scolaire (plan Academy)
Comment ça marche
- Créez votre espace
- Ajoutez vos élèves, importez votre liste ou invitez-les à créer leur compte
- Rangez-les en classes et en groupes
- Planifiez les cours, enseignez, et laissez la présence et le temps s'enregistrer dans la classe Teamlilit
- Créez les factures depuis la fiche de l'élève
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des élèves ?
C'est l'outil qui réunit tout ce que vous savez d'un élève sur une seule fiche : son profil et son niveau, ses objectifs, les notes de chaque cours, l'historique de ses séances, sa présence, le temps passé et son statut. Contrairement à un tableur, la fiche se remplit à partir des cours que vous donnez, si bien que le cours, le suivi et la facture restent reliés au lieu de vivre dans des applications séparées.
Quelle différence avec un CRM ?
La fiche élève, c'est le suivi pédagogique : ce que l'élève a travaillé, sa présence et sa progression. Le CRM, c'est la relation avec les familles : les demandes qui arrivent, les prospects à relancer, les e-mails envoyés. Teamlilit fait les deux dans le même outil, et un prospect rejoint vos élèves dès que vous l'invitez.
Est-ce mieux qu'un tableur ?
Un tableur fonctionne bien tant que vous avez peu d'élèves. Il devient plus difficile en grandissant, car il stocke des lignes mais ne suit pas vos cours : il ne peut pas relier un cours donné à la présence, aux heures de cours et à la facture. Une fiche élève reliée à vos cours garde ces éléments ensemble, pour que vous cessiez d'être le lien entre cinq outils différents. Notre guide CRM ou tableur : quand changer détaille la décision.
Puis-je garder des notes de cours pour chaque élève ?
Oui. Après chaque cours, vous écrivez une courte note qui reste rattachée à ce cours et à la fiche de l'élève, avec si besoin un fichier ou un lien joint. Avant le cours suivant, vous relisez où vous en étiez sans chercher dans vos documents et vos messages.
La présence et le temps de cours sont-ils relevés automatiquement ?
Oui, pour les cours donnés dans la classe en ligne de Teamlilit : l'heure d'arrivée et de départ de chaque élève est enregistrée, avec le temps passé en cours. Les cours donnés ailleurs, en présentiel ou à domicile, se pointent à la main. Dans les deux cas, ce relevé sert à la facture, pour ne pas reconstituer le mois de mémoire. Voir le suivi de présence et les heures de cours par élève.
Les élèves et les parents peuvent-ils avoir leur propre accès ?
Oui. Chaque élève que vous invitez a son compte pour voir ses cours, rejoindre la classe et retrouver ses supports. Les parents n'ont pas besoin de compte : vous leur envoyez un lien privé, en lecture seule, qui montre les cours de leur enfant, sa présence avec la durée et les factures. Ce lien ne permet ni de réserver, ni d'annuler, ni de payer.
Mes fiches élèves sont-elles concernées par le RGPD ?
Oui. Noms des élèves, coordonnées des parents, notes de cours, présence et factures sont des données personnelles au sens du RGPD. Garder les fiches dans un seul outil organisé aide à ne conserver que le nécessaire, à retrouver vite une information et à répondre si un parent demande ce que vous détenez sur son enfant. Voir les dossiers d'élèves à conserver.
Un centre de soutien scolaire peut-il suivre les élèves de plusieurs enseignants ?
Oui. Avec le plan Academy, un centre suit les fiches des élèves de tous ses enseignants depuis un seul tableau de bord : chaque professeur voit ses propres élèves, et la direction garde la vue d'ensemble du centre. Le plan Academy inclut 4 postes d'enseignant.
Commencez à suivre vos élèves dans Teamlilit
Donnez à chaque élève une vraie fiche, une présence relevée pendant le cours et une facture construite à partir des cours donnés. La mise en place prend quelques minutes, avec 14 jours d'essai sans carte bancaire. Pas encore prêt ? Commencez avec le modèle de fiche élève gratuit. Quand vous voulez la version reliée à vos cours, consultez nos tarifs.
