Le logiciel de gestion des élèves qui relie tout votre flux de tutorat
Vous avez commencé avec quelques élèves et une simple liste. Aujourd'hui vous en avez 20, 30, 50 ou plus, dans différents groupes et niveaux, et le dossier de chacun est éparpillé entre un tableur, votre agenda, WhatsApp, l'e-mail et votre mémoire. Teamlilit est un logiciel de gestion des élèves conçu pour le tutorat : un dossier connecté par élève, de la première note de cours à la facture finale. C'est le côté élèves du logiciel de gestion de tutorat plus large qui pilote toute votre semaine.
Votre stack actuelle
Pour qui
- Tuteurs particuliers et indépendants qui ont dépassé un tableur d'élèves
- Tuteurs avec 10 élèves ou plus jonglant entre notes, parents, présence et paiements
- Agences et centres de tutorat suivant des élèves répartis sur plusieurs tuteurs
- Tuteurs de préparation aux examens et de langues ayant besoin de progression et de présence par élève
Les tuteurs ne perdent pas le contrôle par paresse
Ils le perdent parce que leurs informations sont éparpillées. Les notes sont dans un carnet, les messages des parents dans WhatsApp, la présence dans votre tête, la facture dans un dossier à part, et l'emploi du temps dans un agenda qui ne sait rien de tout cela.
Cela tient à trois élèves. À quinze, ça casse. Un parent demande comment progresse son enfant et vous cherchez dans trois applications. Un cours est facturé deux fois, ou pas du tout. Vous oubliez qu'un cours manqué a été reporté, pas annulé. Le problème n'a jamais été l'effort. Le problème est que l'information de tutorat est connectée, et que vos outils la gardent séparée.
Gardez chaque élève, note de cours, point parents, relevé de présence et facture connectés
Teamlilit donne à chaque élève un seul endroit, relié au travail que vous faites réellement.
Fiches élèves
Chaque élève a une fiche : coordonnées, classe et matière, objectifs, points forts, points faibles, groupes et notes. Un clic pour tout voir sur n'importe quel élève, au lieu de le reconstituer de mémoire.
Contacts des parents et tuteurs légaux
Nom du parent, e-mail, téléphone, moyen de contact préféré et contact de facturation distinct figurent tous sur l'élève. La communication importante sur les annulations, les paiements et les progrès reste liée à l'élève au lieu d'être enfouie dans une conversation.
Notes de cours
Écrivez une courte note après chaque cours : ce qui a été vu, ce qui a bien marché, ce qui est à retravailler, les devoirs donnés et l'objectif suivant. La note figure sur la fiche élève et sur le cours, prête à être relue avant la séance suivante.
Présence automatique
Quand un élève rejoint une session en direct, la présence est enregistrée automatiquement avec les heures d'arrivée et de départ. Quand il ne vient pas, vous le savez. Plus d'appels manuels, plus de devinettes en fin de journée.
Heures facturables
Le temps par élève est saisi sur chaque session aux côtés de la présence, si bien que les cours terminés deviennent des heures facturables sans les compter à la main. Notre guide sur comment suivre les heures facturables couvre l'ensemble.
Factures
Les cours facturables se transforment directement en factures. Lisez la période sur la fiche élève et créez un PDF professionnel avec le générateur de factures gratuit, au lieu de recopier des chiffres entre un tableur et une application de facturation à part.
Rappels et relances
Les relances qui font tourner une activité de tutorat, envoyer un point parents, relancer un paiement, réserver le prochain cours, cessent de dépendre de la mémoire et deviennent partie du dossier de l'élève.
Fichiers et devoirs
Ressources et devoirs sont reliés au cours et à l'élève, pour que le matériel d'une séance soit là où la séance se trouve, pas dans un dossier Drive à part.
Historique de progression
Chaque session arrive automatiquement sur le dossier de l'élève via votre planning, construisant un historique complet de présence, de temps et de notes. Quand un parent demande « comment ça se passe ? », la réponse est déjà là.
Le flux de tutorat connecté
Tout l'intérêt d'un logiciel de gestion des élèves est que les éléments se relient. Dans Teamlilit, ils tournent en une seule boucle :
planning → fiche élève → notes de cours → présence → heures facturables → facture → point parents
Un cours planifié devient une session. La session enregistre la présence et le temps. La présence et le temps deviennent des heures facturables. Les heures facturables deviennent une facture. La note de cours façonne le cours suivant et le point parents. Rien n'est ressaisi, parce que rien n'a jamais été séparé.
Pourquoi c'est mieux qu'un CRM générique
Des outils comme HubSpot ou Notion peuvent techniquement suivre les élèves, mais ils ne comprennent pas le tutorat. Ils pensent en affaires et en pipelines ; vous pensez en élèves, cours, présence et factures.
| CRM générique (HubSpot, Notion) | Teamlilit | |
|---|---|---|
| Profils élèves | Configuration manuelle | Intégrés avec historique des sessions |
| Notes de cours | Champ libre, déconnecté | Rattachées à chaque cours et élève |
| Présence | Non disponible | Automatique, par session |
| Connecté à la classe | Non | Oui, les sessions en direct mettent à jour les profils |
| Heures facturables et factures | Pas conçu pour | Temps et factures à partir des cours terminés |
| Gestion de groupes | Bricolage sur tableur | Organisation native en classes et groupes |
| Temps de configuration | Des heures de paramétrage | Quelques minutes, ajoutez vos élèves |
La gestion des élèves de Teamlilit est intégrée au flux d'enseignement. Pas de configuration, pas d'intégrations, pas de bricolage. Si vous voulez une expérience CRM qui comprend le tutorat, c'est ici.
Logiciel de gestion des élèves ou tableur
Un tableur est un bon point de départ, et il n'y a aucune honte à cela. Il est gratuit, flexible et familier. Il fonctionne bien quand vous avez une poignée d'élèves, un planning stable et des paiements simples.
Il devient le mauvais outil en grandissant, non parce qu'il ne peut pas contenir les données, mais parce qu'il ne peut pas piloter le flux. Le tableur ne sait pas qu'un cours terminé doit devenir facturable, qu'une absence doit suivre votre politique d'annulation, ni qu'un parent a besoin d'un point. Vous devenez le lien entre tout, et cette charge mentale devient coûteuse.
Si vous pesez le changement, notre guide CRM pour tuteurs ou tableur détaille exactement quand un tableur cesse d'être rentable, et comment organiser ses élèves de cours particuliers couvre le système derrière un dossier propre.
Conçu pour les tuteurs particuliers et centres au Royaume-Uni
Si vous enseignez au Royaume-Uni, vos dossiers d'élèves, coordonnées de parents, notes de cours, présence et factures sont des données personnelles au sens du UK GDPR et du Data Protection Act 2018. Vous n'avez pas besoin de devenir expert en protection des données, mais garder les dossiers dans un seul système organisé et sécurisé rend l'essentiel facile :
- Ne garder que le nécessaire. Une fiche structurée par élève est plus simple à garder proportionnée que des notes éparpillées entre applications.
- Retrouver vite. Si un parent demande quelles informations vous détenez, un dossier organisé est simple à fournir.
- Séparer l'enseignement de l'argent. Notes de cours et documents financiers restent distincts, et les documents financiers peuvent être conservés pour le fisc.
- Supprimer ce dont vous n'avez plus besoin. Un système unique rend réaliste une revue et un nettoyage annuels.
Pour l'ensemble, voir notre guide sur quels dossiers les tuteurs particuliers doivent conserver.
Un seul système au lieu d'un patchwork
Le vrai concurrent n'est pas une autre application. C'est le patchwork que la plupart des tuteurs utilisent par défaut. Teamlilit remplace toute la pile par un dossier élève connecté.
| Ce que vous remplacez | Le problème qu'il créait |
|---|---|
| Google Calendar | Bloque du temps mais ne sait rien de l'élève ni du cours |
| Là où points parents, annulations et paiements se perdent | |
| Google Sheets | Stocke des lignes, mais vous entretenez chaque lien à la main |
| Notion ou un CRM générique | Conçu pour des équipes de vente, pas pour cours et présence |
| Dossiers de factures PDF | Déconnectés des cours réellement donnés |
| Rappels manuels | Les relances dépendent de la mémoire, donc certaines n'arrivent jamais |
Vous gérez un centre de tutorat ? Gérez les élèves de tous les tuteurs
Un tuteur avec 5 élèves, c'est simple. Trois tuteurs avec 50 élèves répartis sur 10 groupes, cela demande de la structure. Avec le plan Academy, Teamlilit gère les dossiers des élèves de tous les tuteurs depuis un tableau de bord unique : chaque tuteur voit ses propres élèves, les administrateurs gardent une vue d'ensemble du centre, et les élèves sont organisés une fois dans les bons groupes au lieu de l'être semaine après semaine. C'est une partie de la même plateforme de tutorat en ligne qui anime les cours eux-mêmes.
Fonctionnalités clés
- Une fiche élève par apprenant avec coordonnées, objectifs et notes
- Contacts des parents et tuteurs légaux avec un contact de facturation distinct
- Notes de cours rattachées à chaque cours et élève
- Suivi de présence automatique par session
- Temps par élève et heures facturables à partir des cours terminés
- Factures générées depuis l'historique des cours
- Organisation en classes et groupes
- Comptes élèves avec accès en libre-service aux cours et aux ressources
- Connecté au planning et à la classe virtuelle
- Gestion des élèves multi-tuteurs pour les centres de tutorat (plan Academy)
Comment ça marche
- Créez votre espace de tutorat
- Ajoutez vos élèves, ou invitez-les à créer leur propre compte
- Organisez-les en classes et groupes
- Planifiez les sessions, enseignez, et laissez la présence et le temps s'enregistrer seuls
- Lisez les heures facturables et envoyez les factures depuis le dossier de l'élève
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des élèves pour tuteurs ?
Un logiciel de gestion des élèves pour tuteurs est un système qui réunit tout sur chaque élève en un seul endroit connecté : sa fiche, ses notes de cours, les contacts des parents, la présence, les heures facturables, les factures et la progression. Contrairement à un CRM générique, il comprend le flux du tutorat, si bien que le cours, le dossier et la facturation sont reliés au lieu de vivre dans des applications séparées.
En quoi est-ce différent d'un CRM pour tuteurs ?
Dans le tutorat, les deux se recoupent largement. Un CRM pour tuteurs se concentre sur la relation : fiches élèves, contacts des parents, notes et relances. Un logiciel de gestion des élèves ajoute le côté opérationnel : planning, présence, historique des cours, heures facturables et factures. Teamlilit est les deux, dans un système unique où le dossier et l'enseignement ne font qu'un.
Est-ce mieux qu'un tableur ?
Un tableur fonctionne bien quand votre activité est petite. Il devient plus difficile en grandissant, car il stocke des lignes mais ne pilote pas le flux : il ne peut pas relier un cours terminé à la présence, aux heures facturables, à une facture. Un logiciel de gestion des élèves garde ces éléments connectés, pour que vous cessiez d'être le lien entre cinq outils différents. Notre guide CRM pour tuteurs ou tableur détaille la décision.
Puis-je garder des notes de cours pour chaque élève ?
Oui. Chaque fiche élève contient de courtes notes de cours aux côtés de la présence et de l'historique des sessions, pour écrire une note rapide après chaque cours et la relire avant le suivant sans chercher dans des documents et des messages.
La présence et les heures facturables sont-elles suivies automatiquement ?
Oui. Quand un élève rejoint une session en direct, la présence et le temps par élève sont enregistrés automatiquement, avec les heures d'arrivée et de départ. Ce relevé alimente directement les heures facturables et les factures, pour ne pas reconstituer le mois de mémoire.
Les élèves et les parents peuvent-ils avoir leur propre accès ?
Les élèves créent leur propre compte gratuit pour voir leurs cours, rejoindre les sessions et accéder aux ressources. Les coordonnées des parents ou tuteurs légaux, dont un contact de facturation distinct, figurent sur la fiche élève pour que la communication importante reste liée à l'élève plutôt qu'éparpillée dans WhatsApp.
Est-ce adapté aux tuteurs particuliers et centres au Royaume-Uni ?
Oui. Les tuteurs conservent des noms d'élèves, des contacts de parents, des notes de cours, la présence et des factures, qui sont des données personnelles au sens du UK GDPR et du Data Protection Act 2018. Garder les dossiers dans un seul système organisé et sécurisé facilite le fait de ne conserver que le nécessaire, de le retrouver vite et de répondre si un parent demande ce que vous détenez. Voir quels dossiers les tuteurs particuliers doivent conserver.
Un centre de tutorat peut-il gérer les élèves de plusieurs tuteurs ?
Oui. Avec le plan Academy, un centre de tutorat gère les dossiers des élèves de tous les tuteurs depuis un tableau de bord unique, chaque tuteur voyant ses propres élèves et les administrateurs gardant une vue d'ensemble de tout le centre.
Commencez à organiser vos élèves dans Teamlilit
Donnez à chaque élève une vraie fiche, une présence automatique et une facture qui se construit à partir de vrais cours. La mise en place prend quelques minutes. Pas encore prêt à vous engager ? Commencez avec le modèle de fiche élève pour tuteurs gratuit. Quand vous êtes prêt pour la version connectée, consultez nos tarifs pour les détails.
