Vous terminez un excellent cours. L'eleve a enfin compris les equations du second degre, vous etiez content, et vous refermez l'ordinateur. Trois semaines plus tard, le parent vous ecrit : "On va faire une pause pour l'instant, merci pour tout." Aucun signe avant-coureur. Vous ne saviez absolument pas que quelque chose n'allait pas, parce que, du point de vue du parent, rien n'a jamais paru aller bien. Il n'a jamais vu le declic sur les equations. Il a vu un virement partir chaque semaine et un enfant qui repond "ca va" quand on lui demande comment se passe le tutorat.
C'est dans cet ecart que la plupart des relations de tutorat meurent en silence. Pas a cause d'un mauvais enseignement. A cause du silence. Si vous voulez que le travail derriere le fait de trouver plus d'eleves en tutorat tienne vraiment dans la duree, la communication avec les parents est le muscle a entrainer en premier, car c'est ce qui maintient un contrat en vie assez longtemps pour produire les resultats, les recommandations et les avis qui font grandir tout le reste.
Le parent est le client, meme quand l'enfant est l'eleve
Gardez deux verites en tete a la fois. L'enfant est celui que vous enseignez, avec qui vous creez du lien, celui dont vous cherchez a renforcer la confiance. Le parent est celui qui paie, qui decide si les cours continuent, et qui dit aux autres parents devant l'ecole si vous en valiez la peine.
Vous pouvez etre adore par l'eleve et perdre quand meme le contrat, parce que la personne qui signe le cheque n'a jamais ete conviee dans la piece. Un enfant de douze ans ne va pas rapporter a la maison qu'"on a consolide les fractions et qu'il y a des progres nets sur les problemes a plusieurs etapes." Il hausse les epaules. Il dit que c'etait bien. Si ce haussement d'epaules est la seule source d'information du parent, votre excellent travail est invisible, et le travail invisible est le premier a sauter quand l'argent se fait rare.
Traitez donc le parent comme un client ayant un besoin legitime : la visibilite. Non pas parce qu'il est envahissant, mais parce qu'il est responsable d'un enfant et depense de l'argent reel pour un resultat qu'il ne voit pas se produire. Votre role est de rendre les progres visibles a la personne qui ne peut pas assister au cours.
Posez le cadre avant le premier cours, pas apres le premier probleme
La plupart des frictions avec les parents viennent de choses qui n'ont jamais ete convenues, seulement supposees. La solution est une courte conversation au depart qui couvre cinq points :
- L'objectif. S'agit-il d'une note precise au brevet en fin d'annee, de rattraper un trimestre difficile, ou de gagner en confiance et en methode de travail ? Nommez-le a voix haute pour viser tous les deux la meme cible.
- Le planning. Quel jour et quelle heure, a quelle frequence, et combien de temps a l'avance vous reservez. Les parents se detendent quand le rythme est fixe plutot que negocie chaque semaine.
- Les devoirs et l'entrainement. Ce que vous allez donner, combien de temps cela prend a peu pres, et ce que vous attendez du parent (en general : proteger le temps de travail, pas corriger les exercices).
- La politique d'annulation. Votre delai de preavis et ce qui se passe en cas d'annulation tardive ou d'absence, en termes clairs. Genant a dire une fois, penible a improviser en plein litige. Si c'est un point faible chez vous, notre guide sur comment reduire les absences en tutorat propose les formulations.
- Comment vous garderez le contact. Le canal, la frequence, et a peu pres quand ils auront de vos nouvelles.
Dix minutes ici evitent un trimestre de malentendu diffus. Un parent qui sait exactement a quoi il s'est engage est un parent qui ne relance pas, ne remet pas tout en question, et ne vous en veut pas en silence.
Instaurez un rythme de points que les parents attendent vraiment
Voici une chose que l'ecole a appris aux parents a attendre, puis qu'elle offre rarement : la visibilite. Un parent recoit un bulletin deux fois par an et un creneau de dix minutes en reunion parents-professeurs qu'il a fallu arracher. Les parents sont en manque d'une image claire et honnete de la facon dont leur enfant progresse. En tant que tuteur particulier, vous pouvez la leur donner, et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les familles restent.
Deux niveaux fonctionnent le mieux.
Le message d'apres-cours. Deux ou trois phrases, envoyees le jour meme : ce que vous avez travaille, comment cela s'est passe, et une chose a reviser avant la prochaine fois. Cela vous coute deux minutes et cela change completement l'experience du parent. Desormais, chaque paiement a un resultat visible qui lui est rattache. Desormais, le "ca va" de l'enfant est appuye par des preuves venant de vous.
Le bilan de progression periodique. Toutes les quatre a six semaines (ou a la fin d'une periode), prenez du recul par rapport aux cours individuels et montrez la trajectoire. Ou en etions-nous, ou en sommes-nous maintenant, quelle est la suite. C'est la que le parent voit la courbe monter, et c'est exactement le moment ou il decide de continuer. Un format simple et coherent rend ce bilan rapide a produire ; notre modele de bilan de progression pour tuteurs vous donne une structure reutilisable pour chaque eleve.
Vous n'avez pas besoin d'ecrire une dissertation. Vous devez etre fiable. Un point court qui arrive toujours vaut mieux qu'un point magnifique qui arrive quand vous y pensez.
Annoncez les mauvaises nouvelles tot, calmement et avec un plan
Tot ou tard, vous devrez dire a un parent quelque chose qu'il n'a pas envie d'entendre. Un objectif manque. Des devoirs jamais faits. L'enfant a ete impoli, ou decroche, ou est plus en retard que le parent ne le croit.
L'instinct est de l'adoucir jusqu'au flou, ou de le repousser entierement. Les deux se retournent contre vous. Une nouvelle vague ("on y arrive") laisse le parent garder une image irrealiste jusqu'a ce que la realite arrive comme un choc. Une nouvelle differee est vecue comme une trahison : "Pourquoi je l'apprends seulement maintenant ?"
La structure fiable est observation, impact, plan :
- Observation. Ce que vous avez reellement vu, dans un langage neutre. "Sur les trois derniers cours, les devoirs n'ont pas ete faits." Pas "il est paresseux."
- Impact. Pourquoi cela compte pour l'objectif convenu. "C'est cet entrainement qui fait progresser la note, du coup on passe du temps de cours sur des choses qui devraient etre des devoirs."
- Plan. Deux etapes concretes, une pour vous et une pour eux. "Je vais donner des taches plus courtes et plus ciblees. Pourriez-vous verifier que c'est fait avant notre cours ? On fait le point dans deux semaines."
Les parents savent encaisser les mauvaises nouvelles. Ce qu'ils ne savent pas encaisser, c'est une surprise, ou un probleme qu'on leur tend sans aucune voie de sortie. Annoncez-le tot et avec un plan, et les conversations difficiles renforcent la confiance au lieu de la briser, parce que vous avez montre que vous leur direz la verite et que vous tenez la barre.
Tenez des limites pour rester regulier, pas disponible 24h/24
La chaleur sans limites vous epuise et, curieusement, vous fait paraitre moins professionnel. Un tuteur qui repond instantanement a 22h un soir puis se tait pendant trois jours parait imprevisible. Un tuteur aux regles claires et stables inspire confiance.
Fixez trois choses et tenez-les :
- Le canal. Choisissez ou se passe la communication avec les parents et gardez-la la. Quand les points, les notes et le planning vivent au meme endroit, rattaches a l'eleve plutot qu'eparpilles entre SMS, e-mails et messages vocaux, rien ne se perd et vous ne cherchez jamais "ce message a propos de la date de l'examen."
- Le delai de reponse. Dites aux parents que vous repondez sous un jour ouvre, pas immediatement. Cette seule phrase vous rend vos soirees et pose une attente saine des le premier jour.
- Le perimetre. Les questions sur les cours sont les bienvenues. Les changements d'horaire de derniere minute passent par votre politique d'annulation. Une urgence est une urgence ; une fete d'anniversaire reportee n'en est pas une.
Rien de tout cela n'est froid. Les limites sont ce qui vous permet de continuer a bien assurer pour chaque famille au lieu de vous epuiser sur la plus bruyante.
Laissez de bons comptes rendus faire le gros du travail
Tout ce qui precede a l'air de representer beaucoup d'ecriture. Ce n'est pas le cas, si vos comptes rendus sont en ordre. Les tuteurs qui redoutent les points aux parents sont presque toujours ceux qui reconstituent le dernier mois de memoire a 21h un dimanche.
Inversez la logique. Si chaque cours a deja une note datee (ce que vous avez travaille, comment cela s'est passe, ce qu'il faut reviser), alors le message d'apres-cours est une copie de deux lignes et le bilan des six semaines n'est que ces notes relues comme une tendance. Vous citez des preuves concretes au lieu d'impressions vagues. Vous repondez "comment se debrouille-t-elle sur les pourcentages ?" en quelques secondes parce que c'est ecrit, pour chaque eleve, au meme endroit. Notre guide sur comment tenir des notes de cours pour ses eleves va plus loin, et un vrai logiciel de gestion des eleves garde chaque note, chaque cours et chaque point rattaches au bon enfant, pour que rien ne vive uniquement dans votre tete.
Une bonne communication n'est pas un talent que certains tuteurs possedent. C'est un sous-produit de bons comptes rendus plus un rythme fixe. Reussissez ces deux points et les messages s'ecrivent tout seuls.
Pourquoi c'est le moteur discret de toute votre activite
Une communication solide avec les parents n'est pas un simple bonus. C'est le mecanisme derriere les deux choses qui font grandir une activite de tutorat : garder les eleves que vous avez, et etre recommande a de nouveaux.
Un parent qui se sent informe ne met pas les cours en pause "pour reevaluer." Il renouvelle sans hesiter, ce qui est au coeur du fait de fideliser ses eleves en tutorat. Et un parent qui vous fait confiance, qui a vu les progres que vous avez rendus visibles, est le parent qui prononce votre nom devant l'ecole, ce qui est exactement la facon dont naissent les recommandations et les avis. Vous ne pouvez pas demander un avis a un inconnu. Vous pouvez en gagner un aupres d'un parent qui a vu son enfant progresser et s'est senti accompagne du debut a la fin.
Chaque note claire, chaque alerte anticipee, chaque bilan honnete est un petit depot. Suffisamment de depots et la relation devient de celles qui survivent a un mauvais trimestre, a un mois charge ou a une offre concurrente. Voila le rendement de dix minutes de communication par semaine.
FAQ
A quelle frequence dois-je informer les parents quand je suis tuteur particulier ?
Un court message apres chaque cours, plus un bilan de progression plus complet toutes les quatre a six semaines, convient a la plupart des tuteurs. Le message d'apres-cours prend deux minutes et montre ce que vous avez travaille ainsi qu'une chose a reviser. Le bilan periodique prend du recul pour montrer la trajectoire vers l'objectif, qu'il s'agisse d'une note au brevet ou de la prise de confiance. Fixez ce rythme des le depart pour que les parents sachent quand vous attendre et cessent de vous relancer entre deux points.
C'est le parent qui paie mais c'est l'enfant l'eleve, alors pour qui je travaille vraiment ?
Vous servez les deux, mais le parent est le client. L'enfant est celui que vous enseignez et avec qui vous creez du lien, tandis que le parent decide si les cours continuent, regle les factures et vous recommande a d'autres familles. Si vous ne gerez que la relation avec l'enfant, vous pouvez faire un enseignement brillant et perdre quand meme le contrat parce que le parent s'est senti tenu a l'ecart. Tenez le parent informe meme quand l'enfant est content.
Comment annoncer a un parent que son enfant est en retard ou se comporte mal ?
Commencez par des faits, pas des jugements, et associez toujours le probleme a un plan. Dites ce que vous avez observe, pourquoi cela compte pour l'objectif, et les deux choses que chacun va faire pour y remedier. Evitez les etiquettes vagues comme paresseux ou difficile. Les parents encaissent les mauvaises nouvelles quand elles arrivent tot, calmement et avec une voie de sortie. Ils reagissent mal aux surprises, alors ne laissez jamais un objectif manque tomber pour la premiere fois dans un bilan de fin de trimestre.
Quelles limites poser pour les messages des parents ?
Fixez un canal, un delai de reponse et un perimetre. Dites aux parents quel moyen vous utilisez pour les points, que vous repondez sous un jour ouvre plutot qu'instantanement, et que les questions sur le contenu des cours sont les bienvenues alors que les changements d'horaire de derniere minute suivent votre politique d'annulation. Poser des limites n'a rien de froid. Les parents font bien plus confiance a un tuteur regulier qu'a un tuteur qui repond a 22h un soir et disparait le lendemain.
En quoi de bons comptes rendus facilitent-ils la communication avec les parents ?
Quand chaque cours a une note datee indiquant ce que vous avez travaille, comment cela s'est passe et ce qu'il faut reviser, ecrire un point devient une simple copie plutot qu'un test de memoire. Vous pouvez citer des preuves concretes, montrer une tendance sur plusieurs semaines et repondre a une question d'un parent en quelques secondes au lieu de deviner. Garder les notes de cours au meme endroit pour chaque eleve transforme la communication d'une corvee redoutee en un sous-produit rapide et credible de l'enseignement que vous avez deja fait.
