Nachhilfe-Verwaltungssoftware für Tutoren und Nachhilfezentren
Wenn Ihr Nachhilfegeschäft auf WhatsApp-Nachrichten, einer Tabelle, einem Kalender und einer separaten Video-App läuft, erledigen Sie dieselbe Arbeit mehrfach und verlieren trotzdem den Überblick. Teamlilit ist eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware, die den gesamten Betrieb in einer Plattform bündelt: Terminplanung, Anwesenheit, Online-Unterricht, Schülerakten, abrechenbare Stunden, Stornierungen und Rechnungen, alles mit derselben Unterrichtsstunde verbunden. Für das größere Bild des Online-Unterrichts lesen Sie unseren Leitfaden zum virtuellen Klassenzimmer für Tutoren.
Dein aktueller Stack
Für wen das gedacht ist
- Einzeltutoren und selbstständige Tutoren, die eine professionelle Einrichtung statt eines Flickenteppichs aus Apps wünschen
- Nachhilfeagenturen und kleine Akademien, die mehrere Tutoren und Dutzende Schüler koordinieren
- Nachhilfezentren, die feste Wochenstundenpläne über Fächer und Niveaus hinweg führen
- Sprachschulen und Prüfungsvorbereitungszentren (IELTS, TOEFL, Abitur und mehr)
Was ist eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware?
Eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware steuert den Tagesbetrieb eines Nachhilfegeschäfts von einem Ort aus, statt einen Kalender, eine Tabelle, ein Video-Tool und ein Notizbuch zusammenzustückeln. Sie weiß, was eine Unterrichtsstunde tatsächlich ist: ein Schüler (oder eine Gruppe), zu einer Zeit, für eine Dauer, mit Anwesenheit, Materialien und einer Aufzeichnung danach.
Das ist der Unterschied zwischen generischen Werkzeugen und einem echten Nachhilfesystem. Ein Kalender blockiert Zeit, unterscheidet aber eine Unterrichtsstunde nicht von einem Zahnarzttermin. Eine Tabelle speichert Zahlen, verbindet sie aber nicht damit, wer erschienen ist. Teamlilit verknüpft alles mit der Sitzung, sodass aus der Buchung der Unterricht, aus dem Unterricht die Anwesenheit und aus der Anwesenheit die abrechenbare Aufzeichnung wird, ohne dass etwas erneut eingegeben werden muss.
Nachhilfe-Verwaltungssoftware im Vergleich zu Tabellen
Eine Tabelle fühlt sich kostenlos an, bis Sie die Stunden zählen, die sie kostet, und das Geld, das sie durchsickern lässt. Jede Unterrichtsstunde ist eine Zeile, die Sie ausfüllen müssen, jede Änderung ist manuell, und nichts ist mit dem tatsächlichen Unterricht verbunden.
| Aufgabe | Tabelle + Apps | Teamlilit |
|---|---|---|
| Unterricht planen | Manuelle Kalendereinträge | Wiederkehrende Sitzungen mit zugewiesenen Schülern |
| Anwesenheit erfassen | Separates Blatt, von Hand ausgefüllt | Automatisch, pro Sitzung |
| Abrechenbare Stunden erfassen | Rekonstruktion am Monatsende | Pro Schüler, aus dem Live-Unterricht erfasst |
| Unterricht durchführen | Einen Zoom-Link versenden | Integriertes Klassenzimmer, mit dem Stundenplan verbunden |
| Schülerakten pflegen | Reiter, die veralten | Ein Profil pro Schüler, immer aktuell |
| Stornierungen verwalten | Leicht zu vergessen | Mit Anwesenheit und Richtlinienhinweisen verknüpft |
| Rechnungen versenden | Kopieren/Einfügen aus dem Blatt | Bereit aus der Unterrichtshistorie |
Für einen tieferen Blick darauf, wann sich eine Tabelle nicht mehr auszahlt, lesen Sie unseren Leitfaden zu Stundenplan-Software für Tutoren im Vergleich zur Tabelle.
Für Privattutoren im Vergleich zu Nachhilfezentren
Dieselbe Plattform löst zwei unterschiedliche Probleme. Ein Privattutor schützt und füllt die eigene Woche; ein Nachhilfezentrum koordiniert viele Wochen gleichzeitig ohne Kollisionen. Teamlilit bewältigt beides.
| Privattutor | Nachhilfezentrum | |
|---|---|---|
| Wer im Stundenplan steht | Nur Sie, ein Stundenplan | Mehrere Tutoren, Räume und Gruppen in einer Ansicht |
| Schüler | Ihr eigener Schülerstamm und Ihre Akten | Gemeinsame Akten mit Zugriff pro Tutor und für Administratoren |
| Buchung | Schüler buchen Ihre freien Zeitfenster selbst | Schüler buchen selbst; Administratoren verteilen über Tutoren |
| Abrechnung | Ihre Stunden, bereit zur Rechnungsstellung | Die Stunden jedes Tutors an einem Ort zur Abrechnung |
| Der Hauptvorteil | Ihre Woche von WhatsApp lösen | Das gesamte Zentrum über ein Dashboard führen |
Für einen Einzeltutor starten Sie im Solo- oder Pro-Tarif. Für ein Zentrum mit mehreren Tutoren ergänzt der Academy-Tarif Stundenpläne für mehrere Tutoren, Gruppenanmeldung und administrative Aufsicht. Es gibt eigene Seiten für den Betrieb eines Nachhilfezentrums, eines Nachhilfeunternehmens und einer Online-Sprachschule.
Terminplanung und Anwesenheit
Terminplanung ist das Rückgrat des Systems. Bauen Sie Ihre Woche einmal auf mit wiederkehrendem Einzelunterricht und Gruppenunterricht, lassen Sie Schüler Ihre freien Zeitfenster innerhalb Ihrer Verfügbarkeitsregeln selbst buchen und synchronisieren Sie alles automatisch mit Google Kalender. Kein "Hast du um 17 Uhr Zeit?"-Hin und Her mehr.
Wenn eine Sitzung läuft, wird die Anwesenheit automatisch erfasst mit Beitritts- und Verlassenszeiten pro Schüler, statt hinterher von Hand abgehakt zu werden. Die Buchung fließt direkt in die Anwesenheitsaufzeichnung ein, sodass Ihr Stundenplan immer widerspiegelt, was tatsächlich passiert ist. Sie starten mit einer leeren Woche? Lesen Sie unseren Leitfaden dazu, wie man einen Nachhilfe-Stundenplan erstellt.
Schülerakten und Unterrichtshistorie
Jeder Schüler hat ein Profil: Kontaktdaten, Notizen, die Gruppen, denen er angehört, und eine vollständige Historie seiner Sitzungen mit Anwesenheit und Zeit im Unterricht. Weil die Aufzeichnung aus den Unterrichtsstunden selbst entsteht, ist sie immer aktuell, sodass Sie die Frage "Wie kommt dieser Schüler voran und wie viel hat er bisher gehabt?" beantworten können, ohne drei Apps zu durchsuchen. Für Tutoren, die ihre Praxis rund um Beziehungen und Nachfassen aufbauen, treiben dieselben Akten ein richtiges Tutor-CRM an.
Wenn Sie das noch von Hand zusammensetzen, führt Sie unser Leitfaden dazu, wie man private Nachhilfeschüler organisiert, durch das System, Tutor-CRM im Vergleich zur Tabelle behandelt, wann man wechseln sollte, und welche Schülerakten Privattutoren führen sollten erklärt, was man aufzeichnen und was man weglassen sollte.
Schülerprofile, Elternkontakte und Unterrichtsnotizen
Eine Schülerakte ist nur dann nützlich, wenn sie die richtigen Dinge an einem Ort bündelt. In Teamlilit hält jedes Schülerprofil drei Dinge zusammen:
- Das Profil: Name, Klassenstufe, Fach, Prüfungsordnung, Ziele, Stärken und Schwächen, sodass Sie einen Ort öffnen und genau wissen, wen Sie unterrichten und worauf er hinarbeitet.
- Eltern- und Erziehungsberechtigtenkontakte: Name, E-Mail, Telefon, bevorzugte Kontaktmethode und ein separater Rechnungskontakt, sodass wichtige Kommunikation über Stornierungen, Zahlungen und Fortschritt mit dem Schüler verknüpft bleibt, statt in einem Chatverlauf verschüttet zu werden.
- Unterrichtsnotizen: eine kurze Notiz nach jeder Unterrichtsstunde, was behandelt wurde, was gut lief, was geübt werden muss und welche Hausaufgaben aufgegeben wurden, auf dem Profil und bereit zur Durchsicht vor der nächsten Sitzung.
Möchten Sie eines aufbauen, bevor Sie sich registrieren? Unsere kostenlose Schülerprofil-Vorlage für Tutoren legt jedes dieser Felder mit einem durchgearbeiteten Beispiel dar, und wie man private Nachhilfeschüler organisiert erklärt die Gewohnheit dahinter, sie aktuell zu halten.
Abrechenbare Stunden und Rechnungen
Abrechenbare Stunden sind nicht dasselbe wie unterrichtete Stunden: Eine vollständige Unterrichtsstunde ist abrechenbar, eine kurzfristig stornierte kann es nach Ihrer Richtlinie sein, und ein Gruppenkurs, bei dem ein Schüler zu spät kam und ein anderer früh ging, ergibt mehrere verschiedene Zahlen auf mehreren verschiedenen Rechnungen. Teamlilit kann die Anwesenheit im Online-Unterricht, abrechenbare Minuten und Rechnungen verbinden, sodass Sie die Unterrichtszeit nicht nach jeder Sitzung von Hand berechnen müssen. Wenn ein Schüler zu spät kommt, früh geht, eine Sitzung verpasst oder nur an einem Teil eines Gruppenunterrichts teilnimmt, sollte die Abrechnungsaufzeichnung widerspiegeln, was tatsächlich passiert ist. Sie hält alles korrekt, weil die Zeit pro Schüler neben der Anwesenheit für jede Unterrichtsstunde erfasst wird.
Wenn der Tag der Rechnungsstellung kommt, rekonstruieren Sie nichts. Lesen Sie die Sitzungen und Dauern des Zeitraums vom Schülerprofil ab und verwandeln Sie sie mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator für Tutoren in ein professionelles PDF. Innerhalb Ihres Arbeitsbereichs geht die anwesenheitsbasierte Rechnungsstellung noch weiter und erstellt jede Rechnung direkt aus der Anwesenheit und der Zeit, die bereits für jede Unterrichtsstunde erfasst wurden, sodass die Bezahlung Teil desselben verbundenen Systems ist. Unsere Leitfäden dazu, wie Tutoren abrechenbare Stunden nachverfolgen können und wie man Nachhilfeschülern Rechnungen stellt, behandeln den gesamten Ablauf.
Stornierungen und Nichterscheinen
Nichterscheinen ist die stille Steuer auf ein Nachhilfegeschäft: eine Stunde, die Sie geplant, vorbereitet und reserviert haben, weg ohne Vorankündigung. Teamlilit reduziert es auf drei Wegen: Automatische Erinnerungen verringern die versehentlichen Fälle, Selbstbuchung macht es wahrscheinlicher, dass Schüler zu einem selbst gewählten Zeitfenster erscheinen, und automatische Anwesenheit macht aus wiederholten Abwesenheiten ein Muster, auf das Sie früh reagieren können.
Für die absichtlichen Stornierungen brauchen Sie eine Richtlinie. Kombinieren Sie das System mit einer klaren Stornierungsrichtlinie für Privattutoren, damit kurzfristige Stornierungen vereinbarte Konsequenzen haben, und lesen Sie unser Handbuch dazu, wie man das Nichterscheinen von Schülern reduziert.
Online-Nachhilfe und virtuelles Klassenzimmer
Der Unterricht findet im integrierten virtuellen Klassenzimmer statt: HD-Video, ein interaktives Whiteboard, Bildschirmfreigabe und Chat, ohne das "Schick den Zoom-Link"-Chaos. Weil das Klassenzimmer mit dem Stundenplan verbunden ist, werden Anwesenheit und Zeit aus dem Live-Unterricht selbst erfasst, und die Sitzungshistorie landet in dem Moment, in dem die Unterrichtsstunde endet, auf der Schülerakte. Es ist der ganze Grund, warum Tutoren von Zoom weggehen; hier ist das Warum und wie Teamlilit als vollständige Online-Nachhilfe-Plattform funktioniert.
Kostenlose Werkzeuge für Tutoren
Sie können sich schon organisieren, bevor Sie sich registrieren. Diese kostenlosen Werkzeuge, ohne erforderliche Registrierung, greifen direkt in den Arbeitsablauf ein, den Teamlilit automatisiert:
- Kostenlose Schülerprofil-Vorlage für Tutoren: erstellen Sie ein klares Profil pro Schüler mit Details, Elternkontakten, Zielen, Unterrichtsnotizen und Verwaltung, dann exportieren Sie es als PDF, CSV oder drucken es
- Kostenloser Nachhilfestunden-Tracker: erfassen Sie Unterrichtszeit, Anwesenheit, abrechenbare Stunden, Stornierungsgebühren und wöchentliche Einnahmen, dann exportieren Sie es in eine Tabelle oder Rechnung
- Kostenloser Rechnungsgenerator für Tutoren: verwandeln Sie die Unterrichtshistorie in wenigen Minuten in ein professionelles Rechnungs-PDF
- Anwesenheitslisten-Vorlage für Nachhilfe: ein druckbares Register, um zu erfassen, wer teilgenommen hat
- Stornierungsrichtlinien-Vorlage für Privattutoren: legen Sie Fristen und Gebühren für kurzfristige Stornierungen fest
- Kostenlose Stundenplan-Vorlage für Tutoren: skizzieren Sie Ihren Wochenplan, bevor Sie ihn aufbauen
Kernfunktionen
- Terminplanung mit wiederkehrenden Sitzungen, Kalenderansichten und Selbstbuchung durch Schüler
- Automatische Anwesenheitserfassung pro Sitzung, mit Beitritts- und Verlassenszeiten
- Zeiterfassung pro Schüler und Aufzeichnungen abrechenbarer Stunden auf jedem Profil
- Schülerverwaltung mit Profilen, Gruppen, Notizen und Sitzungshistorie
- Integriertes virtuelles Klassenzimmer mit HD-Video, Whiteboard, Chat und Bildschirmfreigabe
- Einzel- und Gruppenunterricht, plus strukturierte Lehrpläne mit dem Lehrplan-Baukasten
- Stornierungsverwaltung, Erinnerungen und Rechnungsstellung aus der Unterrichtshistorie
- Verwaltung mehrerer Tutoren für Nachhilfezentren im Academy-Tarif
So funktioniert es
- Erstellen Sie Ihren Nachhilfe- oder Zentrums-Arbeitsbereich
- Fügen Sie Ihre Schüler, Tutoren und Gruppen hinzu
- Legen Sie die Verfügbarkeit fest und planen Sie Sitzungen, einmalig oder wiederkehrend
- Führen Sie den Unterricht im Live-Klassenzimmer durch und erfassen Sie die Anwesenheit automatisch
- Lesen Sie die abrechenbaren Stunden ab und versenden Sie Rechnungen mit dem Rechnungsgenerator
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware?
Eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware steuert den gesamten Betrieb eines Nachhilfegeschäfts an einem Ort: Unterrichtsstunden planen, Anwesenheit erfassen, Online-Kurse durchführen, Schülerakten pflegen, abrechenbare Stunden nachverfolgen, Stornierungen abwickeln und Rechnungen versenden. Statt eines Kalenders, einer Tabelle, einer Video-App und eines Notizbuchs, die auseinanderdriften, läuft jede Unterrichtsstunde durch ein einziges System, sodass aus der Buchung der Unterricht, aus dem Unterricht die Aufzeichnung und aus der Aufzeichnung die Rechnung wird.
Für wen ist eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware gedacht?
Sie ist für alle gedacht, die Nachhilfe als Geschäft betreiben: Einzeltutoren und selbstständige Tutoren, die eine professionelle Einrichtung wünschen, Nachhilfezentren und Agenturen, die mehrere Tutoren koordinieren, und Nachhilfebetriebe mit festen Stundenplänen im Schuljahr. Teamlilit skaliert von einem einzelnen Tutor bis zum Zentrum mit mehreren Tutoren im Academy-Tarif, ohne dass Sie Ihren Ablauf neu aufbauen müssen.
Wie unterscheidet sich das von einem Kalender und einer Tabelle?
Ein Kalender blockiert Zeit und eine Tabelle speichert Zahlen, aber keines von beiden weiß, was eine Unterrichtsstunde ist. Eine Nachhilfe-Verwaltungssoftware verbindet sie: Die geplante Sitzung trägt den Schüler, die Anwesenheit, die Zeit im Unterricht und die Unterrichtshistorie in sich, sodass nichts zwischen den Werkzeugen erneut eingegeben wird und nichts durch die Lücken fällt.
Erfasst es Anwesenheit und abrechenbare Stunden?
Ja. Anwesenheit und Zeit pro Schüler werden automatisch erfasst, sobald jede Sitzung läuft, samt Beitritts- und Verlassenszeiten. Genau diese Aufzeichnung braucht die Abrechnung nach Stunden, sodass die abrechenbaren Stunden auf dem Profil jedes Schülers bereitstehen, statt am Monatsende rekonstruiert zu werden.
Verwaltet es Stornierungen und Nichterscheinen?
Ja. Automatische Erinnerungen reduzieren versehentliches Nichterscheinen, die Anwesenheitserfassung macht wiederholte Abwesenheiten als Muster sichtbar, und eine klare Stornierungsrichtlinie legt Fristen und Gebühren für kurzfristige Stornierungen fest, sodass reservierte Stunden berücksichtigt und nicht stillschweigend verloren werden.
Ersetzt es Zoom oder Google Meet?
Für die meisten Nachhilfeabläufe ja. Teamlilit enthält ein integriertes virtuelles Klassenzimmer mit HD-Video, Whiteboard, Bildschirmfreigabe und Chat, direkt mit Ihrem Stundenplan verbunden, sodass keine Meeting-Links versendet werden müssen und Anwesenheit sowie Zeit aus dem Live-Unterricht selbst erfasst werden.
Kann ich allein starten und später zu einem Zentrum ausbauen?
Genau das ist der Sinn. Starten Sie im Solo-Tarif, wechseln Sie beim Wachsen zu Pro und steigen Sie auf den Academy-Tarif um, wenn Sie weitere Tutoren hinzufügen. Ihre Schüler, Kurse und Ihre Historie werden übernommen, und Administratoren verwalten den Stundenplan jedes Tutors über ein einziges Dashboard. Details finden Sie unter Preise.
Ist das für einen Nachhilfebetrieb geeignet?
Ja. Teamlilit passt zu der Art, wie Nachhilfebetriebe arbeiten: wiederkehrende Stundenpläne im Schuljahr, feste Blöcke am Nachmittag und am Wochenende, mehrere Tutoren und Fächer in einer Ansicht sowie Aufzeichnungen zu Anwesenheit, Zeit und Abrechnung pro Schüler, bereit zum Teilen mit Eltern, vom Einzelraum-Zentrum bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten.
Nächster Schritt
Führen Sie Nachhilfe wie ein Unternehmen, nicht wie eine Chatgruppe. Richten Sie Ihren Teamlilit-Arbeitsbereich ein, fügen Sie Ihre Schüler hinzu und veröffentlichen Sie Ihren ersten Stundenplan. Details zu den Tarifen finden Sie unter Preise.
