Anwesenheitsliste Nachhilfe: Beispiele für Einzel- und Gruppenunterricht

Ein Schüler kommt 20 Minuten zu spät. Eine Schülerin verpasst den Gruppenkurs. Ein Elternteil verschiebt die Dienstagsstunde auf Donnerstag.

Am Monatsende kann ein Häkchen neben jedem Namen diese drei Situationen nicht auseinanderhalten.

Eine brauchbare Anwesenheitsliste zeigt die gebuchte Stunde, was tatsächlich passiert ist, wie viele Minuten der Schüler da war und welche Folge- oder Abrechnungsentscheidung daraus folgt. Lassen Sie die ursprüngliche Buchung sichtbar, wenn eine Stunde verschoben wird, und erfassen Sie Ausfallhonorare getrennt von der Lernzeit.

Unten stehen ausgefüllte Beispiele für Einzel- und Gruppenunterricht, einschließlich der unangenehmen Fälle, die ein einfacher Anwesenheitshaken nicht allein erklären kann.

Beispiel 1: eine wöchentliche Anwesenheitsliste im Einzelunterricht

Leon hat jeden Dienstag um 17:00 Uhr eine 60-minütige Mathestunde zur Abiturvorbereitung. Im September wird eine Stunde auf Donnerstag verschoben.

Notieren Sie Name, Fach, Lehrkraft und Zeitraum oben auf der Liste. Geben Sie dann jeder Buchung einen datierten Eintrag:

Die Liste hat sechs Einträge, aber nach der vereinbarten Verlegung nur fünf Unterrichtsgelegenheiten. Die ursprüngliche Buchung vom 22. September und ihr Ersatz sind verknüpft, damit daraus nicht zwei fällige Stunden werden.

Leon hat vier Stunden besucht und 220 Minuten Nachhilfe erhalten. Das Fehlen bleibt sichtbar, auch wenn die Lehrkraft später auf das Honorar verzichtet.

Die Liste unten enthält Leons September genau wie oben. Ändern Sie ein Ergebnis, verschieben Sie Minuten oder fügen Sie eine Buchung hinzu, und beobachten Sie, welche Summen sich bewegen und welche nicht.

Für gewöhnliche Stunden geben die A/F/V-Markierungen den Überblick. Nutzen Sie eine datierte Notiz oder ein begleitendes Stundenprotokoll für Ankunftszeiten, Absagedetails und Ersatzverknüpfungen wie hier gezeigt.

Welche Zusatzangaben lohnen sich?

Ergänzen Sie Details dort, wo sie eine Ausnahme erklären:

• Der geplante Termin: Datum, Beginn und Ende, mit Zeitzone bei Unterricht über Ländergrenzen.
• Schüler und Stunde: genug, um Geschwister, Fächer und Gruppenbuchungen zu unterscheiden.
• Was passiert ist: anwesend, gefehlt, abgesagt oder verschoben, dazu Verspätung oder früheres Gehen.
• Die tatsächliche Anwesenheit: Ankunft, Ende und jede längere Unterbrechung.
• Frist und Nachfassen: wann die Absage eintraf, wer abgesagt hat und was vereinbart wurde.
• Die Abrechnungsentscheidung: berechnet, erlassen, gutgeschrieben oder vom Paket abgezogen, getrennt erfasst.
• Die verknüpfte Buchung: Datum oder Referenz der Ersatzstunde.

Die Kontaktdaten der Eltern müssen nicht in jeder Anwesenheitszeile stehen. Die gehören in die Schülerakte.

Beispiel 2: eine Anwesenheitsliste für den Gruppenunterricht

Eine Prüfungsgruppe trifft sich am 3. September von 17:00 bis 18:15 Uhr. Die Stunde dauert 75 Minuten, aber jeder Teilnehmer hat einen anderen Eintrag.

Drei von vier Schülern waren zumindest teilweise da. Ben gilt als anwesend, obwohl er zu spät kam. Claras früheres Gehen gehört neben ihren Anwesenheitshaken, damit niemand annimmt, sie sei bis zum Schluss geblieben.

Halten Sie außerdem diese beiden Summen getrennt:

• Unterrichtszeit der Lehrkraft: 75 Minuten.
• Summierte Anwesenheitszeit der Schüler: 75 + 55 + 45 = 175 Minuten.

Die zweite Summe addiert die Zeit mehrerer Schüler. Sie bedeutet nicht, dass die Lehrkraft 175 Minuten unterrichtet hat.

Bei Gruppen mit wechselnder Besetzung führen Sie einen Schüler erst ab seinem Eintritt als erwartet. Wer mitten im Monat dazukommt, darf keine Fehlstunden aus früheren Terminen erben.

Anwesenheit und abrechenbare Zeit: zwei verschiedene Tatsachen

Die Anwesenheit beantwortet: War der Schüler da, und wie lange?

Die Abrechnung beantwortet: Welcher Betrag, welche Gutschrift oder welcher Paketabzug gilt?

Diese Antworten können auseinandergehen. Für Leons verspätete Stunde könnte der Eintrag lauten:

Der Abrechnungseintrag über 60 Minuten ändert die Anwesenheitssumme nicht auf 60. Leon hat 40 Minuten Unterricht erhalten.

Ein Honorar muss klaren, fairen und vorab vereinbarten Bedingungen sowie dem geltenden Verbraucherrecht folgen. Nach der europäischen Richtlinie über missbräuchliche Klauseln ist eine Klausel nicht schon deshalb wirksam, weil sie in einem unterschriebenen Vertrag steht; ein erhebliches Ungleichgewicht zulasten des Verbrauchers kann sie unwirksam machen.

"So steht es in meinen Bedingungen" ist also keine vollständige Antwort auf jede Abrechnungsfrage. Die Beispiele hier zeigen, wie Sie eine Entscheidung dokumentieren, nachdem sie geprüft wurde.

Ein Ausfallhonorar ist keine unterrichtete Stunde

Wenn der Schüler gar nicht erscheint, tragen Sie null anwesende Minuten ein. Fällt ein Ausfallhonorar an, gehört es in ein eigenes Betragsfeld.

Zum Beispiel:

Anwesenheit: gefehlt. Ergebnis: unentschuldigt. Anwesende Zeit: 0 Minuten. Ausfallhonorar: 30 € nach den geltenden Bedingungen, nach Prüfung. Nachfassen: Eltern um 17:10 kontaktiert.

Schreiben Sie der Lernakte des Schülers nicht 60 Minuten gut, nur weil das Honorar einer normalen Stunde entspricht.

Für Pakete gilt dasselbe. Ein Paketabzug und eine gehaltene Stunde sind zwei verschiedene Einträge. Wenn eine verpasste Buchung nach fairen Bedingungen ein Guthaben verbraucht, bleibt die Anwesenheit auf null und der Abzug wird ausdrücklich benannt.

Sind die Einträge vollständig, führt unser Leitfaden zur automatisierten Nachhilfe-Abrechnung den nächsten Schritt aus.

Beispiele für Verspätungen und früheres Gehen

Die vier Situationen unten ergeben aus derselben 60-Minuten-Buchung jeweils andere anwesende Minuten. Wechseln Sie zwischen ihnen und passen Sie die Zeiten an eine eigene Stunde an.

Wenn die Lehrkraft zu spät beginnt

Ist der Schüler um 17:00 Uhr bereit, der Unterricht beginnt aber erst um 17:10, tragen Sie den Schüler nicht als verspätet ein.

Halten Sie fest, wer die Verzögerung verursacht hat, wann der Unterricht tatsächlich begann und ob die Stunde verlängert, gekürzt oder gutgeschrieben wurde. Wartezeit eines Schülers darf nicht stillschweigend zu Unterrichtszeit werden.

Beispiele für Absagen und Fehlstunden

Erfassen Sie, wann die Absage eingegangen ist, nicht nur wann Sie sie gelesen haben. Halten Sie außerdem fest, wer abgesagt hat: Schüler, Eltern oder Lehrkraft.

Die folgenden Beispiele nutzen eine erfundene Frist von 24 Stunden. Das ist eine Beispielregel, keine gesetzliche Frist und keine Empfehlung für jede Lehrkraft.

Die Beträge von 15 € und 30 € veranschaulichen ausgefüllte Einträge. Es sind keine üblichen Ausfallhonorare.

Zu entscheiden, was eine verpasste Stunde in der Liste sagen soll, ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht, weil vier verschiedene Ereignisse alle null anwesende Minuten ergeben. Beschreiben Sie, was passiert ist, und der Assistent unten benennt das Ergebnis, das Sie eintragen.

Übernimmt ein anderer zahlender Schüler einen frei gewordenen Termin, prüfen Sie den tatsächlichen Ausfall neu, bevor Sie etwas berechnen. Zur Entscheidung und Formulierung siehe Ausfallhonorar bei Nachhilfe abrechnen.

Meldet sich die Familie später mit einer Erklärung, aktualisieren Sie den Eintrag und behalten Sie dabei, wann das Fehlen ursprünglich erfasst wurde und was sich geändert hat. Eine unbeantwortete Nachricht ist kein Beweis, dass Eltern die Stunde absichtlich ignoriert haben.

Verschobene Stunden und Nachholstunden erfassen

Verschoben: Buchung verlegen und Verknüpfung behalten

Zurück zu Leons September:

Der alte Eintrag erklärt, warum der Dienstag aus der Unterrichtsakte verschwunden ist. Der neue zeigt, wann die Stunde tatsächlich stattfand.

In einer Software ist das eine Buchung mit Änderungshistorie. In einer Tabelle sind es zwei verknüpfte Zeilen. So oder so darf eine vereinbarte Verlegung nicht versehentlich eine Fehlstunde plus ein zusätzliches Honorar erzeugen.

Nachholstunde: erfassen, was tatsächlich stattfand

Eine Nachholstunde folgt auf eine verpasste oder verkürzte Stunde. Sie kann ein vollwertiger Ersatz oder eine kürzere Aufholeinheit sein.

David verpasst zum Beispiel die 75-minütige Gruppenstunde von oben. Die Lehrkraft verzichtet auf das Honorar und bietet später eine kostenlose Aufholeinheit von 30 Minuten an:

David hat nun 30 Minuten Aufholunterricht erhalten. Schreiben Sie die ursprüngliche Gruppenstunde nicht auf besucht um und machen Sie aus der Aufholeinheit keine 75 Minuten.

Verbraucht eine Nachholstunde ein Guthaben, halten Sie fest, welches. Ist sie eine zusätzliche bezahlte Stunde, notieren Sie den vereinbarten Betrag. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede verpasste Stunde automatisch einen Anspruch auf Ersatz auslöst.

Fällt die Nachholstunde in den Folgemonat, führen Sie sie in der laufenden Übersicht als offen. Ihre Minuten kommen erst dazu, wenn sie stattgefunden hat.

Beispiel: eine Monatsübersicht zur Anwesenheit

Erstellen Sie aus den fertigen Einträgen eine Übersicht, die Eltern verstehen.

Für Leons September:

Beachten Sie: Verspätungen stecken bereits in den besuchten Stunden. Vier besuchte Stunden plus eine Verspätung zu addieren würde dieselbe Stunde doppelt zählen.

Die Anwesenheitsquote berechnen

Für dieses Beispiel gilt:

Anwesenheitsquote = besuchte Stunden ÷ fällige Stunden × 100

Leon hat vier von fünf fälligen Stunden besucht:

4 ÷ 5 × 100 = 80 % Anwesenheit

"Fällige Stunden" meint hier abgeschlossene Anwesenheitsgelegenheiten im Zeitraum: besuchte Stunden, unentschuldigte Fehlstunden und kurzfristige Absagen. Nicht dazu zählen künftige Buchungen, Absagen der Lehrkraft, fristgerecht freigegebene Absagen und Buchungen, die durch eine vereinbarte Ersatzstunde ersetzt wurden. Eine Ersatzstunde zählt einmal, sobald sie fällig wird.

Das ist eine vorgeschlagene Konvention für diese Beispiele. Benennen Sie Ihre eigene klar, besonders wenn eine Schule, Agentur oder ein Kostenträger eine andere Kennzahl verlangt. Waren keine Stunden fällig, schreiben Sie "nicht zutreffend" statt 0 % Anwesenheit.

Die Anwesenheitsquote zeigt auch nicht, wie viel Zeit ein verspäteter Schüler verpasst hat. Bei Leon:

220 anwesende Minuten ÷ 300 geplante Minuten = 73,3 % der geplanten Unterrichtszeit

Beide Zahlen sind nützlich. Die eine sagt den Eltern, an wie vielen Stunden Leon teilgenommen hat; die andere zeigt die tatsächlich erhaltene Zeit.

Die kostenlose Anwesenheitsliste bildet eigene Summen für A/F/V-Einträge. Eine Übersicht mit den obigen Ausnahmen braucht ein geprüftes Begleitprotokoll oder angepasste Formeln; verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine eigene Absagekennzeichnung in den Standardsummen richtig berücksichtigt wird.

Die Abrechnung daneben stellen

Nehmen wir an, Leons vier besuchte Buchungen werden mit je 30 € berechnet, die verspätete eingeschlossen, nach den Ganzterminbedingungen des Beispiels. Für den 15. September fällt ein getrennt geprüftes Ausfallhonorar von 30 € an.

Die Anwesenheitsübersicht sagt weiterhin 220 unterrichtete Minuten. Daraus werden keine fünf unterrichteten Stunden, nur weil die Summe fünf normalen Stundenhonoraren entspricht.

Ergänzen Sie den fachlichen Stand aus Ihren Stundennotizen. Anwesenheit erklärt verpasste Unterrichtszeit, sagt aber nichts darüber, ob der Schüler das Thema verstanden hat. Unser Leitfaden mit Beispielen für Lernfortschrittsberichte zeigt, wie solche Rückmeldungen aussehen.

Anwesenheitsnotizen sachlich und vertraulich halten

Schreiben Sie "Eltern haben um 09:15 abgesagt; Honorar erlassen" statt einer überflüssigen Schilderung familiärer Umstände. Der Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind.

Beschränken Sie den Zugriff auf eine Gruppenliste. Für eine einzelne Elternrückmeldung teilen Sie die Übersicht des betreffenden Kindes, nicht die Liste der ganzen Gruppe. Schützen Sie digitale Unterlagen und halten Sie eine wiederherstellbare Sicherung bereit.

Legen Sie eine Aufbewahrungsdauer fest, die Sie mit dem Zweck und Ihren Pflichten begründen können. Es gibt keine einheitliche Frist für jede Anwesenheitsliste: prüfen Sie Ihre Unterlagen und löschen oder anonymisieren Sie, was nicht mehr gebraucht wird.

Diese Beispiele in Ihre Anwesenheitsliste übernehmen

Beginnen Sie mit der Übersicht, ergänzen Sie dann Details für die Ausnahmen.

Unsere kostenlose Anwesenheitsliste liefert Schüler, Termine, A/F/V-Markierungen und eine Notizspalte. Wählen Sie Excel für eine bearbeitbare Tabelle oder PDF für eine druckbare Liste. Buchungsänderungen und Abrechnungsentscheidungen gehören bei Bedarf in ein Begleitprotokoll.

Testen Sie sich an den unangenehmen Fällen

Soll die Anwesenheit sich selbst erfassen?

Wenn Sie im Online-Klassenzimmer von Teamlilit unterrichten, werden Beitritts- und Verlassenszeiten je Schüler erfasst und die Anwesenheit mit seiner Stundenhistorie verknüpft.

Prüfen und bestätigen Sie die Anwesenheit im Stundenabschluss und ergänzen Sie die Notizen, die Ausnahmen erklären.

Was eine Absage, eine Gutschrift oder eine Abrechnungsausnahme bedeutet, entscheiden weiterhin Sie. Die erfasste Stunde liefert Ihnen die Fakten dafür.

Häufige Fragen

Zählt ein zu spät gekommener Schüler als anwesend?

Ja, mit einem Vermerk für die Verspätung und den tatsächlichen Minuten. In einer Monatsübersicht sind Verspätungen eine Teilmenge der besuchten Stunden, keine zusätzliche Kategorie, die oben draufkommt.

Wird eine abgesagte Stunde als Fehlstunde eingetragen?

Halten Sie den Grund ausdrücklich fest. Eine fristgerechte Absage, eine kurzfristige Absage, ein unentschuldigtes Fehlen und eine Absage durch die Lehrkraft ergeben alle null Minuten Anwesenheit, beschreiben aber verschiedene Ereignisse. Nutzen Sie eine datierte Notiz oder ein separates Protokoll, wenn Ihre Liste nur A/F/V kennt.

Kann eine gefehlte Stunde trotzdem abgerechnet werden?

Ein Ausfallhonorar kann anfallen, je nach den vereinbarten Bedingungen und den Umständen. Lassen Sie die Anwesenheitsminuten auf null und weisen Sie den Betrag getrennt aus. Eine Zahlung macht aus einem Fehlen keine Anwesenheit.

Löscht eine Nachholstunde das ursprüngliche Fehlen?

Lassen Sie das ursprüngliche Ereignis sichtbar und verknüpfen Sie die Nachholstunde damit. Erfassen Sie das tatsächliche Datum und die tatsächliche Dauer. Wenn Sie eine Kennzahl berichten, die Ersatzstunden anders behandelt, erklären Sie das neben der Anwesenheitshistorie.

Was sollten Eltern am Monatsende bekommen?

Eine kurze Übersicht: fällige Stunden, besuchte Stunden, Verspätungen oder Fehlstunden, tatsächliche Unterrichtszeit und offene Ersatzstunden. Halten Sie die Abrechnung davon getrennt und ergänzen Sie einen fachlichen Hinweis aus Ihren Stundennotizen.