Software de asistencia para actividades extraescolares que se registra solo

Los últimos diez minutos de cada actividad extraescolar se parecen siempre: un listado en una carpeta, una hoja de cálculo que estaba al día hace dos semanas y un coordinador intentando recordar si el niño que se fue antes salió a las 17:30 o a las 17:45. Teamlilit es un software de asistencia para actividades extraescolares que elimina ese trabajo por completo en las actividades online: entrar a la sesión es el registro, y el historial se escribe solo.

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Una plataforma

Para quién es

• Actividades extraescolares y talleres online con sesiones semanales
• Escuelas de idiomas con clases de grupo recurrentes por niveles
• Clubes de deberes y refuerzo escolar que necesitan un registro limpio de quién vino
• Academias y centros de tutoría que organizan bloques de tarde

Antes de seguir: online, presencial e híbrido

Conviene ser claro, porque buena parte de las extraescolares en España son presenciales. El registro automático de Teamlilit funciona con las sesiones online: es la conexión del alumno la que deja la marca de hora. En una actividad totalmente presencial esto no sustituye a pasar lista.

Donde encaja bien es en lo online y lo híbrido, que es cada vez más habitual en idiomas, refuerzo y preparación de exámenes: la parte online se registra sola y la presencial se anota en las mismas fichas, con un único historial por alumno en lugar de dos sistemas separados. Para la parte presencial también puedes empezar con la plantilla gratuita de hoja de asistencia.

Pasar lista sin carpeta

En las sesiones online la asistencia no es una tarea, es una consecuencia. Cuando un alumno entra a la clase en directo, su llegada queda registrada con la hora. Cuando sale, también. Nadie escanea, marca ni transcribe nada.

Al terminar la sesión, el coordinador ve la foto completa en una sola pantalla: quién estuvo, quién faltó, quién llegó diez minutos tarde y quién se fue antes del final. En un grupo de quince, son quince registros exactos con cero gestión, en cada encuentro. Es el mismo control de asistencia automático que usan los tutores, aplicado al formato extraescolar: grupos recurrentes, bloques fijos de tarde y una lista que apenas cambia.

Pensado para actividades que se repiten

Las extraescolares funcionan por ritmo: el club de programación de los lunes, el grupo de inglés de los miércoles, la hora de deberes de los jueves. Teamlilit lo modela tal cual.

• Sesiones de grupo recurrentes: configura la actividad una vez con su lista de alumnos y se repite cada semana con los alumnos ya asignados
• Un horario para toda la programación: cada actividad y cada grupo en un único calendario, con comprobación de solapamientos y vistas de día, semana y mes
• Varios monitores: cada persona ve sus propias sesiones mientras la coordinación ve la asistencia de todos los grupos

Quién asistió, de un vistazo

Informes que responden a las familias antes de que pregunten

Los datos de asistencia solo sirven si es fácil sacarlos. La ficha de cada alumno guarda el historial completo: a qué sesiones asistió, cuándo entró y salió y cuánto tiempo de sesión acumuló, semana tras semana.

• Preguntas de las familias: "¿estuvo Marta el martes?" se responde con un registro, no con un recuerdo
• Patrones: las ausencias repetidas y quien se marcha antes de forma sistemática se detectan antes de que el alumno abandone en silencio
• Justificación de la actividad: un registro limpio por sesión de qué se hizo y a quién se atendió, listo para cuando lo pida el centro, el AMPA o quien financie el programa

Si la familia prefiere mirarlo por su cuenta, puedes enviarle un enlace privado de solo lectura: ve, para cada uno de sus hijos, las clases que se dieron, si asistió y cuánto tiempo estuvo. Sin cuenta y sin instalar nada, y puedes desactivar el enlace cuando quieras.

Datos de menores, sin rodeos

Las extraescolares tratan datos de niños, y en España el tratamiento de datos de menores de catorce años exige el consentimiento de quienes ejerzan la patria potestad o la tutela. Recoger ese consentimiento sigue siendo responsabilidad tuya o del centro; ninguna herramienta te libra de eso.

Lo que sí controlas desde aquí: el acceso de las familias es de solo lectura, se limita a los datos de sus propios hijos, y el enlace se desactiva desde la ficha del alumno en cualquier momento. No hay pagos ni datos bancarios de la familia en ese portal.

De la asistencia a la factura, sin volver a teclear

En las actividades que se cobran por sesión o por horas, el registro de asistencia es el registro de facturación. Como cada sesión anota quién estuvo y cuánto tiempo, las facturas se construyen con lo que realmente ocurrió, y el control horario por alumno mantiene honesta la facturación por horas, incluido el alumno que solo estuvo media sesión.

Listado en papel frente a software de asistencia

Funciones principales

• Asistencia automática desde las sesiones online, con horas de entrada y salida
• Sesiones de grupo recurrentes con listas fijas
• Historial de asistencia y tiempo de sesión por alumno
• Horario de toda la programación con vistas por monitor (plan Academy)
• Enlace privado de solo lectura para las familias, revocable desde la ficha
• Facturación basada en la asistencia para cobro por sesión y por horas
• Aula virtual integrada, así que la sesión que se registra y la sesión que se imparte son la misma

Las actividades de idiomas son las que mejor encajan: listas por nivel, grupos de conversación recurrentes y una asistencia que alimenta la comunicación con las familias es justo aquello sobre lo que está construido nuestro software para escuelas de idiomas online.

Cómo funciona

1. Crea el espacio de tu programación y añade alumnos y grupos
2. Configura cada actividad como sesión recurrente con su lista
3. Las sesiones se dan en el aula integrada y la asistencia se registra sola
4. Consulta la asistencia por sesión y por alumno cuando quieras
5. Construye las facturas a partir de la asistencia registrada cuando toque cobrar

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de asistencia para actividades extraescolares?

Es un sistema que registra quién asistió a cada sesión de una actividad, un taller o un grupo, sin listados en papel ni hojas de cálculo. En Teamlilit, entrar a la sesión online es el registro: la presencia de cada alumno queda anotada con la hora de entrada y de salida, y el dato aparece solo en su ficha, listo para informar a la familia y para facturar.

¿Sirve para extraescolares presenciales?

El registro automático funciona con las sesiones online. Para actividades presenciales o híbridas puedes mantener la asistencia en las mismas fichas de alumno junto a tus clases presenciales, o empezar con nuestra plantilla gratuita de hoja de asistencia para imprimir mientras la parte online se registra sola. Conviene decirlo claro: en una actividad totalmente presencial esto no sustituye a pasar lista.

¿Funciona con grupos que se repiten cada semana?

Sí. Configura cada actividad una vez como sesión de grupo recurrente con su lista de alumnos y se repite cada semana con los alumnos ya asignados. Cada encuentro registra la asistencia de todo el grupo, así que las ausencias repetidas se ven pronto.

¿Pueden las familias saber si su hijo asistió?

La ficha de cada alumno guarda un historial completo de asistencia con las horas de entrada y salida, así que cuando una familia pregunta la respuesta está a un clic y se apoya en un registro, no en la memoria. Además puedes enviar a la familia un enlace privado de solo lectura para que consulte por su cuenta las clases y la asistencia de sus hijos.

¿Cómo encaja con la protección de datos de menores?

En España el tratamiento de datos de menores de catorce años requiere el consentimiento de quienes ejerzan la patria potestad o tutela, así que la recogida del consentimiento sigue siendo cosa tuya o del centro. Por nuestra parte, el enlace para familias es de solo lectura, se limita a los hijos de esa persona y puedes desactivarlo desde la ficha del alumno cuando quieras.

¿La asistencia puede alimentar la facturación?

Sí. Como cada sesión registra quién estuvo y cuánto tiempo, las facturas se construyen a partir de lo que realmente ocurrió y no de lo que estaba previsto. Eso importa en las actividades que se cobran por sesión asistida o por horas.

Siguiente paso

Jubila la carpeta. Configura los grupos de tu programación una vez y deja que la asistencia se registre sola desde la primera sesión. Consulta los precios para ver los detalles de cada plan.