Software de facturación para tutores: de la clase impartida a la factura pagada

La mayoría de los tutores no tienen un sistema de facturación. Tienen una tarifa en la cabeza, horas en un calendario, una factura en una plantilla de Word y la app del banco abierta para ver quién ha pagado. Teamlilit es un software de facturación para tutores que conecta todo eso en un solo ciclo: tarifa, clase, factura, pago, sobre la misma ficha.

Un software de facturación para tutores lleva el lado económico de principio a fin: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura generada desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como la facturación va sobre el mismo sistema que tu horario y la asistencia, las facturas parten de lo que de verdad ocurrió, no de lo que consigues reconstruir a fin de mes.

Cualquier software de facturación online hace lo básico: crear el documento, calcular el impuesto y enviarlo. La diferencia para un profesor particular está en de dónde salen los datos. En un programa de facturación genérico los escribes tú; aquí ya están, porque los generó la clase.

La facturación empieza en la clase, no en la factura

La facturación de los tutores se tuerce porque las pruebas viven en otro sitio. La factura se escribe un domingo por la noche, de memoria, tres semanas después de la clase que factura.

En Teamlilit, cada clase programada registra sus propias pruebas en el momento: la asistencia se registra automáticamente con horas de entrada y salida, y el control horario por alumno acumula las horas realmente facturables. Si un alumno llegó tarde o una clase grupal se alargó, el registro muestra los tiempos reales.

Cuando toca facturar, no hay nada que reconstruir: las clases facturables, sus duraciones y sus alumnos ya están en la ficha. Si hoy lo sumas a mano, nuestra guía sobre cómo controlar las horas facturables muestra el método completo, y el contador de horas de tutoría gratuito te permite empezar sin registro.

Tarifas por alumno, bonos y descuentos

Los precios reales de las tutorías son por alumno, no por tutor. Un alumno de la ESO, un adulto y una plaza en grupo no pagan lo mismo, y el software de facturación tiene que sostener eso sin una tabla de equivalencias en tu cabeza.

• Las tarifas por alumno viven en la ficha de cada alumno y pasan a las facturas automáticamente
• Los descuentos por hermanos salen de las fichas, para que las familias reciban la factura correcta sin cálculos manuales
• Los bonos van en la ficha del alumno, y la asistencia descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas sesiones prepagadas quedan
• Los límites de compra vienen solos: una oferta de bienvenida creada en el perfil de un alumno solo puede emitirse una vez

¿No estás seguro de que la tarifa base sea la correcta? Compárala con nuestra guía de precios de clases particulares online o con la calculadora de ingresos para tutores, y después define los descuentos.

De las clases registradas a la factura enviada

Cuando las clases llevan sus propios registros, facturar se reduce a revisar y enviar:

1. Genera la factura desde las clases registradas: sesiones, duraciones y tarifas ya rellenas para el periodo
2. Revisa el borrador detallado y ajusta lo que se salga de lo normal
3. Envía por email con un PDF adjunto, de una en una o en lote para todo el mes

Cada línea de la factura se remonta a una clase que realmente ocurrió, y eso también hace que las facturas sean fáciles de defender cuando un padre pregunta por una. El motor de facturas detrás de este paso tiene su propia página: la función de facturación. Si hoy solo necesitas un documento puntual, el generador de facturas gratuito y el generador de facturas de clases semanales crean PDF limpios sin registro.

Cobrar: seguimiento de pagos y recargos por retraso

Una factura enviada no es dinero recibido, y en esa brecha es donde los tutores pierden las tardes. Teamlilit la cierra por los dos lados:

• Tus propios datos de cobro aparecen en cada factura, tu cuenta bancaria o tu propio enlace de Stripe o PayPal, en el PDF y en el email, para que las familias te paguen directamente
• Los pagos registrados cubren transferencia y efectivo: anota el pago contra la factura y el estado se actualiza
• Los recargos por retraso automáticos añaden un cargo tras tu periodo de gracia: las facturas vencidas se reclaman solas
• Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente, y acaban con el hilo de «¿cuánto os debemos?»

Facturación para familias y centros de tutoría

La facturación familiar es donde las hojas de cálculo se rinden: dos hijos, tarifas distintas, un descuento por hermanos, un solo padre que paga. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una familia en una sola factura, detallada por hijo. Un monedero de crédito guarda saldos prepagados o el crédito de un bono modificado y lo aplica automáticamente a la siguiente factura, y los abonos resuelven limpiamente devoluciones y ajustes cuando los planes cambian.

Para un centro de tutoría, las mismas fichas escalan a todos los tutores con el plan Academy: las clases impartidas por cada tutor alimentan el mismo sistema de facturación, y el centro factura desde un solo sitio en lugar de recopilar cifras del equipo. Ese es el lado de facturación de dirigir un centro; el lado operativo lo cubre nuestro software de gestión de tutorías.

IVA y facturación recurrente

Si cobras IVA, la factura tiene que hacer algo más que sumar un porcentaje. Los campos y tipos de IVA vienen integrados, el impuesto se calcula en cada factura, y puedes exportar facturas listas para el IVA y subirlas a tu software de contabilidad.

Para los alumnos a los que facturas igual cada periodo, las facturas recurrentes ponen la facturación en marcha automática: una cuota mensual o un bono semanal fijo se factura solo en lugar de reconstruirse cada vez.

Software de facturación vs plantillas y hojas de cálculo

Una plantilla resuelve el documento. Un sistema de facturación resuelve el ciclo: qué facturar, quién debe qué y qué pasa cuando nadie paga. La plantilla sigue siendo el primer paso correcto para un tutor que empieza, y el generador de facturas gratuito te acompañará hasta que la administración lo supere.

No es un software para asesorías: es para tu flujo de trabajo docente

Al buscar un programa de facturación online aparecen sobre todo dos familias de herramientas, y ninguna está pensada para quien da clase.

La primera es la facturación genérica de empresa: sirve para cualquier negocio, hace bien la factura y el impuesto, y no sabe nada de alumnos ni de clases. La segunda es el software para asesorías y gestorías, del tipo de Kabilio o Aelis: está construido para que un despacho procese la contabilidad de muchos clientes a la vez, con automatización pensada para el asesor, no para el profesor.

La diferencia real no está en la factura, sino en de dónde vienen los datos:

Para un profesor el ciclo es siempre el mismo: se programa la clase, se imparte en el aula virtual, se registra la asistencia, se escribe la nota de la sesión y de ahí sale la factura. Un software para asesorías automatiza el final de ese recorrido sin conocer el principio. Aquí el principio y el final son el mismo registro, y por eso facturar deja de ser una tarea aparte para convertirse en la consecuencia de haber dado la clase.

Dicho claramente: si lo que necesitas es llevar la contabilidad de varias empresas, una asesoría o un programa contable es la herramienta correcta. Si lo que necesitas es cobrar las clases que has dado, sin volver a teclear lo que ya ocurrió, la facturación conectada a la docencia te ahorra el paso intermedio. Para el resto de la operación diaria, esta página es la parte económica del software de gestión para tutores, que incluye también la agenda y reservas online, la gestión de una academia de idiomas online y el software para centros de clases particulares.

Funciones clave

• Tarifas por alumno y descuentos por hermanos en la ficha del alumno
• Bonos con descuento automático del saldo desde la asistencia
• Facturas generadas desde las clases registradas, revisadas antes de enviar
• Envío por email con PDF, individual o en lote
• Facturas consolidadas para familias con varios hijos
• Registro de pagos por transferencia, domiciliación o efectivo, con el estado siempre al día
• Recargos por retraso automáticos tras tu periodo de gracia
• Extractos de cuenta, abonos y monedero de crédito
• Campos y tipos de IVA, exportación lista para el IVA
• Facturas recurrentes para cuotas y bonos fijos
• Facturación de todo el centro con el plan Academy

Facturar clases particulares en España: lo que debe llevar la factura

El software hace las cuentas, no decide tu situación fiscal. Tres cosas afectan a casi cualquier profesor particular en España:

• Alta doble. Para dar clases de forma legal hay que darse de alta en Hacienda con el modelo 036 y en la Seguridad Social (RETA). Para clases particulares a domicilio, el epígrafe habitual del IAE es el 826, personal docente de enseñanzas diversas.
• IVA exento, con condiciones. El artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 exime las clases particulares impartidas por personas físicas sobre materias del currículo oficial. No es automático para cualquier formación: depende de qué enseñas.
• La cláusula en la factura. Si te acoges a la exención, la factura debe llevarlo escrito: "Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 del IVA".
• Cuota de autónomo. Con tarifa plana, la cuota en 2026 ronda los 80 € más el MEI del 0,9 %, es decir unos 88,64 € al mes durante los primeros doce meses, prorrogables otros doce si los rendimientos netos no superan el SMI.

En la práctica esto significa que tu factura necesita una línea concreta y siempre la misma. En Teamlilit el NIF y el tipo impositivo se guardan una vez en el perfil fiscal y salen en todas las facturas. La cláusula de exención la escribes en el campo de notas al crear la factura, y se imprime tanto en el PDF como en el correo que recibe la familia.

Estos datos son orientativos, actualizados a 2026, y no son asesoramiento fiscal. Confirma tu caso con tu gestor o con la Agencia Tributaria.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de facturación para tutores?

Un software de facturación para tutores lleva todo el lado económico de un negocio de tutorías en un solo sitio: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura construida desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como está conectado a tu horario y a la asistencia, la facturación parte de lo que de verdad ocurrió y no de lo que recuerdas.

¿En qué se diferencia el software de facturación del software de facturas?

La factura es un paso: crear y enviar el documento. La facturación es el ciclo completo alrededor: tarifas y bonos por alumno, clases registradas, la factura, el cobro, los recargos por retraso y los abonos cuando algo cambia. Teamlilit cubre el ciclo completo, con la creación de facturas integrada como un paso más.

¿Cómo funcionan las tarifas por alumno?

La tarifa de cada alumno vive en su ficha: un principiante, un alumno de preparación de exámenes y una plaza en clase grupal pueden tener precios distintos. Al generar la factura, la tarifa correcta se aplica automáticamente, junto con el descuento por hermanos si lo hay, sin recalcular precios a mano.

¿Puedo facturar a una familia con varios hijos en una sola factura?

Sí. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una misma familia en una sola factura, con las clases de cada hijo detalladas. Los descuentos por hermanos se aplican automáticamente desde las fichas, así que una familia con dos hijos recibe la factura correcta sin cálculos manuales.

¿Cómo llegan las facturas a los padres?

Por email, con un PDF adjunto. Las facturas se generan desde las clases registradas, así que cada una llega detallada con las sesiones, duraciones y tarifas detrás del total. Revisas antes de enviar, y el envío masivo cubre un mes entero de facturas de una vez. El flujo completo está en la página de la función de facturación.

¿Pueden pagar los padres online?

Las familias te pagan por el medio que ya uséis, normalmente transferencia, domiciliación o efectivo. Tú registras cada pago contra su factura y el estado se actualiza a pagada, parcial o vencida, de modo que siempre sabes qué queda pendiente sin que la plataforma se interponga entre tú y tu dinero.

¿Qué pasa cuando una factura está vencida?

Los recargos por retraso automáticos añaden un cargo tras el periodo de gracia que elijas: las facturas vencidas se reclaman solas en lugar de escribir mensajes de recordatorio. Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente.

¿Gestiona el IVA?

Sí. Los campos y tipos de IVA vienen integrados: el impuesto se calcula en cada factura, y puedes exportar facturas listas para el IVA y subirlas a tu software de contabilidad.

¿Qué es un software de facturación online?

Un software de facturación online es una herramienta web para crear, enviar y controlar facturas sin instalar nada, con el impuesto calculado y el estado de cobro siempre visible. Para un profesor particular lo que marca la diferencia no es la factura en sí, sino de dónde salen sus datos: en un programa genérico escribes cada línea a mano, mientras que en uno conectado a la docencia la línea procede de la clase impartida y de su asistencia registrada.

¿Cómo facturar clases particulares sin rehacer las cuentas cada mes?

Facturando desde el registro de clases en lugar de desde la memoria. Cuando la asistencia se registra en cada sesión, al final del periodo abres la ficha del alumno, revisas las clases impartidas y las conviertes en factura sin recontar horas. Tú creas y revisas cada factura antes de enviarla, pero ya no tienes que reconstruir qué ocurrió: el sistema lo anotó cuando ocurría.

¿En qué se diferencia Teamlilit de un software como Kabilio?

Un software como Kabilio se centra en la automatización contable para asesorías y gestorías, es decir, en que un despacho procese la contabilidad de muchos clientes. Teamlilit está construido para el flujo de trabajo docente y conecta la facturación con las clases en directo, la asistencia y las notas de sesión. El usuario es distinto: allí es el asesor, aquí es el profesor que da la clase y quiere cobrarla sin volver a teclearla.

¿Puedo vender bonos de clases y controlar su saldo?

Sí. Los bonos viven en la ficha del alumno y la asistencia a clase descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas sesiones prepagadas quedan. Como los bonos van en fichas individuales, una oferta de bienvenida puede limitarse a una por alumno.

¿Tengo que cobrar IVA en las clases particulares?

El artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 exime las clases particulares impartidas por personas físicas sobre materias del currículo oficial, así que depende de qué enseñas y de cómo estás dado de alta. No es automático para cualquier formación. Confirma tu caso con tu gestor o con la Agencia Tributaria.

¿Qué cláusula debe llevar la factura de clases particulares?

Si te acoges a la exención, la factura debe indicarlo por escrito, con una fórmula del tipo "Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 del IVA". En Teamlilit el NIF y el tipo se guardan en el perfil fiscal, y la cláusula la escribes en el campo de notas al crear la factura, que se imprime en el PDF y en el correo.

¿Qué epígrafe del IAE corresponde a las clases particulares?

Para clases particulares a domicilio, el epígrafe habitual es el 826, personal docente de enseñanzas diversas. El alta se hace con el modelo 036 en Hacienda y en el RETA en la Seguridad Social. Con tarifa plana, la cuota en 2026 ronda los 88,64 € al mes durante los primeros doce meses. Estos datos son orientativos y no son asesoramiento fiscal.

Siguiente paso

Deja de reconstruir tu mes de memoria. Empieza tu prueba gratuita de 14 días de Teamlilit y envía tu primera factura construida desde clases reales. Consulta los precios para ver los planes.