Facturar clases particulares: de la clase impartida a la factura pagada

La mayoría de los profesores particulares no tienen un sistema de facturación. Tienen una tarifa en la cabeza, horas en un calendario, una factura en una plantilla de Word y la app del banco abierta para ver quién ha pagado. Teamlilit es un software de facturación para clases particulares que conecta todo eso en un solo ciclo: tarifa, clase, factura y pago, sobre la misma ficha.

Facturar clases particulares bien es llevar el lado económico de principio a fin: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura generada desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como la facturación va sobre el mismo sistema que tu agenda y la asistencia, las facturas parten de lo que de verdad ocurrió, no de lo que consigues reconstruir a final de mes.

Cualquier software de facturación online hace lo básico: crear el documento, calcular el impuesto y enviarlo. La diferencia para un profesor particular o una academia está en de dónde salen los datos. En un programa de facturación genérico los escribes tú; aquí ya están, porque los generó la clase.

La facturación empieza en la clase, no en la factura

La facturación de las clases particulares se tuerce porque las pruebas viven en otro sitio. La factura se escribe un domingo por la noche, de memoria, tres semanas después de la clase que factura.

En Teamlilit, cada clase que das en el aula integrada registra sus propias pruebas en el momento: la asistencia se registra sola con hora de entrada y de salida, y el tiempo de clase por alumno acumula las horas realmente facturables. Si un alumno llegó tarde o una clase en grupo se alargó, el registro muestra los tiempos reales.

Cuando toca facturar, no hay nada que reconstruir: las clases facturables, sus duraciones y sus alumnos ya están en la ficha. Si hoy lo sumas a mano, nuestra guía sobre cómo controlar las horas facturables muestra el método completo, y el registro gratuito de horas de clase te permite empezar sin registrarte.

Tarifas por alumno, bonos y descuentos

Los precios reales de las clases particulares son por alumno, no por profesor. Un alumno de la ESO, un adulto que prepara el B2 y una plaza en un grupo no pagan lo mismo, y el software de facturación tiene que sostener eso sin una tabla de equivalencias en tu cabeza.

• Las tarifas por alumno viven en la ficha de cada alumno y pasan a las facturas automáticamente
• Los descuentos por hermanos salen de las fichas, para que las familias reciban la factura correcta sin cálculos manuales
• Los bonos van en la ficha del alumno, y la asistencia descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas clases prepagadas quedan
• Las ofertas de bienvenida se limitan fácilmente: como el bono se crea en la ficha de un alumno, una oferta de bienvenida puede quedarse en una por alumno

¿No tienes claro si tu tarifa base es la correcta? Compárala con nuestra guía sobre cuánto cobrar por las clases particulares online o con la calculadora de ingresos para profesores particulares, y después define los descuentos.

De las clases registradas a la factura enviada

Cuando las clases llevan sus propios registros, facturar se reduce a revisar y enviar:

1. Genera la factura desde las clases registradas: clases, duraciones y tarifas ya rellenas para el periodo
2. Revisa el borrador detallado y ajusta lo que se salga de lo normal, como una cancelación tardía que decidas cobrar
3. Envía por correo con un PDF adjunto, de una en una o en lote para todo el mes

Cada línea de la factura se remonta a una clase que realmente ocurrió, y eso también hace que las facturas sean fáciles de explicar cuando una familia pregunta por una. El motor de facturas que hay detrás de este paso tiene su propia página: la función de facturación. Si hoy solo necesitas un documento puntual, el generador de facturas gratuito y el generador de facturas de clases semanales crean PDF limpios sin registro.

Cobrar: seguimiento de pagos y recargos por demora

Una factura enviada no es dinero recibido, y en esa distancia es donde se pierden las tardes. Teamlilit no cobra por ti, pero te ayuda a cerrar esa distancia por los dos lados:

• Tus propios datos de pago aparecen en cada factura (tu IBAN, tu Bizum o tu propio enlace de Stripe o PayPal), en el PDF y en el correo, para que las familias te paguen directamente
• Los pagos registrados cubren transferencia, Bizum, efectivo o tarjeta: anotas el pago contra la factura y el estado se actualiza, también con pagos parciales
• Las facturas vencidas se reclaman solas: la familia recibe un recordatorio por correo y, si lo configuras, se añade un recargo por demora tras tu periodo de gracia
• Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente, y acaban con el hilo de «¿cuánto te debemos?»

Facturación para familias y academias

La facturación a familias es donde las hojas de cálculo se rinden: dos hijos, tarifas distintas, un descuento por hermanos y una sola persona que paga. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una familia en una sola factura, detallada por hijo. El saldo a favor de cada familia guarda pagos anticipados o el crédito de un bono que cambió y se aplica automáticamente al emitir la siguiente factura, y las facturas rectificativas (abonos) resuelven limpiamente devoluciones y ajustes cuando los planes cambian. Las familias ven sus facturas, las clases y la asistencia desde un enlace de solo lectura, aunque no pueden pagar a través de él.

Para una academia, las mismas fichas sirven para todos los profesores con el plan Academy: las clases que da cada profesor alimentan el mismo sistema de facturación, y la academia factura desde un solo sitio en lugar de recopilar cifras del equipo. Ese es el lado económico de llevar una academia; el día a día lo cubre nuestro programa para gestionar clases particulares.

IVA y facturación recurrente

Si cobras IVA, la factura tiene que hacer algo más que sumar un porcentaje. Guardas una vez la etiqueta del impuesto, el tipo por defecto y tu número de identificación fiscal, y el IVA se calcula en cada factura, con precios con o sin IVA incluido y excepciones por alumno. Cada factura se descarga en PDF para tu gestor; Teamlilit no se sincroniza con programas de contabilidad.

Para los alumnos a los que facturas lo mismo cada mes, la facturación recurrente prepara el borrador de cada periodo por ti: una cuota mensual o un bono fijo se genera solo, y tú lo revisas y lo envías en lugar de reconstruirlo cada vez.

Software de facturación frente a plantillas y hojas de cálculo

Una plantilla resuelve el documento. Un sistema de facturación resuelve el ciclo: qué facturar, quién debe qué y qué pasa cuando nadie paga. La plantilla sigue siendo el primer paso correcto para un profesor que empieza, y el generador de facturas gratuito te acompañará hasta que la administración lo supere.

No es un software para asesorías: es para quien da la clase

Al buscar un programa de facturación online aparecen sobre todo dos familias de herramientas, y ninguna está pensada para quien da clase.

La primera es la facturación genérica de empresa: sirve para cualquier negocio, hace bien la factura y el impuesto, y no sabe nada de alumnos ni de clases. La segunda es el software para asesorías y gestorías, del tipo de Kabilio o Aelis: está construido para que un despacho procese la contabilidad de muchos clientes a la vez, con automatización pensada para el asesor, no para el profesor.

La diferencia real no está en la factura, sino en de dónde vienen los datos:

Para un profesor el ciclo es siempre el mismo: se programa la clase, se imparte en el aula virtual, se registra la asistencia, se escribe la nota de clase y de ahí sale la factura. Un software para asesorías automatiza el final de ese recorrido sin conocer el principio. Aquí el principio y el final son el mismo registro, y por eso facturar deja de ser una tarea aparte para convertirse en la consecuencia de haber dado la clase.

Dicho claramente: si lo que necesitas es llevar la contabilidad de varias empresas, una asesoría o un programa contable es la herramienta correcta. Si lo que necesitas es cobrar las clases que has dado, sin volver a teclear lo que ya ocurrió, la facturación conectada a tus clases te ahorra el paso intermedio. Para el resto del día a día, esta página es la parte económica del programa para gestionar clases particulares, que incluye también la agenda de clases particulares, la gestión de una academia de idiomas online y el software para academias de clases particulares.

Funciones clave

• Tarifas por alumno y descuentos por hermanos en la ficha del alumno
• Bonos con descuento automático del saldo desde la asistencia
• Facturas generadas desde las clases registradas, revisadas antes de enviar
• Envío por correo con PDF, individual o en lote
• Facturas consolidadas para familias con varios hijos
• Tus propios datos de pago (IBAN, Bizum o tu enlace de pago) impresos en cada factura
• Registro de pagos por transferencia, Bizum, efectivo o tarjeta, con el estado siempre al día
• Recordatorio por correo y recargo por demora opcional para las facturas vencidas
• Extractos de cuenta, facturas rectificativas y saldo a favor
• IVA con tipo por defecto, precios con o sin IVA y excepciones por alumno
• Nota fija en todas las facturas para tu cláusula de exención o legal
• Borradores de facturación recurrente para cuotas y bonos fijos
• Enlace de solo lectura para que las familias vean sus facturas
• Facturación de toda la academia con el plan Academy

Facturar clases particulares en España: lo que debe llevar la factura

El software hace las cuentas, no decide tu situación fiscal ni hace trámites por ti. Cuatro cosas afectan a casi cualquier profesor particular en España:

• Alta doble. Para dar clases de forma legal hay que darse de alta en Hacienda con el modelo 036 y en la Seguridad Social (RETA). Para clases particulares a domicilio, el epígrafe habitual del IAE es el 826, personal docente de enseñanzas diversas.
• IVA exento, con condiciones. El artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 exime las clases particulares impartidas por personas físicas sobre materias del currículo oficial. No es automático para cualquier formación: depende de qué enseñas.
• La cláusula en la factura. Si te acoges a la exención, la factura debe llevarlo escrito: "Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 del IVA".
• Cuota de autónomo. Con tarifa plana, la cuota en 2026 ronda los 80 € más el MEI del 0,9 %, es decir unos 88,64 € al mes durante los primeros doce meses, prorrogables otros doce si los rendimientos netos no superan el SMI.

En la práctica, esto significa que tu factura necesita una línea concreta y siempre la misma. En Teamlilit, tu NIF y el tipo impositivo se guardan una vez en la configuración de impuestos y salen en todas las facturas. La cláusula de exención la escribes una sola vez como nota fija, y se imprime en todas tus facturas, también en los borradores recurrentes, tanto en el PDF como en el correo que recibe la familia.

Estos datos son orientativos, actualizados a 2026, y no son asesoramiento fiscal. Confirma tu caso con tu gestor o con la Agencia Tributaria.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de facturación para clases particulares?

Es un programa que lleva todo el lado económico de tus clases particulares en un solo sitio: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura construida desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como está conectado a tu agenda y a la asistencia, la facturación parte de lo que de verdad ocurrió y no de lo que recuerdas.

¿En qué se diferencia el software de facturación de un programa de facturas?

La factura es un paso: crear y enviar el documento. La facturación es el ciclo completo que la rodea: tarifas y bonos por alumno, clases registradas, la factura, el cobro, los recargos por demora y los abonos cuando algo cambia. Teamlilit cubre el ciclo completo, con la creación de facturas integrada como un paso más.

¿Cómo funcionan las tarifas por alumno?

La tarifa de cada alumno vive en su ficha: un alumno de primaria, uno que prepara selectividad y una plaza en una clase en grupo pueden tener precios distintos. Al generar la factura, la tarifa correcta se aplica automáticamente, junto con el descuento por hermanos si lo hay, sin recalcular precios a mano.

¿Puedo facturar a una familia con varios hijos en una sola factura?

Sí. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una misma familia en una sola factura, con las clases de cada hijo detalladas. Los descuentos por hermanos se aplican automáticamente desde las fichas, así que una familia con dos hijos recibe la factura correcta sin cálculos manuales.

¿Cómo llegan las facturas a las familias?

Por correo electrónico, con un PDF adjunto. Las facturas se generan desde las clases registradas, así que cada una llega detallada con las clases, las duraciones y las tarifas que hay detrás del total. Revisas antes de enviar, y el envío en lote cubre un mes entero de facturas de una vez. Las familias también ven sus facturas desde un enlace de solo lectura. El flujo completo está en la página de la función de facturación.

¿Pueden pagar las familias online?

No a través de Teamlilit: no hay pasarela ni enlace de pago de Teamlilit. Cada factura lleva tus propios datos de pago (tu IBAN, tu Bizum o tu propio enlace de Stripe o PayPal si lo tienes), y la familia te paga directamente, como ya lo hace. Tú registras cada pago contra su factura y el estado se actualiza, también con pagos parciales, de modo que siempre sabes qué queda pendiente sin que la plataforma se interponga entre tú y tu dinero.

¿Qué pasa cuando una factura está vencida?

La factura pasa a vencida, la familia recibe un recordatorio por correo y, si lo configuras, se añade un recargo por demora tras el periodo de gracia que elijas, así que no tienes que escribir tú los mensajes de reclamación. Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente.

¿Gestiona el IVA?

Sí. Guardas una vez la etiqueta del impuesto, el tipo por defecto y tu número de identificación fiscal, y el IVA se calcula en cada factura, con precios con o sin IVA incluido y excepciones por alumno. Cada factura se descarga en PDF para tu gestor; Teamlilit no se sincroniza con programas de contabilidad.

¿Qué es un software de facturación online?

Un software de facturación online es una herramienta web para crear, enviar y controlar facturas sin instalar nada, con el impuesto calculado y el estado de cobro siempre visible. Para un profesor particular lo que marca la diferencia no es la factura en sí, sino de dónde salen sus datos: en un programa genérico escribes cada línea a mano, mientras que en uno conectado a tus clases la línea procede de la clase impartida y de su asistencia registrada.

¿Cómo facturar clases particulares sin rehacer las cuentas cada mes?

Facturando desde el registro de clases en lugar de desde la memoria. Cuando la asistencia se registra en cada clase, al final del periodo abres la ficha del alumno, revisas las clases impartidas y las conviertes en factura sin recontar horas. Tú creas y revisas cada factura antes de enviarla, pero ya no tienes que reconstruir qué ocurrió: el sistema lo anotó cuando ocurría.

¿En qué se diferencia Teamlilit de un software como Kabilio?

Un software como Kabilio se centra en la automatización contable para asesorías y gestorías, es decir, en que un despacho procese la contabilidad de muchos clientes. Teamlilit está construido para el trabajo de dar clase y conecta la facturación con las clases en directo, la asistencia y las notas de clase. El usuario es distinto: allí es el asesor, aquí es el profesor que da la clase y quiere cobrarla sin volver a teclearla.

¿Puedo vender bonos de clases y controlar su saldo?

Sí. Los bonos viven en la ficha del alumno y la asistencia a clase descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas clases prepagadas quedan. Como los bonos van en fichas individuales, una oferta de bienvenida puede limitarse a una por alumno.

¿Tengo que cobrar IVA en las clases particulares?

El artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 exime las clases particulares impartidas por personas físicas sobre materias del currículo oficial, así que depende de qué enseñas y de cómo estás dado de alta. No es automático para cualquier formación. Confirma tu caso con tu gestor o con la Agencia Tributaria.

¿Qué cláusula debe llevar la factura de clases particulares?

Si te acoges a la exención, la factura debe indicarlo por escrito, con una fórmula del tipo "Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.10º de la Ley 37/1992 del IVA". En Teamlilit el NIF y el tipo se guardan en tu configuración de impuestos, y la cláusula la escribes una sola vez como nota fija: se imprime en todas tus facturas, en el PDF y en el correo, y puedes cambiarla en una factura concreta.

¿Qué epígrafe del IAE corresponde a las clases particulares?

Para clases particulares a domicilio, el epígrafe habitual es el 826, personal docente de enseñanzas diversas. El alta se hace con el modelo 036 en Hacienda y en el RETA en la Seguridad Social. Con tarifa plana, la cuota en 2026 ronda los 88,64 € al mes durante los primeros doce meses. Estos datos son orientativos y no son asesoramiento fiscal; Teamlilit no hace estos trámites por ti.

Siguiente paso

Deja de reconstruir tu mes de memoria. Empieza tu prueba gratuita de 14 días de Teamlilit y envía tu primera factura construida desde clases reales. Consulta los precios para ver los planes.