Software de facturación para tutores: de la clase impartida a la factura pagada
La mayoría de los tutores no tienen un sistema de facturación. Tienen una tarifa en la cabeza, horas en un calendario, una factura en una plantilla de Word y la app del banco abierta para ver quién ha pagado. Teamlilit es un software de facturación para tutores que conecta todo eso en un solo ciclo: tarifa, clase, factura, pago, sobre la misma ficha.
Un software de facturación para tutores lleva el lado económico de principio a fin: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura generada desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como la facturación va sobre el mismo sistema que tu horario y la asistencia, las facturas parten de lo que de verdad ocurrió, no de lo que consigues reconstruir a fin de mes.
Generar a partir de sesiones registradas
Elige un alumno y un periodo de facturación
3 sesiones con asistencia encontradas
- Álgebra, nivel superior GCSEmar 3 jun, 16:001.5h
- Repaso de cálculomar 10 jun, 16:00Estimado1.0h
- Examen de prácticamar 17 jun, 16:002.0h
La facturación empieza en la clase, no en la factura
La facturación de los tutores se tuerce porque las pruebas viven en otro sitio. La factura se escribe un domingo por la noche, de memoria, tres semanas después de la clase que factura.
En Teamlilit, cada clase programada registra sus propias pruebas en el momento: la asistencia se registra automáticamente con horas de entrada y salida, y el control horario por alumno acumula las horas realmente facturables. Si un alumno llegó tarde o una clase grupal se alargó, el registro muestra los tiempos reales.
Asistencia
Instantánea de la sesión en directo
- EVElena Vasquez16:29 – 17:30· 61mPresenteAusente
- LBLeo Bergman16:30 – 17:30· 60mPresenteAusente
- MRMaya Rivera16:42 – 17:30· 48m· llegó tardePresenteAusente
- FOFinn O'Sullivan16:31 – 17:05· 34m· salió antesPresenteAusente
- SLSara LindqvistPresenteAusente
- TNTyler Nguyen16:30 – 17:31· 61mPresenteAusente
Cuando toca facturar, no hay nada que reconstruir: las clases facturables, sus duraciones y sus alumnos ya están en la ficha. Si hoy lo sumas a mano, nuestra guía sobre cómo controlar las horas facturables muestra el método completo, y el contador de horas de tutoría gratuito te permite empezar sin registro.
Tarifas por alumno, bonos y descuentos
Los precios reales de las tutorías son por alumno, no por tutor. Un alumno de la ESO, un adulto y una plaza en grupo no pagan lo mismo, y el software de facturación tiene que sostener eso sin una tabla de equivalencias en tu cabeza.
- Las tarifas por alumno viven en la ficha de cada alumno y pasan a las facturas automáticamente
- Los descuentos por hermanos salen de las fichas, para que las familias reciban la factura correcta sin cálculos manuales
- Los bonos van en la ficha del alumno, y la asistencia descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas sesiones prepagadas quedan
- Los límites de compra vienen solos: una oferta de bienvenida creada en el perfil de un alumno solo puede emitirse una vez
¿No estás seguro de que la tarifa base sea la correcta? Compárala con nuestra guía de precios de clases particulares online o con la calculadora de ingresos para tutores, y después define los descuentos.
De las clases registradas a la factura enviada
Cuando las clases llevan sus propios registros, facturar se reduce a revisar y enviar:
- Genera la factura desde las clases registradas: sesiones, duraciones y tarifas ya rellenas para el periodo
- Revisa el borrador detallado y ajusta lo que se salga de lo normal
- Envía por email con un PDF adjunto, de una en una o en lote para todo el mes
Cada línea de la factura se remonta a una clase que realmente ocurrió, y eso también hace que las facturas sean fáciles de defender cuando un padre pregunta por una. El motor de facturas detrás de este paso tiene su propia página: la función de facturación. Si hoy solo necesitas un documento puntual, el generador de facturas gratuito y el generador de facturas de clases semanales crean PDF limpios sin registro.
Cobrar: enlaces de pago, seguimiento y recargos por retraso
Una factura enviada no es dinero recibido, y en esa brecha es donde los tutores pierden las tardes. Teamlilit la cierra por los dos lados:
- Los enlaces de pago en las facturas permiten a los padres pagar online directamente
- Los pagos registrados cubren transferencia y efectivo: anota el pago contra la factura y el estado se actualiza
- Los recargos por retraso automáticos añaden un cargo tras tu periodo de gracia: las facturas vencidas se reclaman solas
- Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente, y acaban con el hilo de «¿cuánto os debemos?»
Facturación para familias y centros de tutoría
La facturación familiar es donde las hojas de cálculo se rinden: dos hijos, tarifas distintas, un descuento por hermanos, un solo padre que paga. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una familia en una sola factura, detallada por hijo. Un monedero de crédito guarda saldos prepagados o el crédito de un bono modificado y lo aplica automáticamente a la siguiente factura, y los abonos resuelven limpiamente devoluciones y ajustes cuando los planes cambian.
Para un centro de tutoría, las mismas fichas escalan a todos los tutores con el plan Academy: las clases impartidas por cada tutor alimentan el mismo sistema de facturación, y el centro factura desde un solo sitio en lugar de recopilar cifras del equipo. Ese es el lado de facturación de dirigir un centro; el lado operativo lo cubre nuestro software de gestión de tutorías.
IVA y facturación recurrente
Si cobras IVA, la factura tiene que hacer algo más que sumar un porcentaje. Los campos y tipos de IVA vienen integrados, el impuesto se calcula en cada factura, y puedes exportar facturas listas para el IVA y subirlas a tu software de contabilidad.
Para los alumnos a los que facturas igual cada periodo, las facturas recurrentes ponen la facturación en marcha automática: una cuota mensual o un bono semanal fijo se factura solo en lugar de reconstruirse cada vez.
Software de facturación vs plantillas y hojas de cálculo
| Plantilla Word / PDF | Hoja de cálculo | App de facturas genérica | Teamlilit | |
|---|---|---|---|---|
| Produce una factura limpia | Sí | Manual | Sí | Sí |
| Sabe qué clases ocurrieron de verdad | No | Manual | No | Sí, desde la asistencia |
| Tarifas por alumno y descuentos por hermanos | Reescritas | Fórmulas | Por factura | En la ficha del alumno |
| Saldos de bonos que se descuentan | No | Manual | No | Automático |
| Recargos por retraso y extractos | No | No | A veces | Automatizados |
| Conectado al horario y a las fichas | No | No | No | Sí |
Una plantilla resuelve el documento. Un sistema de facturación resuelve el ciclo: qué facturar, quién debe qué y qué pasa cuando nadie paga. La plantilla sigue siendo el primer paso correcto para un tutor que empieza, y el generador de facturas gratuito te acompañará hasta que la administración lo supere.
Funciones clave
- Tarifas por alumno y descuentos por hermanos en la ficha del alumno
- Bonos con descuento automático del saldo desde la asistencia
- Facturas generadas desde las clases registradas, revisadas antes de enviar
- Envío por email con PDF, individual o en lote
- Facturas consolidadas para familias con varios hijos
- Enlaces de pago online, más pagos registrados para transferencia y efectivo
- Recargos por retraso automáticos tras tu periodo de gracia
- Extractos de cuenta, abonos y monedero de crédito
- Campos y tipos de IVA, exportación lista para el IVA
- Facturas recurrentes para cuotas y bonos fijos
- Facturación de todo el centro con el plan Academy
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de facturación para tutores?
Un software de facturación para tutores lleva todo el lado económico de un negocio de tutorías en un solo sitio: la tarifa acordada con cada alumno, las clases realmente impartidas, la factura construida desde esas clases y el pago registrado contra ella. Como está conectado a tu horario y a la asistencia, la facturación parte de lo que de verdad ocurrió y no de lo que recuerdas.
¿En qué se diferencia el software de facturación del software de facturas?
La factura es un paso: crear y enviar el documento. La facturación es el ciclo completo alrededor: tarifas y bonos por alumno, clases registradas, la factura, el cobro, los recargos por retraso y los abonos cuando algo cambia. Teamlilit cubre el ciclo completo, con la creación de facturas integrada como un paso más.
¿Cómo funcionan las tarifas por alumno?
La tarifa de cada alumno vive en su ficha: un principiante, un alumno de preparación de exámenes y una plaza en clase grupal pueden tener precios distintos. Al generar la factura, la tarifa correcta se aplica automáticamente, junto con el descuento por hermanos si lo hay, sin recalcular precios a mano.
¿Puedo facturar a una familia con varios hijos en una sola factura?
Sí. Las facturas consolidadas agrupan a varios alumnos de una misma familia en una sola factura, con las clases de cada hijo detalladas. Los descuentos por hermanos se aplican automáticamente desde las fichas, así que una familia con dos hijos recibe la factura correcta sin cálculos manuales.
¿Cómo llegan las facturas a los padres?
Por email, con un PDF adjunto. Las facturas se generan desde las clases registradas, así que cada una llega detallada con las sesiones, duraciones y tarifas detrás del total. Revisas antes de enviar, y el envío masivo cubre un mes entero de facturas de una vez. El flujo completo está en la página de la función de facturación.
¿Pueden pagar los padres online?
Sí. Cada factura puede llevar un enlace de pago para pagar online directamente. Si una familia paga por transferencia o en efectivo, registras el pago contra la factura manualmente, y el estado de pago queda correcto en cualquier caso.
¿Qué pasa cuando una factura está vencida?
Los recargos por retraso automáticos añaden un cargo tras el periodo de gracia que elijas: las facturas vencidas se reclaman solas en lugar de escribir mensajes de recordatorio. Los extractos de cuenta muestran a cada familia qué se facturó, qué se pagó y qué queda pendiente.
¿Gestiona el IVA?
Sí. Los campos y tipos de IVA vienen integrados: el impuesto se calcula en cada factura, y puedes exportar facturas listas para el IVA y subirlas a tu software de contabilidad.
¿Puedo vender bonos de clases y controlar su saldo?
Sí. Los bonos viven en la ficha del alumno y la asistencia a clase descuenta el saldo automáticamente: siempre sabes cuántas sesiones prepagadas quedan. Como los bonos van en fichas individuales, una oferta de bienvenida puede limitarse a una por alumno.
Siguiente paso
Deja de reconstruir tu mes de memoria. Empieza tu prueba gratuita de 14 días de Teamlilit y envía tu primera factura construida desde clases reales. Consulta los precios para ver los planes.
