Software de gestión de alumnos y CRM para preparatorias privadas, kinders y secundarias
Ya seas un tutor con 30 alumnos o la dirección de una escuela pequeña, el problema es el mismo: el registro de cada alumno acaba disperso entre una hoja de cálculo, el calendario, WhatsApp, el correo y la memoria de quien da la clase. Quien busca un CRM para preparatoria privada casi nunca necesita un embudo de ventas: necesita que el expediente del alumno, las notas de clase, la asistencia, la comunicación con los padres y las facturas vivan conectados. Teamlilit es un software de gestión de alumnos creado para quien enseña: un único registro por alumno, desde la primera nota de clase hasta la factura final. Es la parte de los alumnos del software de gestión de tutorías más amplio que gestiona toda la semana.
Tu stack actual
¿Para quién es este software de gestión escolar?
Teamlilit está pensado para quien imparte clase y necesita el registro conectado con la enseñanza, no para grandes instituciones con cientos de cursos.
- Tutores autónomos e independientes a quienes se les ha quedado pequeña una hoja de cálculo de alumnos
- Tutores con 10 o más alumnos que hacen malabares con notas, padres, asistencia y pagos
- Agencias y centros de tutoría que hacen seguimiento de alumnos entre varios tutores
- Tutores de preparación de exámenes y de idiomas que necesitan el progreso y la asistencia por alumno
Preparatorias privadas
Una preparatoria particular rara vez factura solo la colegiatura. Hay cursos de preparación de examen, clases extraescolares y regularizaciones, cada uno con su grupo, su horario y a menudo su precio. El expediente del alumno mantiene juntos el grupo al que pertenece, su asistencia, las notas de cada clase y lo que corresponde facturar, con tarifas por alumno cuando un servicio se cobra distinto de la tarifa general.
Kinders y preescolares
En un kinder lo crítico no es la nota académica, sino el contacto: quién es el tutor legal de cada niño, quién puede recogerlo, qué se comunicó y si la mensualidad está al día. Los datos de padres y tutores legales viven en el propio expediente del alumno, la asistencia se registra por sesión y la colegiatura mensual se emite de forma recurrente, en lugar de reconstruir cada mes a mano.
Secundarias particulares
Una secundaria particular necesita sobre todo orden entre grupos: quién está en cada clase, cómo avanza cada alumno y qué clases de refuerzo se facturan aparte. La organización de clases y grupos asigna al alumno una sola vez, y a partir de ahí la asistencia y las notas se acumulan solas en su historial.
Escuelas de idiomas
Si tu escuela enseña idiomas por niveles y ciclos, la lógica es la misma pero con más rotación de grupos. Nuestra plataforma para escuelas de idiomas online cubre ese caso en detalle.
Los tutores no pierden el control por ser vagos
Pierden el control porque su información está dispersa. Las notas están en un cuaderno, los mensajes de los padres en WhatsApp, la asistencia en tu cabeza, la factura en una carpeta aparte y el horario en un calendario que no sabe nada de todo eso.
Eso funciona con tres alumnos. Con quince, se resquebraja. Un padre pregunta cómo progresa su hijo y buscas en tres aplicaciones. Una clase se factura dos veces, o ninguna. Olvidas que una clase perdida se reprogramó, no se canceló. El problema nunca fue el esfuerzo. El problema es que la información de las tutorías está conectada, y tus herramientas la mantienen separada.
Mantén conectados cada alumno, nota de clase, novedad para los padres, registro de asistencia y factura
Teamlilit da a cada alumno un único hogar, y lo conecta con el trabajo que realmente haces.
Perfiles de alumnos
Cada alumno tiene un perfil: datos de contacto, curso y asignatura, objetivos, puntos fuertes, áreas débiles, pertenencia a grupos y notas. Un clic para ver todo sobre cualquier alumno, en lugar de reconstruirlo de memoria.
Contactos de padres y tutores legales
El nombre del padre o la madre, el correo, el teléfono, el método de contacto preferido y un contacto de facturación aparte viven todos en el alumno. La comunicación importante sobre cancelaciones, pagos y progreso queda enlazada al alumno en lugar de enterrada en un hilo de chat.
Notas de clase
Escribe una nota breve después de cada clase: qué se trabajó, qué salió bien, qué necesita práctica, los deberes asignados y el foco para la próxima vez. La nota se sitúa en el perfil del alumno y en la clase, lista para repasar antes de la siguiente sesión. ¿Todavía no te has registrado? La plantilla gratuita de notas de clase para tutorías genera la nota y una novedad para los padres a partir de un solo formulario.
Asistencia automática
Cuando un alumno se une a una sesión en directo, la asistencia se registra automáticamente con la hora de entrada y de salida. Cuando no aparece, lo sabes. Sin pasar lista a mano, sin adivinar al final del día.
Horas facturables
El tiempo por alumno se captura en cada sesión junto a la asistencia, de modo que las clases completadas se convierten en horas facturables sin contarlas a mano. Nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar las horas facturables cubre el panorama completo.
Facturas
Las clases facturables fluyen directamente a las facturas. Lee el periodo desde el perfil del alumno y conviértelo en un PDF profesional con el generador de facturas gratuito, en lugar de copiar cifras entre una hoja de cálculo y una aplicación de facturación aparte.
Recordatorios y seguimientos
Los seguimientos que hacen funcionar un negocio de tutorías, enviar una novedad a un padre, reclamar un pago, reservar la siguiente clase, dejan de depender de la memoria y pasan a formar parte del registro del alumno.
Archivos y deberes
Los materiales y los deberes se conectan con la clase y con el alumno, de modo que los recursos de una sesión están donde está la sesión, no en una carpeta de Drive aparte.
Historial de progreso
Cada sesión aterriza en el registro del alumno automáticamente a través de tu planificación, construyendo un historial completo de asistencia, tiempo y notas. Cuando un padre pregunta "¿cómo va?", la respuesta ya está ahí.
El flujo de trabajo de tutorías conectado
El objetivo de un software de gestión de alumnos es que las piezas se conecten. En Teamlilit funcionan como un único ciclo:
planificación → perfil del alumno → notas de clase → asistencia → horas facturables → factura → novedad para los padres
Una clase planificada se convierte en una sesión. La sesión registra la asistencia y el tiempo. La asistencia y el tiempo se convierten en horas facturables. Las horas facturables se convierten en una factura. La nota de clase da forma a la siguiente clase y a la novedad para los padres. Nada se vuelve a introducir, porque nunca estuvo separado.
Qué debería incluir el perfil de alumno de un tutor
Un perfil de alumno solo es útil si es coherente. El objetivo no es registrarlo todo, sino capturar lo que realmente necesitas para enseñar bien al alumno y llevar la relación de forma profesional. Un buen perfil de alumno para un tutor incluye:
- Datos básicos: nombre, curso o nivel, asignatura, junta examinadora, fecha objetivo del examen, horario habitual de clase, formato de clase y tarifa acordada
- Padre o tutor legal: nombre, correo, teléfono, método de contacto preferido, un contacto de facturación aparte y un contacto de emergencia cuando proceda
- Perfil de aprendizaje: el objetivo principal, el nivel actual, los puntos fuertes, las áreas débiles, la confianza, las preferencias de aprendizaje y cualquier necesidad de apoyo relevante para la tutoría
- Notas de clase: un registro breve por clase de qué se trabajó, qué salió bien, qué necesita práctica, los deberes asignados y el siguiente foco
- Administración: estado del pago, estado de la factura, saldo del paquete y notas de cancelación
Si quieres una estructura lista para rellenar, la plantilla gratuita de perfil de alumno para tutores presenta cada uno de estos campos, con un ejemplo resuelto. Nuestra guía sobre qué registros de alumnos deberían guardar los tutores particulares cubre qué incluir y, tan importante como eso, qué no recopilar en exceso.
Cómo se conectan los registros de alumnos con la asistencia y las facturas
Aquí es donde un sistema real de gestión de alumnos se distingue de una lista de nombres. En una hoja de cálculo, el alumno, la asistencia y la factura viven en pestañas diferentes que reconcilias a mano. En Teamlilit, son el mismo registro.
Cuando se imparte una clase, la asistencia y el tiempo por alumno aterrizan en el perfil del alumno automáticamente. Cada sesión lleva un estado, asistió, cancelada a tiempo, cancelación tardía, no se presentó o reprogramada, y tu política de cancelaciones decide si es facturable. Esas clases facturables se agrupan en horas facturables en el perfil, y al final del periodo las conviertes en un PDF profesional con el generador de facturas, sin contar clases ni perseguir fechas. El método completo está en nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar las horas facturables.
Así, cuando un padre pregunta "¿qué clases están en esta factura?", la respuesta es el registro de asistencia, no tu memoria.
Cómo mantiene Teamlilit los perfiles de alumnos conectados con las clases en directo
La mayoría de las herramientas de gestión de alumnos se detienen en la capa administrativa y dejan la enseñanza a una aplicación de vídeo aparte, así que el registro nunca sabe qué pasó en la clase. Teamlilit cierra esa brecha porque el aula virtual y el registro del alumno son el mismo producto.
Cuando un alumno se une a una sesión, el reloj arranca y la asistencia se registra en su perfil. Cuando la clase termina, su duración, la asistencia y tu nota de clase ya están en el registro, sin nada que sincronizar entre herramientas. Por eso el perfil siempre está al día: lo construyen las propias clases, a través del sistema de planificación que coloca cada sesión en el alumno correcto, como parte de una única plataforma de gestión de tutorías.
Teamlilit frente a un CRM genérico para escuelas: ¿cuál necesitas?
Herramientas como HubSpot, Salesforce, Zoho o Notion pueden, técnicamente, hacer seguimiento de alumnos, pero no entienden la enseñanza. Piensan en tratos y embudos; tú piensas en alumnos, clases, asistencia y facturas.
Para una escuela la diferencia se ve en tres puntos concretos:
- Proceso de admisiones. Aquí un CRM genérico es fuerte de verdad: gestiona prospectos, etapas y seguimiento comercial. Teamlilit no gestiona ese embudo. Su punto de partida es el alumno ya inscrito, cuyo expediente continúa después con notas, asistencia y facturación en el mismo registro.
- Gestión diaria. Un CRM genérico no está hecho para planificar clases, pasar asistencia ni guardar notas de la sesión. Es exactamente lo que Teamlilit hace de forma nativa, porque el aula y el expediente son el mismo producto.
- Facturación. En un CRM genérico la facturación exige integrar software de contabilidad aparte. En Teamlilit las facturas salen del propio registro de asistencia, con impuestos o IVA y facturación consolidada por familia.
En corto: si tu problema principal es captar alumnos, un CRM de admisiones tiene sentido. Si tu problema es enseñar y cobrar a los que ya tienes, necesitas un sistema construido sobre el ciclo completo del alumno.
| CRM genérico (HubSpot, Notion) | Teamlilit | |
|---|---|---|
| Perfiles de alumnos | Configuración manual | Integrados con historial de sesiones |
| Notas de clase | Campo de texto libre, desconectado | Adjuntas a cada clase y alumno |
| Asistencia | No disponible | Automática, por sesión |
| Conexión con el aula | No | Sí, las sesiones en directo actualizan los perfiles |
| Horas facturables y facturas | No están hechos para ello | Tiempo y facturas a partir de las clases completadas |
| Gestión de grupos | Apaño con hoja de cálculo | Organización nativa de clases y grupos |
| Puesta en marcha | Configuración larga y a medida | Proceso sencillo: añade alumnos y empieza |
La gestión de alumnos de Teamlilit está integrada en el flujo de trabajo de la enseñanza. Sin configuración, sin integraciones, sin apaños. Si quieres una experiencia tipo CRM que entienda las tutorías, esta es.
CRM para tutores frente a software de gestión de alumnos
La gente pregunta a menudo cuál de los dos necesita. En las tutorías, la respuesta honesta es que son dos caras del mismo registro.
Un CRM para tutores trata de la relación: quién es el alumno, quién es el padre, qué se dijo y qué hay que seguir. El software de gestión de alumnos trata de la operación: la planificación, la asistencia, el historial de clases, las horas facturables y las facturas. Usa uno sin el otro y vuelves a tener dos sistemas que se distancian.
| CRM para tutores (relación) | Gestión de alumnos (operación) | |
|---|---|---|
| Foco | Alumnos, padres, notas, seguimientos | Clases, asistencia, horas, facturas |
| Responde | "¿Quién es este alumno y qué acordamos?" | "¿Qué pasó y qué debería facturarse?" |
| Riesgo si se usa solo | Notas sin enlace con clases reales | Cifras sin contexto humano |
Teamlilit es ambas cosas en un solo lugar: la relación y la operación en el mismo perfil, de modo que la nota que escribiste, la clase que impartiste y la factura que envías son todos el mismo hilo.
Software de gestión de alumnos frente a hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es un buen punto de partida, y no hay nada de qué avergonzarse. Es gratis, flexible y familiar. Funciona bien cuando tienes un puñado de alumnos, un horario estable y pagos sencillos.
Se convierte en la herramienta equivocada a medida que creces, no porque no pueda contener los datos, sino porque no puede ejecutar el flujo de trabajo. La hoja de cálculo no sabe que una clase completada debería volverse facturable, que un no presentado debería seguir tu política de cancelaciones o que un padre necesita una novedad. Te conviertes en la conexión entre todo, y esa carga mental se vuelve cara.
Si estás sopesando el cambio, nuestra guía sobre CRM para tutores frente a hoja de cálculo explica exactamente cuándo una hoja de cálculo deja de compensar, y cómo organizar a los alumnos de tutorías particulares cubre el sistema que hay detrás de un registro limpio.
Creado para tutores particulares y academias del Reino Unido
Si das clases en el Reino Unido, tus registros de alumnos, los datos de contacto de los padres, las notas de clase, la asistencia y las facturas son datos personales según el RGPD del Reino Unido y la Data Protection Act 2018. No necesitas convertirte en experto en protección de datos, pero mantener los registros en un único sistema organizado y seguro hace fáciles las cosas sensatas:
- Conserva solo lo que necesitas. Un perfil estructurado por alumno es más fácil de mantener proporcionado que notas dispersas por varias aplicaciones.
- Encuéntralo rápido. Si un padre pregunta qué información guardas, un registro organizado es sencillo de responder.
- Separa la enseñanza del dinero. Las notas de clase y los registros financieros se mantienen diferenciados, y los registros financieros se pueden conservar a efectos fiscales.
- Elimina lo que ya no necesitas. Un único sistema hace realista una revisión y limpieza anual.
Para el panorama completo, consulta nuestra guía sobre qué registros de alumnos deberían guardar los tutores particulares.
Un sistema en lugar de un mosaico
El verdadero competidor no es otra aplicación. Es el mosaico que la mayoría de los tutores usan por defecto. Teamlilit reemplaza toda la pila con un único registro de alumno conectado.
| Qué reemplazas | El problema que creaba |
|---|---|
| Google Calendar | Bloquea tiempo pero no sabe nada del alumno ni de la clase |
| Donde se pierden las novedades de los padres, las cancelaciones y los pagos | |
| Google Sheets | Almacena filas, pero mantienes cada conexión a mano |
| Notion o un CRM genérico | Hecho para equipos de ventas, no para clases y asistencia |
| Carpetas de facturas en PDF | Desconectadas de las clases que realmente se impartieron |
| Recordatorios manuales | Los seguimientos dependen de la memoria, así que algunos nunca ocurren |
Gestión de alumnos para tutores particulares frente a centros de tutoría
El mismo registro tiene que resolver dos trabajos distintos. Un tutor particular mantiene organizados a sus propios alumnos; un centro mantiene coherentes a muchos tutores sin que se le escapen alumnos por los huecos. Teamlilit gestiona ambos desde un único sistema.
| Tutor particular | Centro de tutoría | |
|---|---|---|
| De quién son los registros | Solo los tuyos, una lista que mantener limpia | Registros compartidos entre todos los tutores |
| Acceso | Lo ves todo | Cada tutor ve los suyos; los administradores ven todo |
| Objetivo principal | Sacar a los alumnos de una hoja de cálculo y de tu memoria | Mantener notas, asistencia y facturación coherentes entre el personal |
| Alta | Añade o invita a un alumno en minutos | Asigna a los alumnos al tutor y grupo correctos una sola vez |
| El riesgo que elimina | Olvidar una nota, una novedad o una factura | Que los huecos de un tutor se conviertan en el problema del centro |
Para un tutor autónomo, la victoria es un único hogar limpio por alumno. Para un centro, la victoria es gestionar los registros de alumnos de todos los tutores desde un solo lugar con el plan Academy, de modo que la calidad no dependa de qué tutor sea más organizado.
¿Diriges un centro de tutoría? Gestiona alumnos de todos los tutores
Un tutor con 5 alumnos es sencillo. Tres tutores con 50 alumnos en 10 grupos necesitan estructura. Con el plan Academy, Teamlilit gestiona los registros de alumnos de todos los tutores desde un único panel: cada tutor ve a sus propios alumnos, los administradores mantienen la supervisión de todo el centro y los alumnos se organizan en los grupos correctos una sola vez en lugar de semana a semana. Es parte de la misma plataforma de tutorías online que gestiona las propias clases.
Funciones clave
- Un perfil de alumno por estudiante con contacto, objetivos y notas
- Contactos de padres y tutores legales con un contacto de facturación aparte
- Notas de clase adjuntas a cada clase y alumno
- Registro de asistencia automático por sesión
- Tiempo por alumno y horas facturables a partir de las clases completadas
- Facturas generadas a partir del historial de clases
- Organización de clases y grupos
- Cuentas de alumnos con acceso autónomo a clases y materiales
- Conectado con la planificación y el aula virtual
- Gestión de alumnos con varios tutores para centros de tutoría (plan Academy)
Cómo funciona
- Crea tu espacio de trabajo de tutorías
- Añade a tus alumnos, o invítalos a crear sus propias cuentas
- Organízalos en clases y grupos
- Planifica sesiones, imparte clase y deja que la asistencia y el tiempo se registren solos
- Lee las horas facturables y envía facturas desde el registro del alumno
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de gestión de alumnos para tutores?
El software de gestión de alumnos para tutores es un sistema que mantiene todo lo relacionado con cada alumno en un único lugar conectado: su perfil, las notas de clase, los contactos de los padres, la asistencia, las horas facturables, las facturas y el progreso. A diferencia de un CRM genérico, entiende el flujo de trabajo de las tutorías, de modo que la clase, el registro y la facturación se enlazan entre sí en lugar de vivir en aplicaciones separadas.
¿En qué se diferencia esto de un CRM para tutores?
En las tutorías ambos se solapan mucho. Un CRM para tutores se centra en la relación: perfiles de alumnos, contactos de padres, notas y seguimientos. El software de gestión de alumnos añade la parte operativa: la planificación, la asistencia, el historial de clases, las horas facturables y las facturas. Teamlilit es ambas cosas, en un único sistema conectado en el que el registro y la enseñanza son el mismo producto.
¿Es mejor que una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo funciona bien cuando tu negocio de tutorías es pequeño. Se vuelve más difícil a medida que creces, porque almacena filas pero no ejecuta el flujo de trabajo: no puede conectar una clase completada con la asistencia, con las horas facturables, con una factura. El software de gestión de alumnos mantiene todo eso conectado, para que dejes de ser tú el enlace entre cinco herramientas distintas. Nuestra guía sobre CRM para tutores frente a hoja de cálculo cubre la decisión en detalle.
¿Puedo guardar notas de clase para cada alumno?
Sí. Cada perfil de alumno contiene notas de clase breves junto a su asistencia y su historial de sesiones, para que puedas escribir una nota rápida después de cada clase y repasarla antes de la siguiente sin buscar entre documentos y mensajes.
¿Registra la asistencia y las horas facturables automáticamente?
Sí. Cuando un alumno se une a una sesión en directo, la asistencia y el tiempo por alumno se registran automáticamente, con la hora de entrada y de salida. Ese registro alimenta directamente las horas facturables y las facturas, de modo que no tienes que reconstruir el mes de memoria.
¿Pueden los alumnos y los padres tener su propio acceso?
Los alumnos crean sus propias cuentas gratuitas para ver sus clases, unirse a las sesiones y acceder a los materiales. Los datos de padres y tutores legales, incluido un contacto de facturación aparte, viven en el perfil del alumno, de manera que la comunicación importante queda enlazada al alumno en lugar de dispersa por WhatsApp.
¿Es adecuado para tutores particulares y academias en el Reino Unido?
Sí. Los tutores del Reino Unido guardan nombres de alumnos, contactos de padres, notas de clase, asistencia y facturas, que son datos personales según el RGPD del Reino Unido y la Data Protection Act 2018. Mantener los registros en un único sistema organizado y seguro facilita conservar solo lo que necesitas, encontrarlo rápido y responder si un padre pregunta qué datos guardas. Consulta qué registros de alumnos deberían guardar los tutores particulares.
¿Puede un centro de tutoría gestionar alumnos con varios tutores?
Sí. Con el plan Academy, un centro de tutoría gestiona los registros de los alumnos de todos los tutores desde un único panel, donde cada tutor ve a sus propios alumnos y los administradores mantienen la supervisión de todo el centro.
¿Pueden las escuelas privadas beneficiarse de un sistema CRM?
Sí, aunque conviene distinguir dos cosas. Un CRM genérico está pensado para el embudo comercial: prospectos, seguimiento y cierre. Una preparatoria privada que además imparte clases necesita que ese registro continúe después de la inscripción, con el perfil del alumno, las notas de clase, la asistencia y la facturación enlazados al mismo expediente. Teamlilit cubre esa segunda parte, la del alumno ya inscrito y la operación diaria, en lugar de la gestión del embudo de admisiones.
¿Cuál es el mejor CRM para escuelas de nivel inicial a secundario?
Depende de si tu prioridad es captar alumnos o gestionarlos. Para una escuela pequeña que ya tiene a sus alumnos y necesita ordenar la operación, Teamlilit ofrece el plan Academy para centros con varios profesores, con perfiles de alumnos completos, asistencia, notas de clase, facturación y aula virtual integrada. Consulta la página de precios para ver los detalles de cada plan.
¿Qué se necesita en un CRM para kinders o preescolares?
Un kinder necesita sobre todo los contactos de los padres y tutores legales bien organizados, el registro de asistencia, un historial de notas por alumno y una facturación mensual recurrente que no dependa de reconstruir el mes a mano. Teamlilit cubre esas cuatro cosas en un mismo expediente por alumno, sin el peso de configuración de un CRM empresarial.
¿Es complicado implementar un CRM en una escuela pequeña?
No hace falta un departamento de informática. El proceso de puesta en marcha es sencillo: creas el espacio de trabajo, añades a los alumnos, los organizas en clases y grupos y empiezas a planificar sesiones. Al ser una sola plataforma, evitas el trabajo de integrar varias herramientas genéricas entre sí.
¿Funciona para secundarias particulares?
Sí. Una secundaria particular suele necesitar organizar grupos, seguir el progreso por alumno y facturar clases extraescolares o de regularización aparte de la colegiatura. Teamlilit centraliza los grupos, la asistencia, las notas de clase y las facturas en el mismo registro, con tarifas por alumno cuando un servicio se cobra a un precio distinto.
Cómo empezar: planes para tutores independientes y escuelas
Da a cada alumno un expediente como es debido, asistencia automática y una factura que se construye sola a partir de clases reales. La puesta en marcha es sencilla y no necesita un departamento de informática: creas el espacio de trabajo, añades a los alumnos, los organizas en clases y grupos y empiezas a planificar.
Para un tutor independiente eso basta. Una escuela o centro con varios profesores suele necesitar el plan Academy, que añade la gestión multiprofesor sobre el mismo expediente: cada profesor ve a sus propios alumnos, la dirección mantiene la supervisión de todo el centro y la facturación se consolida por familia en lugar de repartirse entre profesores. Si diriges una preparatoria, un kinder o una secundaria particular, empieza por el software para centros de tutoría con varios profesores, que explica cómo se organiza el plan Academy.
¿No estás listo para comprometerte? Empieza con la plantilla gratuita de perfil de alumno para tutores. Cuando estés listo para la versión conectada, consulta los precios para ver los detalles de los planes y prueba 14 días gratis.
