Gestión de alumnos: una ficha por alumno, de la primera clase a la última factura
Da igual que seas un profesor particular con 30 alumnos o que lleves una academia de refuerzo: el registro de cada alumno acaba repartido entre una hoja de cálculo, el calendario, WhatsApp, el correo y tu memoria. Teamlilit es un programa de gestión de alumnos pensado para quien da clase: una ficha por alumno, conectada con cada clase que das, desde la primera nota hasta la última factura. Es la parte de los alumnos del programa para gestionar clases particulares que lleva toda tu semana.
Tu stack actual
Para quién es
Teamlilit está pensado para quien da clase y necesita el registro de cada alumno unido a sus clases.
- Profesores y profesoras particulares a quienes se les ha quedado pequeña la hoja de cálculo de alumnos
- Profesores con diez alumnos o más que hacen malabares con notas, familias, asistencia y pagos
- Academias de refuerzo y de clases particulares que siguen a sus alumnos entre varios profesores
- Profesores de idiomas y de preparación de exámenes (EvAU, Cambridge, DELE) que necesitan ver el progreso y la asistencia de cada alumno
Si tu academia enseña idiomas por niveles y con mucha rotación de grupos, nuestra plataforma para escuelas de idiomas online cubre ese caso en detalle.
No pierdes el control por falta de ganas
Lo pierdes porque la información está repartida. Las notas están en un cuaderno, los mensajes de las familias en WhatsApp, la asistencia en tu cabeza, las facturas en una carpeta aparte y el horario en un calendario que no sabe nada de todo eso.
Con tres alumnos funciona. Con quince, se rompe. Una madre pregunta cómo va su hija y buscas en tres apps. Una clase se factura dos veces, o ninguna. Olvidas que la clase que faltó Pablo se recuperó el jueves. El problema nunca fue el esfuerzo: la información de tus clases está conectada y tus herramientas la mantienen separada.
Qué hay en la ficha de cada alumno
Teamlilit da a cada alumno una ficha y la conecta con el trabajo que haces de verdad.
Datos, curso y objetivos
La ficha guarda los datos de contacto del alumno, su colegio y su curso (primaria, ESO o bachillerato), la forma de contacto preferida y su estado: activo, en prueba, en pausa o baja. Sus objetivos llevan fecha y progreso, así que ves de un vistazo hacia dónde va. Con las etiquetas agrupas a los alumnos como te sirva (por nivel, por asignatura, por turno de tarde), y puedes comparar dos alumnos lado a lado.
La familia: madre, padre, tutor legal y hermanos
Los datos de la madre, el padre o el tutor legal viven en la ficha del alumno: correo, teléfono, forma de contacto preferida y un contacto de facturación aparte. Si dos hermanos dan clase contigo, los vinculas a la misma familia en lugar de repetir los datos, y puedes aplicar un descuento por hermanos en la factura. Lo importante sobre cancelaciones, pagos y progreso queda unido al alumno en lugar de perdido en un chat.
Notas de clase
Escribe una nota breve al terminar cada clase: qué se trabajó, qué salió bien, qué hay que practicar y en qué centrarse la próxima vez. La nota queda unida a esa clase y a la ficha del alumno, con un archivo o un enlace adjunto si hace falta, lista para repasarla antes de la siguiente. ¿Todavía no te has registrado? La plantilla gratuita de notas de clase genera la nota y un mensaje para la familia a partir de un solo formulario.
Asistencia y tiempo de clase
En las clases que das en el aula online de Teamlilit, la asistencia se registra sola: hora de entrada y de salida, retrasos con sus minutos, salidas antes de tiempo y ausencias. El tiempo de cada clase queda en la ficha junto al porcentaje de asistencia del alumno. Las clases presenciales o dadas con otra app se marcan a mano (presente, tarde o ausente) en la misma ficha, sin pasar lista en papel.
Tarifas, bonos y facturas
Cada alumno puede tener su propia tarifa, por hora o por clase, y si ha comprado un bono, la ficha muestra cuántas clases ha usado, cuántas tiene reservadas y cuántas le quedan. Las clases dadas pasan a la factura con esas tarifas por alumno, en lugar de copiar cifras entre una hoja de cálculo y una app de facturación. Si todavía facturas a mano, lee el periodo en la ficha y conviértelo en un PDF con el generador de facturas gratuito. Nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar las horas facturables cubre el panorama completo.
Documentos y materiales
Sube a la ficha los documentos de cada alumno, como un boletín de notas o un examen corregido, y enlaza los materiales y ejercicios con la clase en la que los usas. Así los recursos de una clase están donde está la clase, no en una carpeta de Drive aparte.
Historial de clases
Cada clase llega a la ficha a través de tu agenda de clases, con su asistencia, su duración y tu nota. Cuando una familia pregunta "¿cómo va?", la respuesta ya está ahí. Si además quieres contárselo por escrito, estos ejemplos de informes de progreso para familias te dan un buen punto de partida.
Alumnos que se descuelgan
La lista de alumnos marca a quién conviene vigilar y quién está en riesgo de dejarlo, a partir de las ausencias seguidas, su porcentaje de asistencia, el tiempo desde su última clase y el saldo de su bono. Así hablas con la familia antes de que el alumno se dé de baja en silencio.
El recorrido de una clase
El objetivo de un programa de gestión de alumnos es que las piezas encajen. En Teamlilit funcionan como un único ciclo:
agenda → ficha del alumno → clase → asistencia y tiempo → nota de clase → factura → familia
Una clase programada se convierte en una clase dada. La clase registra la asistencia y el tiempo de cada alumno. La asistencia y el tiempo se convierten en horas facturables, y las horas en una factura. La nota de clase prepara la siguiente clase y lo que le cuentas a la familia. Nada se vuelve a teclear, porque nunca estuvo separado.
Qué debería llevar la ficha de un alumno
Una ficha solo es útil si es coherente. El objetivo no es apuntarlo todo, sino lo que necesitas para enseñar bien a ese alumno y llevar la relación con su familia de forma profesional. Una buena ficha incluye:
- Datos básicos: nombre, curso, asignatura, examen que prepara y su fecha, horario habitual, formato de clase (online o presencial) y tarifa acordada
- Familia: nombre del padre, la madre o el tutor legal, correo, teléfono, forma de contacto preferida, un contacto de facturación aparte y un contacto de emergencia cuando proceda
- Aprendizaje: el objetivo principal, el nivel actual, los puntos fuertes, lo que cuesta más, la confianza y cualquier necesidad de apoyo que afecte a las clases
- Notas de clase: un registro breve de cada clase con lo que se trabajó, lo que salió bien, lo que hay que practicar y el siguiente paso
- Administración: estado de los pagos y de las facturas, saldo del bono y notas sobre cancelaciones
Si quieres una estructura lista para rellenar, la plantilla gratuita de ficha del alumno presenta cada uno de estos campos con un ejemplo resuelto. Nuestra guía sobre qué registros de cada alumno conviene guardar explica qué incluir y, tan importante como eso, qué no recoger de más.
Cómo se conecta la ficha con la asistencia y las facturas
Aquí es donde un programa de gestión de alumnos se distingue de una lista de nombres. En una hoja de cálculo, el alumno, la asistencia y la factura viven en pestañas distintas que cuadras a mano. En Teamlilit son el mismo registro.
Cuando das una clase, la asistencia y el tiempo de cada alumno llegan a su ficha. Cada alumno queda como presente, tarde o ausente, y tu política de cancelación decide qué se cobra: si alguien cancela fuera de plazo, añades el recargo como una línea más de la factura. Las clases facturables se suman en horas de clase en la ficha y, al final del periodo, preparas la factura a partir de ellas, sin contar clases ni buscar fechas. El método completo está en nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar las horas facturables.
Así, cuando una familia pregunta "¿qué clases hay en esta factura?", la respuesta es el registro de asistencia, no tu memoria.
La ficha se rellena desde el aula
La mayoría de las herramientas de gestión de alumnos se quedan en la parte administrativa y dejan la clase a una app de vídeo aparte, así que el registro nunca sabe qué pasó en la clase. Teamlilit cierra ese hueco porque el aula virtual y la ficha del alumno son el mismo producto.
Cuando un alumno entra en una clase del aula de Teamlilit, su asistencia empieza a contar. Cuando la clase termina, su duración, la asistencia y tu nota ya están en la ficha, sin nada que sincronizar. Por eso la ficha está siempre al día: la construyen las propias clases, a través de la agenda que coloca cada clase en el alumno correcto, dentro de un mismo programa para dar y gestionar tus clases.
Gestión de alumnos y CRM: dos caras de la misma ficha
Mucha gente pregunta cuál de los dos necesita. En las clases particulares, la respuesta honesta es que son dos caras del mismo registro.
El CRM para academias y profesores particulares trata de la relación: las consultas de familias nuevas, las clases de prueba, los correos y el seguimiento hasta que alguien se apunta. La gestión de alumnos trata del aprendizaje y la operación: las clases, la asistencia, el tiempo, las notas y las facturas.
| CRM (relación) | Gestión de alumnos (aprendizaje) | |
|---|---|---|
| Foco | Consultas, familias, seguimiento | Clases, asistencia, notas, horas, facturas |
| Responde | "¿Quién es esta familia y qué le dije?" | "¿Qué ha trabajado y qué hay que facturar?" |
| Riesgo si va solo | Notas sin relación con clases reales | Cifras sin contexto humano |
Teamlilit es las dos cosas en la misma ficha, así que la nota que escribiste, la clase que diste y la factura que envías son el mismo hilo.
Frente a la hoja de cálculo o Notion
Una hoja de cálculo es un buen punto de partida y no hay nada de qué avergonzarse: es flexible y ya la conoces. Funciona con un puñado de alumnos, un horario estable y pagos sencillos. Notion, Airtable o un CRM genérico pueden guardar alumnos, pero piensan en filas y embudos, no en clases, asistencia y facturas.
Se quedan cortos a medida que creces, no porque no puedan guardar los datos, sino porque no hacen el trabajo: no saben que una clase dada debería facturarse, que una ausencia debe seguir tu política de cancelación o que una familia espera noticias. Te conviertes en la conexión entre todo, y esa carga mental sale cara.
| Hoja de cálculo o Notion | Teamlilit | |
|---|---|---|
| Fichas de alumnos | Configuración a mano | Integradas con el historial de clases |
| Notas de clase | Texto suelto, sin conexión | Unidas a cada clase y a cada alumno |
| Asistencia | A mano, si te acuerdas | Automática en el aula de Teamlilit |
| Conexión con el aula | No | Sí, las clases en directo ponen al día las fichas |
| Horas y facturas | No están pensadas para ello | Tiempo y facturas a partir de las clases dadas |
| Grupos | Apaño con pestañas | Organización propia de clases y grupos |
| Puesta en marcha | Larga y a medida | Añades a tus alumnos y empiezas |
Si estás pensando en cambiar, nuestra guía sobre cuándo deja de compensar la hoja de cálculo lo explica con detalle, y cómo organizar a los alumnos de tutorías particulares cubre el sistema que hay detrás de un registro limpio.
Datos de tus alumnos y protección de datos en España
Las fichas de tus alumnos, los contactos de las familias, las notas de clase, la asistencia y las facturas son datos personales, muchas veces de menores, y en España se rigen por el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). No hace falta que seas experto, pero tenerlo todo en un único sistema ordenado facilita lo sensato:
- Guarda solo lo necesario. Una ficha con campos claros es más fácil de mantener proporcionada que notas repartidas por varias apps.
- Encuéntralo rápido. Si una familia pregunta qué datos tienes de su hijo, la respuesta está en una ficha.
- Comparte solo lo suyo. El enlace para familias es de solo lectura, muestra solo a sus hijos y lo desactivas cuando quieras.
- Consentimiento de los menores. Con menores de 14 años, tratar sus datos requiere el consentimiento de sus padres o de su tutor legal. Recogerlo sigue siendo cosa tuya o de la academia.
Para el panorama completo, consulta nuestra guía sobre qué registros de cada alumno conviene guardar.
Profesor particular o academia
La misma ficha tiene que resolver dos trabajos distintos. Un profesor particular mantiene ordenados a sus propios alumnos; una academia mantiene coherentes a varios profesores sin que se le escape ningún alumno. Teamlilit sirve para los dos casos.
| Profesor particular | Academia | |
|---|---|---|
| De quién son las fichas | Solo las tuyas, una lista que mantener limpia | Las de todo el equipo, con el mismo formato |
| Cómo se organiza | Lo ves todo tú | Cada profesor con sus alumnos y sus clases; la dirección, con la agenda de todo el equipo |
| Objetivo principal | Sacar a tus alumnos de una hoja de cálculo y de tu memoria | Notas, asistencia y facturación coherentes entre profesores |
| Alta | Añade o invita a un alumno en minutos | Importa la lista en CSV y organiza los grupos una sola vez |
| El riesgo que elimina | Olvidar una nota, un mensaje o una factura | Que el desorden de un profesor se convierta en el problema de la academia |
Para un profesor particular, lo que se gana es una ficha limpia por alumno. Para una academia, llevar a los alumnos de todo el equipo desde un solo sitio con el plan Academy, que incluye 4 plazas de profesor, para que la calidad no dependa de qué profesor es más ordenado. Todo forma parte de la misma plataforma para dar clases online en la que se dan las clases.
Funciones principales
- Una ficha por alumno con contacto, curso, objetivos, estado y etiquetas
- Familia con padres o tutor legal, hermanos y un contacto de facturación aparte
- Notas de clase unidas a cada clase, con un archivo o enlace adjunto
- Asistencia automática en las clases del aula de Teamlilit, y marcada a mano en las demás
- Tiempo de clase por alumno y horas facturables a partir de las clases dadas
- Tarifa propia por alumno, bonos de clases y facturas a partir del historial
- Organización de clases y grupos, y comparación de alumnos lado a lado
- Enlace de solo lectura para las familias: clases, asistencia y facturas
- Alumnos ilimitados en todos los planes, con importación CSV en Pro y Academy
- Conectado con la agenda y el aula virtual
- Varios profesores en una misma academia con el plan Academy
Cómo funciona
- Crea tu espacio de trabajo como profesor o como academia
- Añade a tus alumnos, invítalos a crear su cuenta o importa tu lista en CSV
- Organízalos en grupos y etiquetas
- Programa las clases, da clase y deja que la asistencia y el tiempo se registren solos
- Revisa las horas de clase y prepara las facturas desde la ficha del alumno
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de gestión de alumnos?
Es un sistema que guarda en un solo sitio la ficha de cada alumno: sus datos, su curso y sus objetivos, las notas de cada clase, la asistencia, el tiempo de clase, su familia y lo que se le factura. A diferencia de una hoja de cálculo, la ficha está conectada con las clases que das, así que cada clase la pone al día sin que copies nada de una herramienta a otra.
¿Qué guarda la ficha de cada alumno?
Sus datos de contacto, el colegio y el curso, la forma de contacto preferida, su estado (activo, en prueba, en pausa o baja), sus objetivos con fecha y progreso, etiquetas, las notas de cada clase, el historial de clases con la asistencia y la duración de cada una, su porcentaje de asistencia, los documentos que subas, su tarifa, el saldo de su bono y los datos de su familia, con un contacto de facturación aparte.
¿En qué se diferencia de un CRM?
La gestión de alumnos es el registro de aprendizaje: qué ha trabajado cada alumno, cómo va, a qué clases vino y cuánto tiempo estuvo. El CRM es la relación: las consultas de familias nuevas, las clases de prueba y el seguimiento hasta que alguien se apunta. En Teamlilit las dos cosas comparten la misma ficha, y el CRM tiene su propia página.
¿Es mejor que una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo va bien con pocos alumnos y un horario estable. Con más, se queda corta, porque guarda filas pero no sabe qué pasó en cada clase: no puede conectar la clase dada con la asistencia, el tiempo y la factura. La ficha de Teamlilit se construye con las propias clases, así que dejas de ser tú quien une cinco herramientas a mano. Nuestra guía sobre cuándo dejar la hoja de cálculo cubre la decisión en detalle.
¿Puedo guardar notas de cada clase?
Sí. Escribes una nota breve al terminar la clase y queda unida a esa clase y a la ficha del alumno, lista para repasarla antes de la siguiente. Cada nota puede llevar un archivo o un enlace adjunto, y puedes dejarla privada o hacerla visible para tu equipo si trabajas en una academia.
¿Registra la asistencia y el tiempo de clase automáticamente?
Sí, en las clases que das en el aula online de Teamlilit: la hora de entrada y de salida de cada alumno, los retrasos, las salidas antes de tiempo y las ausencias llegan a su ficha sin que marques nada. Las clases que das en otro sitio, presenciales o con otra app, las marcas a mano en la misma ficha, y cualquier registro se puede corregir después. Más detalles en control de asistencia y horas de clase por alumno.
¿Pueden las familias ver cómo va su hijo?
Puedes enviar a cada familia un enlace privado de solo lectura, sin cuenta, donde ve las clases de sus hijos, la asistencia con la duración de cada clase y las facturas a su nombre. Desde ahí no se puede reservar, cancelar, escribir ni pagar, y puedes desactivar el enlace desde la ficha cuando quieras.
¿Cuántos alumnos puedo tener y puedo importar mi lista?
Los alumnos son ilimitados en todos los planes: los planes solo limitan cuánta gente cabe en una misma clase en directo. Si ya tienes tu lista en Excel o en otra herramienta, en los planes Pro y Academy puedes importarla en CSV, hasta 2000 filas de una vez, eligiendo qué columna va a cada campo. Exportar la lista en CSV está incluido en todos los planes. Consulta los precios para ver qué incluye cada plan.
¿Cómo encaja con la protección de datos en España?
La ficha de un alumno reúne datos personales, a menudo de menores, así que el RGPD y la LOPDGDD se aplican a lo que guardas. Teamlilit no te libra de esas obligaciones, pero tener cada ficha en un único sistema hace más fácil guardar solo lo necesario, encontrar rápido lo que tienes de un alumno si su familia lo pregunta y compartir con ella solo lo suyo. Consulta qué registros de cada alumno conviene guardar.
¿Puede una academia llevar a los alumnos de varios profesores?
Sí. Con el plan Academy trabajan varios profesores en la misma academia, con 4 plazas de profesor incluidas. Cada profesor lleva las fichas de sus alumnos con el mismo formato, la dirección ve la agenda de todo el equipo desde un único panel y, si un profesor se va, la dirección pasa sus grupos y sus clases recurrentes a otro profesor.
Cómo empezar
Da a cada alumno una ficha como es debido, asistencia automática en tus clases online y una factura que sale de clases reales. Empezar no necesita un departamento de informática: creas tu espacio de trabajo, añades a tus alumnos, los organizas en grupos y programas tu primera semana.
Si das clase por tu cuenta, el plan Solo o el Pro te bastan. Una academia con varios profesores suele necesitar el plan Academy, que lleva a los alumnos de todo el equipo con el mismo formato y reúne la agenda de todos los profesores en un único panel. Tienes todos los detalles en la página del software para academias de refuerzo y clases particulares.
¿Aún no quieres dar el paso? Empieza con la plantilla gratuita de ficha del alumno. Cuando quieras la versión conectada, consulta los precios y pruébalo gratis durante 14 días, sin tarjeta.
