Software de gestión de tutorías para tutores y academias
Si tu negocio de tutorías funciona con mensajes de WhatsApp, una hoja de cálculo, un calendario y una app de vídeo aparte, estás haciendo el mismo trabajo varias veces y aun así se te escapan cosas. Teamlilit es un software de gestión de tutorías que reúne toda la actividad en una sola plataforma: planificación, asistencia, clases online, fichas de alumnos, horas facturables, cancelaciones y facturas, todo conectado a la misma clase. Para una visión más amplia de la enseñanza online, consulta nuestra guía sobre el aula virtual para tutores.
Tu stack actual
Para quién es
- Tutores autónomos e independientes que quieren un sistema profesional en lugar de un batiburrillo de apps
- Agencias de tutorías y academias pequeñas que coordinan a varios tutores y decenas de alumnos
- Centros de estudios que llevan horarios semanales fijos por asignaturas y niveles
- Escuelas de idiomas y centros de preparación de exámenes (IELTS, TOEFL, selectividad y más)
¿Qué es un software de gestión de tutorías?
Un software de gestión de tutorías lleva el día a día de un negocio de clases particulares desde un solo lugar, en lugar de encadenar un calendario, una hoja de cálculo, una herramienta de vídeo y una libreta. Sabe qué es realmente una clase: un alumno (o un grupo), a una hora, durante un tiempo, con asistencia, materiales y un registro posterior.
Esa es la diferencia entre las herramientas genéricas y un verdadero sistema de tutorías. Un calendario reserva tiempo pero no distingue una clase de una cita con el dentista. Una hoja de cálculo guarda cifras pero no las conecta con quién apareció. Teamlilit lo enlaza todo a la sesión, de modo que la reserva se convierte en la clase, la clase en la asistencia y la asistencia en el registro facturable, sin volver a introducir nada.
Software de gestión de tutorías frente a hojas de cálculo
Una hoja de cálculo parece gratis hasta que cuentas las horas que cuesta y el dinero que se escapa. Cada clase es una fila que tienes que acordarte de rellenar, cada cambio es manual y nada está conectado con la clase real.
| Tarea | Hoja de cálculo + apps | Teamlilit |
|---|---|---|
| Planificar clases | Entradas manuales en el calendario | Sesiones recurrentes con alumnos asignados |
| Controlar la asistencia | Hoja aparte, rellenada a mano | Automática, por sesión |
| Controlar las horas facturables | Reconstrucción a final de mes | Por alumno, registrada desde la clase en directo |
| Impartir la clase | Enviar un enlace de Zoom | Aula integrada, conectada con el horario |
| Mantener las fichas de alumnos | Pestañas que se desactualizan | Una ficha por alumno, siempre al día |
| Gestionar cancelaciones | Fácil de olvidar | Vinculada a la asistencia y a las notas de política |
| Enviar facturas | Copiar y pegar de la hoja | Listas a partir del historial de clases |
Para un análisis más a fondo de cuándo una hoja de cálculo deja de compensar, lee nuestra guía sobre software de horarios para tutores frente a hoja de cálculo.
Para tutores particulares frente a academias
La misma plataforma resuelve dos problemas distintos. Un tutor particular protege y llena su propia semana; una academia coordina muchas semanas a la vez sin choques. Teamlilit gestiona ambos casos.
| Tutor particular | Academia | |
|---|---|---|
| Quién está en el horario | Solo tú, un único horario | Varios tutores, aulas y grupos en una vista |
| Alumnos | Tu propia lista y tus fichas | Fichas compartidas con acceso por tutor y por administrador |
| Reservas | Los alumnos reservan tus huecos libres | Los alumnos reservan; los administradores asignan entre tutores |
| Facturación | Tus horas, listas para facturar | Las horas de cada tutor en un solo lugar para facturar |
| La gran ventaja | Sacar tu semana de WhatsApp | Gestionar todo el centro desde un único panel |
Si eres un tutor en solitario, empieza con el plan Solo o Pro. Para un centro con varios tutores, el plan Academy añade horarios multitutor, inscripción en grupos y supervisión por parte de administradores. Hay páginas dedicadas a llevar un centro de tutorías, un negocio de tutorías y una escuela de idiomas online.
Planificación y asistencia
La planificación es la columna vertebral del sistema. Monta tu semana una sola vez con clases individuales recurrentes y clases en grupo, deja que los alumnos reserven solos tus huecos libres dentro de tus reglas de disponibilidad y sincroniza todo con Google Calendar automáticamente. Se acabó el "¿estás libre a las 17:00?" de ida y vuelta.
Cuando se imparte una sesión, la asistencia se registra automáticamente con las horas de entrada y de salida de cada alumno, no marcada a mano después. La reserva pasa directamente al registro de asistencia, así que tu horario siempre refleja lo que ocurrió de verdad. ¿Empiezas con una semana en blanco? Consulta nuestra guía sobre cómo crear un horario de tutorías.
Fichas de alumnos e historial de clases
Cada alumno tiene una ficha: datos de contacto, notas, los grupos a los que pertenece y un historial completo de sus sesiones con la asistencia y el tiempo en clase. Como la ficha se construye a partir de las propias clases, siempre está al día, así que puedes responder a "¿cómo va este alumno y cuántas clases ha tenido?" sin rebuscar en tres apps. Para los tutores que organizan su actividad en torno a las relaciones y el seguimiento, esas mismas fichas dan vida a un auténtico CRM para tutores.
Si todavía lo estás montando a mano, nuestra guía sobre cómo organizar a los alumnos de clases particulares explica el sistema paso a paso, CRM para tutores frente a hoja de cálculo cubre cuándo dar el salto, y qué fichas de alumnos deberían guardar los tutores particulares aclara qué registrar y qué dejar fuera.
Fichas de alumnos, contactos de las familias y notas de clase
Una ficha de alumno solo es útil si reúne lo importante en un mismo sitio. En Teamlilit, cada ficha de alumno mantiene juntas tres cosas:
- La ficha: nombre, curso, asignatura, tipo de examen, objetivos, puntos fuertes y áreas débiles, para que abras un solo lugar y sepas exactamente a quién enseñas y hacia qué está trabajando.
- Contactos de padres y tutores legales: nombre, correo, teléfono, método de contacto preferido y un contacto de facturación aparte, para que la comunicación importante sobre cancelaciones, pagos y progreso quede vinculada al alumno en lugar de perderse en un hilo de chat.
- Notas de clase: una nota breve después de cada clase, qué se trabajó, qué salió bien, qué necesita práctica y los deberes asignados, en la ficha y listas para revisar antes de la siguiente sesión.
¿Quieres montar una antes de registrarte? Nuestra plantilla gratuita de ficha de alumno para tutores presenta cada uno de estos campos con un ejemplo resuelto, y cómo organizar a los alumnos de clases particulares explica el hábito que hay detrás de mantenerlas al día.
Horas facturables y facturas
Las horas facturables no son lo mismo que las horas impartidas: una clase completa es facturable, una cancelada tarde puede serlo según tu política, y una clase en grupo en la que un alumno llegó tarde y otro se fue antes son varias cifras distintas en varias facturas distintas. Teamlilit puede conectar la asistencia a las clases online, los minutos facturables y las facturas, para que no tengas que calcular el tiempo de clase a mano después de cada sesión. Si un alumno llega tarde, se va antes, falta a una sesión o asiste solo a parte de una clase en grupo, el registro de facturación debería reflejar lo que ocurrió de verdad. Todo cuadra porque el tiempo por alumno se registra en cada clase junto con la asistencia.
Cuando llega el día de facturar, no reconstruyes nada. Lees las sesiones y las duraciones del periodo directamente en la ficha del alumno y las conviertes en un PDF profesional con el generador gratuito de facturas para tutores. Dentro de tu espacio de trabajo, la facturación basada en la asistencia va más allá y construye cada factura directamente a partir de la asistencia y el tiempo ya registrados en cada clase, de modo que cobrar forma parte del mismo sistema conectado. Nuestras guías sobre cómo pueden los tutores controlar las horas facturables y cómo facturar a los alumnos de clases particulares cubren todo el flujo de trabajo.
Cancelaciones y ausencias
Las ausencias son el impuesto silencioso de un negocio de tutorías: una hora que planificaste, preparaste y reservaste, perdida sin previo aviso. Teamlilit las reduce de tres maneras: los recordatorios automáticos cortan las accidentales, la reserva por parte del alumno hace que sea más probable que asista a un hueco que él mismo eligió, y la asistencia automática convierte las ausencias repetidas en un patrón sobre el que puedes actuar a tiempo.
Para las cancelaciones deliberadas, necesitas una política. Acompaña el sistema con una política de cancelación para tutores particulares clara para que las cancelaciones tardías tengan consecuencias acordadas, y lee nuestro manual sobre cómo reducir las ausencias de los alumnos.
Tutorías online y aula virtual
Las clases se imparten dentro del aula virtual integrada: vídeo en HD, una pizarra interactiva, pantalla compartida y chat, sin el caos de "te mando el enlace de Zoom". Como el aula está conectada con el horario, la asistencia y el tiempo se capturan desde la propia clase en directo, y el historial de la sesión aparece en la ficha del alumno en cuanto termina la clase. Es la razón por la que los tutores dejan Zoom; aquí tienes por qué y cómo funciona Teamlilit como una completa plataforma de tutorías online.
Herramientas gratuitas para tutores
Puedes empezar a organizarte antes de registrarte. Estas herramientas gratuitas, sin necesidad de registro, encajan directamente en el flujo de trabajo que Teamlilit automatiza:
- Plantilla gratuita de ficha de alumno para tutores: crea una ficha clara por alumno con datos, contactos de las familias, objetivos, notas de clase y gestión, y luego expórtala a PDF, CSV o imprímela
- Registro gratuito de horas de tutoría: anota el tiempo de clase, la asistencia, las horas facturables, las tarifas por cancelación y los ingresos semanales, y luego expórtalo a una hoja de cálculo o factura
- Generador gratuito de facturas para tutores: convierte el historial de clases en un PDF de factura profesional en minutos
- Plantilla de hoja de asistencia para tutorías: un registro imprimible para controlar quién asistió
- Plantilla de política de cancelación para tutores particulares: establece plazos de aviso y tarifas por cancelación tardía
- Plantilla gratuita de horario para tutores: esboza tu horario semanal antes de montarlo
Funciones principales
- Planificación con sesiones recurrentes, vistas de calendario y reserva por parte del alumno
- Control automático de asistencia por sesión, con horas de entrada y de salida
- Control del tiempo por alumno y registros de horas facturables en cada ficha
- Gestión de alumnos con fichas, grupos, notas e historial de sesiones
- Aula virtual integrada con vídeo en HD, pizarra, chat y pantalla compartida
- Clases individuales y en grupo, además de currículos estructurados con el creador de programas
- Gestión de cancelaciones, recordatorios y facturación a partir del historial de clases
- Gestión multitutor para centros de tutorías en el plan Academy
Cómo funciona
- Crea tu espacio de trabajo de tutor o de centro
- Añade tus alumnos, tutores y grupos
- Configura tu disponibilidad y planifica sesiones, únicas o recurrentes
- Imparte clases en el aula en directo y controla la asistencia automáticamente
- Lee las horas facturables y envía facturas con el generador de facturas
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de gestión de tutorías?
Un software de gestión de tutorías lleva toda la actividad de un negocio de clases particulares en un solo lugar: planificar las clases, registrar la asistencia, impartir clases online, mantener las fichas de los alumnos, controlar las horas facturables, gestionar las cancelaciones y enviar facturas. En lugar de un calendario, una hoja de cálculo, una app de vídeo y una libreta que se desincronizan entre sí, cada clase fluye por un mismo sistema, de modo que la reserva se convierte en la clase, la clase en el registro y el registro en la factura.
¿Para quién es un software de gestión de tutorías?
Es para cualquiera que gestione las tutorías como un negocio: tutores autónomos e independientes que quieren un sistema profesional, academias y agencias que coordinan a varios tutores, y centros de estudios que llevan horarios fijos durante el curso. Teamlilit crece contigo, desde un solo tutor hasta un centro con varios tutores en el plan Academy, sin que tengas que rehacer tu forma de trabajar.
¿En qué se diferencia esto de un calendario y una hoja de cálculo?
Un calendario reserva tiempo y una hoja de cálculo guarda cifras, pero ninguno de los dos sabe qué es una clase. El software de gestión de tutorías los conecta: la sesión planificada lleva consigo al alumno, la asistencia, el tiempo en clase y el historial de clases, de modo que nada se vuelve a introducir entre herramientas y nada se pierde por las grietas.
¿Controla la asistencia y las horas facturables?
Sí. La asistencia y el tiempo por alumno se registran automáticamente cada vez que se imparte una sesión, con las horas de entrada y de salida. Ese registro es exactamente lo que necesita la facturación por horas, así que las horas facturables están listas en la ficha de cada alumno en lugar de reconstruirse a final de mes.
¿Gestiona las cancelaciones y las ausencias?
Sí. Los recordatorios automáticos reducen las ausencias accidentales, el control de asistencia hace visibles las ausencias repetidas como un patrón, y una política de cancelación clara establece los plazos de aviso y las tarifas por cancelación tardía, de modo que las horas reservadas quedan contabilizadas en lugar de perderse en silencio.
¿Sustituye a Zoom o Google Meet?
Para la mayoría de las tutorías, sí. Teamlilit incluye un aula virtual integrada con vídeo en HD, pizarra, pantalla compartida y chat, conectada directamente con tu horario, así que no hay enlaces de reunión que enviar y la asistencia y el tiempo se registran desde la propia clase en directo.
¿Puedo empezar en solitario y crecer hasta un centro más adelante?
De eso se trata. Empieza con el plan Solo, pasa a Pro a medida que creces y cambia al plan Academy cuando incorpores a otros tutores. Tus alumnos, tus clases y tu historial se mantienen, y los administradores gestionan el horario de cada tutor desde un único panel. Consulta los precios para más detalles.
¿Es adecuado para una academia en España?
Sí. Teamlilit encaja con la forma de trabajar de las academias: horarios recurrentes durante el curso, bloques fijos por las tardes y los fines de semana, varios tutores y asignaturas en una sola vista, y registros de asistencia, tiempo y facturación por alumno listos para compartir con las familias, desde un centro de una sola aula hasta un negocio con varias sedes.
Siguiente paso
Lleva las tutorías como un negocio, no como un grupo de chat. Configura tu espacio de trabajo de Teamlilit, añade tus alumnos y publica tu primer horario. Consulta los precios para ver los detalles de los planes.
