Programa para gestionar clases particulares: agenda, alumnos y facturas en un solo sitio
Si das clases particulares con mensajes de WhatsApp, una hoja de cálculo, un calendario y una app de vídeo aparte, estás haciendo el mismo trabajo varias veces y aun así se te escapan cosas: una clase sin cobrar, un cambio de hora que no apuntaste, un alumno que lleva tres semanas faltando. Teamlilit es un programa para profesores particulares que lo reúne todo en una sola plataforma: agenda, asistencia, clases online, fichas de alumnos, horas facturables, cancelaciones y facturas, todo conectado a la misma clase. Si te interesa sobre todo la parte online, consulta nuestra guía sobre el aula virtual para dar clases particulares.
Tu stack actual
Para quién es
- Profesores y profesoras particulares que dan clase por su cuenta y quieren un sistema profesional en lugar de un batiburrillo de apps
- Academias pequeñas que coordinan a varios profesores y a decenas de alumnos
- Centros de estudios y de refuerzo que llevan horarios semanales fijos por asignaturas y niveles
- Profesores de idiomas y de preparación de exámenes (selectividad, Cambridge, IELTS, DELE y más)
¿Qué es un programa para gestionar clases particulares?
Un programa para gestionar clases particulares lleva el día a día de tu actividad desde un solo sitio, en lugar de encadenar un calendario, una hoja de cálculo, una herramienta de vídeo y una libreta. Sabe qué es de verdad una clase: un alumno (o un grupo), a una hora, durante un tiempo, con asistencia, materiales y un registro posterior.
Esa es la diferencia entre las herramientas genéricas y un sistema pensado para dar clase. Un calendario reserva tiempo, pero no distingue una clase de una cita con el dentista. Una hoja de cálculo guarda cifras, pero no las conecta con quién se presentó. Teamlilit lo enlaza todo a la clase, de modo que la reserva se convierte en la clase, la clase en la asistencia y la asistencia en el registro que facturas, sin volver a teclear nada.
Un programa de gestión frente a la hoja de cálculo
Una hoja de cálculo parece gratis hasta que cuentas las horas que te cuesta y el dinero que se escapa. Cada clase es una fila que tienes que acordarte de rellenar, cada cambio es manual y nada está conectado con la clase real.
| Tarea | Hoja de cálculo + apps | Teamlilit |
|---|---|---|
| Programar las clases | Entradas manuales en el calendario | Clases recurrentes con sus alumnos asignados |
| Controlar la asistencia | Hoja aparte, rellenada a mano | Automática en las clases del aula online |
| Controlar las horas facturables | Reconstrucción a final de mes | Por alumno, registradas desde la clase en directo |
| Dar la clase | Enviar un enlace de Zoom | Aula integrada, conectada con la agenda |
| Mantener las fichas de alumnos | Pestañas que se quedan viejas | Una ficha por alumno, siempre al día |
| Gestionar cancelaciones | Fácil de olvidar | Vinculadas a la asistencia y a tu política |
| Enviar facturas | Copiar y pegar de la hoja | Listas a partir del historial de clases |
Para ver con más calma cuándo una hoja de cálculo deja de compensar, lee nuestra guía sobre software de horarios para tutores frente a hoja de cálculo.
Profesor particular o academia
La misma plataforma resuelve dos problemas distintos. Un profesor particular protege y llena su propia semana; una academia coordina muchas semanas a la vez sin choques. Teamlilit sirve para los dos casos.
| Profesor particular | Academia | |
|---|---|---|
| Quién está en la agenda | Solo tú, una única agenda | Varios profesores y grupos en una vista |
| Alumnos | Tu propia lista y tus fichas | Fichas compartidas, con acceso por profesor y por administrador |
| Reservas | Los alumnos reservan tus huecos libres | Los alumnos reservan; la dirección reparte las clases entre profesores |
| Facturación | Tus horas, listas para facturar | Las horas de cada profesor en un solo sitio para facturar |
| La gran ventaja | Sacar tu semana de WhatsApp | Llevar toda la academia desde un único panel |
Si das clase por tu cuenta, empieza con el plan Solo o Pro. Para una academia con varios profesores, el plan Academy añade la agenda de todo el equipo, la inscripción en grupos y la supervisión desde la dirección. Tienes páginas dedicadas a llevar una academia de clases particulares, a dar clases particulares como negocio y a una escuela de idiomas online.
Agenda y asistencia
La agenda de clases es la columna vertebral del sistema. Monta tu semana una sola vez con clases individuales recurrentes y clases en grupo, deja que los alumnos reserven solos tus huecos libres dentro de tus reglas de disponibilidad y sincroniza todo con Google Calendar automáticamente. Se acabó el "¿te viene bien a las 17:00?" de ida y vuelta.
Cuando das la clase en el aula de Teamlilit, la asistencia se registra sola con la hora de entrada y de salida de cada alumno, sin marcarla a mano después. La reserva pasa directamente al registro de asistencia, así que tu agenda siempre refleja lo que ocurrió de verdad. ¿Empiezas con una semana en blanco? Consulta nuestra guía sobre cómo crear un horario de tutorías.
Fichas de alumnos e historial de clases
Cada alumno tiene una ficha: datos de contacto, notas, los grupos a los que pertenece y el historial completo de sus clases, con la asistencia y el tiempo de clase. Como la ficha se construye a partir de las propias clases, siempre está al día, así que puedes responder a "¿cómo va este alumno y cuántas clases lleva?" sin rebuscar en tres apps. Y si lo que quieres es seguir la relación con las familias y las consultas nuevas, esas mismas fichas alimentan un CRM para profesores particulares y academias.
Si todavía lo llevas a mano, nuestra guía sobre cómo organizar a los alumnos de clases particulares explica el sistema paso a paso, cuándo pasar de la hoja de cálculo a un CRM te ayuda a elegir el momento, y qué registros de cada alumno conviene guardar aclara qué apuntar y qué dejar fuera.
Fichas de alumnos, contactos de las familias y notas de clase
Una ficha de alumno solo es útil si reúne lo importante en un mismo sitio. En Teamlilit, cada ficha mantiene juntas tres cosas:
- La ficha: nombre, curso, asignatura, examen que prepara, objetivos, puntos fuertes y puntos débiles, para que abras un solo sitio y sepas exactamente a quién das clase y hacia qué está trabajando.
- Contactos de la familia: nombre del padre, la madre o el tutor legal, correo, teléfono, forma de contacto preferida y un contacto de facturación aparte, para que lo importante sobre cancelaciones, pagos y progreso quede ligado al alumno en lugar de perderse en un chat.
- Notas de clase: una nota breve después de cada clase (qué se trabajó, qué salió bien, qué necesita práctica y qué deberes pusiste), guardada en la ficha y lista para repasar antes de la siguiente clase.
¿Quieres montar una antes de registrarte? Nuestra plantilla gratuita de ficha del alumno presenta cada uno de estos campos con un ejemplo resuelto, y cómo organizar a los alumnos de clases particulares explica el hábito que hay detrás de mantenerlas al día.
Horas facturables y facturas
Las horas facturables no son lo mismo que las horas impartidas: una clase completa se factura, una cancelada tarde puede facturarse según tu política, y en una clase en grupo en la que un alumno llegó tarde y otro se fue antes hay varias cifras distintas en varias facturas distintas. Teamlilit puede conectar la asistencia de las clases online, los minutos facturables y las facturas, para que no tengas que calcular el tiempo de clase a mano después de cada clase. Si un alumno llega tarde, se va antes, falta o asiste solo a parte de una clase en grupo, el registro de facturación debería reflejar lo que pasó de verdad. Todo cuadra porque el tiempo de cada alumno se registra en cada clase junto con la asistencia.
Cuando llega el día de facturar, no reconstruyes nada. Lees las clases del periodo y su duración directamente en la ficha del alumno y las conviertes en un PDF profesional con el generador gratuito de facturas. Dentro de tu espacio de trabajo, la facturación basada en la asistencia va más allá: construye cada factura a partir de la asistencia y el tiempo ya registrados en cada clase, con la tarifa de cada alumno, y la factura lleva tus propios datos de pago para que la familia te pague directamente. Nuestras guías sobre cómo pueden los tutores controlar las horas facturables y cómo facturar a los alumnos de clases particulares cubren todo el proceso. Y para el ciclo completo del dinero (tarifas por alumno, seguimiento de pagos y recargos por demora), consulta la página de facturación de clases particulares.
Cancelaciones y ausencias
Las ausencias son el impuesto silencioso de las clases particulares: una hora que programaste, preparaste y reservaste, perdida sin aviso. Teamlilit las reduce de tres maneras: los recordatorios automáticos por correo cortan los olvidos, la reserva por parte del alumno hace más probable que se presente a un hueco que eligió él mismo, y la asistencia automática convierte las ausencias repetidas en un patrón sobre el que puedes actuar a tiempo.
Para las cancelaciones deliberadas, necesitas una política. Acompaña el sistema con una política de cancelación para profesores particulares clara, para que cancelar tarde tenga consecuencias acordadas de antemano, y lee nuestro manual sobre cómo reducir las ausencias de los alumnos.
Clases online desde el aula integrada
Las clases se dan dentro del aula virtual integrada: vídeo en HD, una pizarra interactiva, pantalla compartida y chat, sin el "te mando el enlace de Zoom". Como el aula está conectada con la agenda, la asistencia y el tiempo se capturan desde la propia clase en directo, y el historial aparece en la ficha del alumno en cuanto termina. Es la razón por la que muchos profesores dejan Zoom; aquí tienes por qué cambiar de Zoom y cómo funciona Teamlilit como plataforma para dar clases particulares online.
Herramientas gratuitas para profesores particulares
Puedes empezar a organizarte antes de registrarte. Estas herramientas gratuitas, sin necesidad de registro, encajan directamente en el flujo de trabajo que Teamlilit automatiza:
- Plantilla de ficha del alumno: crea una ficha clara por alumno con datos, contactos de la familia, objetivos, notas de clase y gestión, y luego expórtala a PDF o CSV, o imprímela
- Registro de horas de clase: anota el tiempo de clase, la asistencia, las horas facturables, lo que cobras por cancelación y los ingresos semanales, y luego expórtalo a una hoja de cálculo o a una factura
- Generador de facturas: convierte el historial de clases en una factura en PDF en minutos
- Plantilla de lista de asistencia: un registro imprimible para apuntar quién vino a clase
- Plantilla de política de cancelación: fija los plazos de aviso y lo que cobras por cancelar tarde
- Plantilla de horario semanal: esboza tu semana antes de montarla
Funciones principales
- Agenda de clases con clases recurrentes, vistas de calendario y reservas de los alumnos
- Control automático de asistencia en las clases del aula online, con hora de entrada y de salida
- Tiempo de clase por alumno y horas facturables en cada ficha
- Gestión de alumnos con fichas, grupos, notas e historial de clases
- Aula virtual integrada con vídeo en HD, pizarra, chat y pantalla compartida
- Clases individuales y en grupo, además de programas de varias sesiones con el creador de programas
- Cancelaciones, recordatorios por correo y facturación a partir del historial de clases
- Varios profesores en una misma academia con el plan Academy
Cómo funciona
- Crea tu espacio de trabajo como profesor o como academia
- Añade a tus alumnos, a tus profesores si los tienes y tus grupos
- Configura tu disponibilidad y programa las clases, sueltas o recurrentes
- Da clase en el aula en directo y la asistencia se registra sola
- Consulta las horas facturables y envía facturas con el generador de facturas
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa para gestionar clases particulares?
Es una herramienta que reúne en un solo sitio todo lo que rodea a tus clases particulares: la agenda, la asistencia, las clases online, las fichas de los alumnos, las horas facturables, las cancelaciones y las facturas. En lugar de un calendario, una hoja de cálculo, una app de vídeo y una libreta que nunca coinciden, cada clase pasa por un mismo sistema: la reserva se convierte en la clase, la clase en el registro y el registro en la factura.
¿Para quién es Teamlilit?
Sobre todo para profesores particulares que dan clase por su cuenta y quieren un sistema profesional en lugar de WhatsApp y hojas de cálculo. También sirve a academias pequeñas que coordinan a varios profesores y a centros de estudios que llevan horarios fijos durante el curso. Teamlilit crece contigo, de un solo profesor a una academia con varios profesores en el plan Academy, sin que tengas que rehacer tu forma de trabajar.
¿En qué se diferencia de un calendario y una hoja de cálculo?
Un calendario reserva tiempo y una hoja de cálculo guarda cifras, pero ninguno de los dos sabe qué es una clase. Teamlilit los une: la clase programada lleva consigo al alumno, la asistencia, el tiempo de clase y el historial, así que nada se vuelve a teclear en otra herramienta y nada se queda por el camino.
¿Controla la asistencia y las horas facturables?
Sí, en las clases que das en el aula online de Teamlilit. La asistencia y el tiempo de cada alumno se registran solos, con la hora de entrada y la de salida. Ese registro es justo lo que necesitas para facturar por horas, así que las horas facturables están listas en la ficha de cada alumno en lugar de reconstruirse a final de mes.
¿Gestiona las cancelaciones y las ausencias?
Sí. Los recordatorios automáticos por correo reducen los olvidos, el registro de asistencia hace visibles las ausencias repetidas y una política de cancelación clara fija los plazos de aviso y lo que cobras por cancelar tarde, de modo que las horas reservadas quedan contabilizadas en lugar de perderse en silencio.
¿Sustituye a Zoom o Google Meet?
Para la mayoría de las clases particulares, sí. Teamlilit incluye un aula online con vídeo en HD, pizarra, pantalla compartida y chat, conectada con tu agenda: no hay enlaces de reunión que enviar, y la asistencia y el tiempo se registran desde la propia clase en directo.
¿Puedo empezar por mi cuenta y montar una academia más adelante?
Para eso está pensado. Empieza con el plan Solo, pasa a Pro cuando des clases en grupo y cambia al plan Academy cuando incorpores a otros profesores. Tus alumnos, tus clases y tu historial se mantienen, y la dirección ve la agenda de cada profesor desde un único panel. Consulta los precios para más detalles.
¿Encaja con la forma de dar clases particulares en España?
Sí. Teamlilit sigue el ritmo del curso: clases recurrentes de septiembre a junio, bloques fijos por las tardes y los fines de semana, varias asignaturas y niveles (primaria, ESO, bachillerato) en una sola vista, y registros de asistencia, tiempo y facturación por alumno listos para compartir con las familias. Si montas una academia, Academy significa varios profesores en una misma organización, no varias sedes: Teamlilit no gestiona sucursales ni reserva aulas físicas.
Siguiente paso
Saca tus clases particulares del grupo de chat. Configura tu espacio de trabajo en Teamlilit, añade a tus alumnos y publica tu primera semana de clases. Consulta los precios para ver los detalles de los planes.
