Software de planificación y horarios para tutores y centros de refuerzo
Si todavía coordinas tus clases mediante mensajes de WhatsApp, enlaces de Google Calendar y memoria, estás perdiendo horas cada semana. Teamlilit es un software de planificación y horarios para tutorías creado para la forma en que los tutores enseñan de verdad, no para reuniones genéricas: clases recurrentes, reserva por parte del alumno, asistencia y tiempo por alumno, todo en un mismo horario. Tanto para tutores individuales como para academias de refuerzo. Para la visión de conjunto de dar clases online, consulta nuestra guía sobre el aula virtual para tutores.
Sofia M.
sofia.m@email.com
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60 min · Clase particular
Para quién es esta herramienta de planificación para tutores
- Tutores individuales e independientes cansados de la organización de ida y vuelta
- Centros de tutoría y agencias que gestionan varios tutores y decenas de alumnos
- Academias de refuerzo que llevan horarios semanales fijos por asignaturas y niveles
- Escuelas de idiomas y centros de preparación de exámenes (IELTS, TOEFL y más)
Una herramienta de planificación para clases individuales y de grupo
Cualquier tipo de sesión que un tutor imparte de verdad, en un solo calendario:
- Sesiones individuales: reserva clases individuales con alumnos concretos
- Sesiones de grupo: programa clases para grupos enteros de una vez
- Sesiones recurrentes: configúralas una vez y se repiten cada semana sin recrearlas manualmente
- Sesiones instantáneas: empieza una clase ahora mismo, sin necesidad de programar
- Reserva por parte del alumno: los alumnos reservan los huecos disponibles por su cuenta, sin ida y vuelta
- Reprogramaciones y cancelaciones: gestiona los cambios sin caos
Esta es la diferencia entre una herramienta de planificación para tutores y una aplicación de calendario genérica: entiende de clases, alumnos y grupos, no solo de bloques de tiempo vacíos.
Software de horarios para tutores, no solo un calendario
Las herramientas de calendario genéricas te muestran bloques de tiempo. Teamlilit es un software de horarios para tutores: un sistema de gestión de horarios de verdad para tutorías que sabe quién imparte, qué alumnos están asignados, qué grupo se reúne y cuándo, y qué se repite semanalmente. Las vistas de día, semana y mes muestran todo tu calendario de tutorías de un vistazo, tanto si eres un tutor individual como si gestionas el horario de un centro de tutoría con varios miembros del equipo.
¿Montas tu semana desde cero? Consulta nuestra guía para crear un horario de tutorías que no se venga abajo.
Software de calendario para tutores con sesiones recurrentes
La mayoría de las semanas de tutoría se parecen: Emma los lunes a las 17:00, el grupo de IELTS los miércoles a las 18:00. Como software de calendario para tutores, Teamlilit te permite montar esa semana una vez y repetirla automáticamente, de forma semanal o con un intervalo personalizado, con los alumnos correspondientes ya asignados. Sin recrear sesiones, sin clases olvidadas, sin eventos de calendario copiados y pegados.
Tus sesiones también se sincronizan con tu Google Calendar automáticamente, así que tu horario de tutorías aparece junto al resto de tu vida sin necesidad de introducirlo dos veces.
Del horario a las horas facturables
Un horario de tutorías no debería mostrar solo lo que estaba planificado. Debería ayudar a los tutores a entender lo que ocurrió de verdad.
Con Teamlilit, las clases programadas se conectan con la asistencia y el control horario por alumno, de modo que los tutores pueden ver quién asistió, cuánto tiempo se quedó y qué clases conviene facturar. Si un alumno llegó tarde o se marchó antes, el registro muestra el tiempo que estuvo realmente presente, y en una clase de grupo la asistencia de cada alumno puede ser distinta. A partir de ahí puedes convertir la asistencia en facturas en unos clics, ya que cada sesión reservada ya lleva consigo el tiempo real de la clase y el alumno al que pertenece.
Si al final de la semana todavía calculas las horas a mano, lee nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar sus horas facturables o prueba el registro de horas de tutoría gratuito.
Reserva por parte del alumno para tutores
Configura tu disponibilidad semanal una vez y deja que los alumnos reserven las clases por su cuenta en tus huecos abiertos. Las reglas de disponibilidad que aparecen a continuación deciden qué se puede reservar, qué necesita tu aprobación y con cuánta antelación pueden llegar los alumnos.
Plantilla semanal
Reglas de reserva
Vista previa · Abril 2026
Las reservas de tus alumnos actuales dentro de la disponibilidad que has fijado se confirman automáticamente. Todo lo que quede fuera de ella, incluidas las solicitudes de alumnos nuevos a través de tu página pública de reservas, llega como una solicitud que apruebas primero. En cualquier caso, tu horario se llena sin un solo mensaje de "¿tienes hueco a las 17:00?", y nunca pierdes el control de tu semana.
¿Diriges un centro de tutoría? Gestiona varios tutores, alumnos y clases recurrentes
¿Un tutor con 5 alumnos? Perfecto. ¿Tres tutores con 50 alumnos repartidos en 10 grupos? También perfecto. Con el plan Academy, Teamlilit funciona como software de planificación para centros de tutoría y software de planificación para academias de refuerzo: gestiona el horario de cada tutor desde un único panel, asigna alumnos a los grupos correctos y mantén el control de todo el centro.
- Un único horario compartido entre todos los tutores y aulas, para que nada se solape
- Vistas por tutor: cada tutor ve solo su propio horario y sus reservas
- Supervisión de administrador: ve quién imparte cada grupo, cuándo y cómo de llena está cada clase
- Inscripción en grupos: asigna alumnos a las clases recurrentes una sola vez, no semana a semana
Para una academia de refuerzo con bloques semanales fijos por asignaturas, el horario recurrente hace el trabajo pesado: monta el curso una vez y la semana de cada tutor ya está dispuesta.
Software de planificación para academias de refuerzo en España
Las academias de refuerzo funcionan con un ritmo: semanas durante el curso, bloques fijos de tarde y de fin de semana, y familias que esperan saber exactamente cuándo se imparte clase a sus hijos. Teamlilit es un software de planificación para academias de refuerzo creado para ese ritmo.
- Horarios recurrentes durante el curso: configura tus bloques semanales para el curso y se repiten automáticamente, de modo que la preparación de acceso de 6.º los martes y las matemáticas de la ESO los sábados ya están en su sitio
- Huecos de tarde y de fin de semana: modela las horas en que funcionan de verdad las academias de refuerzo, con reglas de disponibilidad y márgenes entre sesiones
- Varios tutores y asignaturas en una misma vista: ve a cada tutor, aula y grupo de todo el centro sin solapamientos
- Fichas por alumno para las actualizaciones a las familias: asistencia y tiempo registrados en cada sesión, listos para compartir con las familias al final de un bloque
Tanto si diriges una academia de una sola aula como un negocio de tutoría con varias sedes, el horario, las reservas y las fichas de los alumnos viven en un mismo lugar en vez de repartidos entre un panel de pared, una hoja de cálculo y un chat de grupo.
Planificación para tutores particulares frente a centros de tutoría
El mismo software tiene que resolver dos problemas de planificación distintos. Un tutor particular optimiza su propia semana; un centro de tutoría coordina muchas semanas a la vez sin colisiones. Teamlilit resuelve ambos desde un único horario.
| Tutor particular | Centro de tutoría | |
|---|---|---|
| Quién está en el horario | Solo tú, un horario que proteger | Varios tutores, aulas y grupos en una misma vista |
| Reserva | Los alumnos reservan tus huecos abiertos por su cuenta | Los alumnos reservan por su cuenta; los administradores asignan y reasignan entre tutores |
| Sesiones recurrentes | Tus clases individuales y de grupo semanales, configuradas una vez | Bloques del curso montados una vez para todo el centro |
| Visibilidad | Toda tu semana de un vistazo | Vistas por tutor más supervisión central de administrador |
| El principal riesgo | Sobrecargarte, sin tiempo de margen | Dos tutores en un mismo hueco, un alumno en dos sitios |
Para un tutor individual, la ventaja está en sacar tu semana de WhatsApp y llevarla a un horario que reserva y avisa por sí solo. Para un centro, la ventaja está en gestionar el horario de cada tutor desde un único panel con el plan Academy en lugar de fusionar hojas de cálculo. Si en cualquiera de los dos casos partes de una semana en blanco, nuestra guía sobre cómo crear un horario de tutorías recorre la estructura, y puedes bocetarlo primero con nuestra plantilla gratuita de horario para tutores.
Cómo reduce las ausencias un software de planificación de tutorías
Las ausencias son el impuesto silencioso de un negocio de tutoría: una hora que planificaste, preparaste y reservaste, perdida sin aviso y a menudo sin cobro. El software de planificación adecuado las reduce de tres maneras.
- Recordatorios automáticos. Se avisa a alumnos y familias antes de cada sesión, así que la causa más habitual de ausencia, simplemente olvidarse, deja de ocurrir. Sin mensajes manuales de "¿nos vemos a las 17:00?".
- Compromiso de la autorreserva. Cuando un alumno reserva su propio hueco dentro de tu disponibilidad publicada, es mucho más probable que aparezca que cuando se le asigna una hora. La reserva es suya.
- Patrones de asistencia sobre los que puedes actuar. Como la asistencia se registra automáticamente en cada sesión, las ausencias repetidas aparecen como un patrón, no como una vaga sensación, de modo que puedes intervenir antes de que un alumno se vaya sin decir nada.
Los recordatorios y los registros reducen las ausencias accidentales. Para las deliberadas necesitas una política: combina tu planificación con una política de cancelación clara para tutores particulares para que las cancelaciones de última hora tengan consecuencias acordadas. Nuestra guía sobre cómo reducir las ausencias de alumnos en las tutorías online cubre todo el planteamiento.
Reservas, asistencia y seguimiento de clases en un mismo lugar
La planificación, la reserva, la asistencia y el historial de clases suelen ser cuatro herramientas separadas que se desincronizan. Teamlilit las mantiene en la misma ficha, de modo que la reserva se convierte en la clase y la clase en el historial, sin volver a introducir nada.
- Reserva: los alumnos reservan huecos abiertos dentro de tus reglas de disponibilidad, confirmados automáticamente o retenidos para tu aprobación.
- Asistencia: registrada automáticamente cuando se imparte la sesión, con horas de entrada y salida por alumno, no marcada a mano después.
- Seguimiento de clases: el tiempo por alumno y el historial completo de sesiones quedan en la ficha de cada alumno, listos para la facturación, las actualizaciones a las familias y el seguimiento de bonos. Boceta primero una con la plantilla gratuita de ficha de alumno para tutores.
Una reserva fluye hacia un registro de asistencia y este hacia un historial de clases. Ese es el ciclo que un calendario más una hoja de cálculo no pueden cerrar. La planificación es solo el comienzo; aquí tienes cómo pueden los tutores registrar sus horas facturables después de que las clases ocurran de verdad, cómo organizar a los alumnos de tutoría particular cuando sus fichas empiezan a acumularse, qué registros de alumnos deberían conservar los tutores particulares a medida que ese historial crece, y CRM para tutores frente a hoja de cálculo sobre cuándo dejar la hoja del todo.
Reserva de citas para tutores que se convierte en una clase
Un software genérico de reserva de citas se detiene en la reserva: obtienes un enlace de reunión y a partir de ahí te apañas solo. Teamlilit trata cada cita como una clase. Cuando empieza una sesión, la clase en directo, el control de asistencia y los materiales están todos en un mismo lugar, y el historial de la sesión queda después en la ficha del alumno.
Esa es la diferencia entre programar reuniones y gestionar un negocio de tutoría.
Dar tutorías con y sin un software de planificación de verdad
| Sin herramientas específicas | Con Teamlilit |
|---|---|
| Mensajes de "¿tienes hueco a las 17:00?" por WhatsApp, correo y mensajes directos | Los alumnos reservan tus huecos abiertos por su cuenta, sin ida y vuelta |
| Reconstruir desde cero el mismo horario semanal | Las sesiones recurrentes se repiten automáticamente con los alumnos asignados |
| Asistencia y tiempo registrados en una hoja de cálculo aparte | Asistencia y tiempo por alumno registrados en la propia sesión |
| Cada tutor lleva su propio calendario en su propia aplicación | Un único horario compartido para todo el centro de tutoría |
| Un enlace de reunión y a partir de ahí te apañas solo | Clase en directo, materiales y ficha del alumno conectados con la sesión |
¿Todavía valoras si dar el paso? Nuestra guía sobre software de horarios para tutores frente a hoja de cálculo explica exactamente cuándo una hoja de cálculo deja de compensar.
Software de planificación para tutores frente a Google Calendar, WhatsApp, Excel y Calendly
La mayoría de los tutores no empiezan con un software específico. Combinan las herramientas que ya tienen, y funciona hasta que deja de funcionar. Así se compara un software de planificación para tutores hecho a medida con la pila habitual:
| Google Calendar | Excel / Sheets | Calendly | Teamlilit | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Sesiones de tutoría recurrentes | Básico | No | Manual | Limitado | Sí, con alumnos asignados |
| Reserva por parte del alumno | No | No | No | Sí | Sí, con reglas de aprobación |
| Sabe qué alumnos pertenecen a una clase | No | No | Manual | No | Sí |
| Control de asistencia | No | No | Manual | No | Automático, por sesión |
| Control horario por alumno | No | No | Manual | No | Sí |
| Varios tutores en un mismo horario | Calendarios compartidos | No | Engorroso | Complemento por usuario | Integrado (plan Academy) |
| Aula en directo integrada | No | Videollamadas | No | No | Sí |
Google Calendar está bien para bloquear tiempo, pero no distingue una "clase" de una cita con el dentista, y no registra la asistencia ni quién está en un grupo. WhatsApp es donde vive el caos del "¿tienes hueco a las 17:00?". Excel puede modelar un horario, pero cada cambio es manual y nada está conectado con la clase real. Calendly gestiona la reserva y ahí se queda, sin alumnos, sin asistencia, sin aula. Zoom lleva la videollamada, pero no sabe nada de tu semana; aquí tienes por qué los tutores dejan Zoom. Teamlilit sustituye toda la pila con una única plataforma de tutorías online creada para las tutorías, con un aula en directo conectada directamente al horario.
Funciones principales
- Calendario de sesiones con vistas de día, semana y mes
- Planificación de sesiones individuales y de grupo
- Configuración de sesiones recurrentes (semanales, intervalos personalizados)
- Creación de sesiones instantáneas
- Reserva por parte del alumno a partir de la disponibilidad del tutor
- Reglas de disponibilidad: márgenes, límites diarios, antelación mínima, fechas bloqueadas
- Sincronización con Google Calendar de las sesiones programadas
- Control de asistencia automático por sesión
- Control horario por alumno en todas las sesiones
- Historial de sesiones y fichas de alumnos
- Gestión de horarios multitutor para centros de tutoría (plan Academy)
Cómo funciona
- Crea tu espacio de trabajo de tutoría
- Añade tus alumnos y grupos
- Configura tu disponibilidad semanal y tus reglas de reserva
- Programa sesiones, únicas o recurrentes, o deja que los alumnos reserven los huecos abiertos por su cuenta
- Los alumnos reciben el aviso y se unen cuando llega la hora
- Registra la asistencia y revisa el historial de sesiones
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de planificación para tutores?
Un software de planificación para tutores organiza tu horario de clases, no solo tu tiempo. Gestiona clases recurrentes, sesiones individuales y de grupo, reservas de alumnos, asistencia y horarios multitutor en un único sistema. A diferencia de un calendario genérico para tutores, sabe qué alumnos pertenecen a cada clase y qué se repite cada semana, así que tu horario permanece conectado con las fichas de tus alumnos.
¿Cuál es la mejor herramienta de planificación para tutores independientes?
La mejor herramienta de planificación para tutores depende de cómo enseñes, pero los tutores independientes suelen necesitar tres cosas: sesiones recurrentes, reserva por parte del alumno y registros de asistencia en un mismo lugar. Teamlilit combina las tres con un aula virtual integrada para tutores, de modo que tu horario, tus clases y las fichas de tus alumnos permanecen conectados en vez de repartidos entre aplicaciones distintas.
¿Puedo usar Teamlilit como software de calendario para tutores?
Sí, pero hace mucho más que un calendario. Un calendario genérico para tutores muestra bloques de tiempo. Teamlilit te ofrece un horario de tutorías de verdad: sabe qué alumnos están asignados a cada clase, qué se repite semanalmente, quién asistió y cuánto tiempo ha acumulado cada alumno. Las vistas de día, semana y mes muestran todo tu horario de tutorías, y las sesiones se sincronizan con Google Calendar automáticamente.
¿Funciona como software de planificación para centros de tutoría?
Sí. Con el plan Academy, Teamlilit funciona como software de planificación para centros de tutoría y academias de refuerzo: gestiona el horario de cada tutor desde un único panel, asigna alumnos a grupos y mantén el control de todo el centro. Cada tutor ve solo su propio horario y sus reservas, mientras que los administradores lo ven todo.
¿Pueden los alumnos reservar clases por su cuenta?
Sí. Configura tu disponibilidad y los alumnos podrán reservar clases directamente en tus huecos abiertos, sin mensajes de ida y vuelta. Tú mantienes el control de cuándo estás disponible, y cada sesión reservada aparece en tu horario automáticamente. También puedes crear y asignar sesiones manualmente siempre que lo prefieras.
¿Puedo gestionar sesiones de tutoría recurrentes?
Sí. Configura sesiones recurrentes semanales o personalizadas para no tener que reconstruir tu horario cada semana. Esto resulta especialmente útil para las clases de grupo que se reúnen el mismo día y a la misma hora, con los alumnos correspondientes ya asignados.
¿Puede un centro de tutoría gestionar los horarios de varios tutores?
Sí. Con el plan Academy, un centro de tutoría puede gestionar el horario de cada tutor desde un único panel. Cada tutor ve su propio horario y sus reservas, mientras que los administradores mantienen el control de todo el centro, incluido quién imparte cada grupo y cuándo.
¿Registra Teamlilit el tiempo de tutoría por alumno?
Sí. El tiempo en clase se registra para cada sesión de alumno, junto con la asistencia. El perfil de cada alumno muestra el tiempo dedicado a cada una de sus sesiones, útil para la facturación, las actualizaciones a las familias y el seguimiento de bonos.
¿Qué ocurre cuando un alumno falta a una sesión?
La asistencia se registra automáticamente. Puedes ver quién se unió, quién estuvo ausente y hacer el seguimiento correspondiente. El perfil de cada alumno conserva un historial de asistencia completo de todas sus sesiones.
¿Ayuda el software de planificación a reducir las ausencias?
Sí. Los recordatorios automáticos reducen las ausencias accidentales en las que un alumno o una familia simplemente se olvidó, y la autorreserva hace más probable que los alumnos acudan a un hueco que ellos mismos eligieron. Como la asistencia se registra en cada sesión, las ausencias repetidas afloran como un patrón sobre el que puedes actuar pronto. Para las cancelaciones deliberadas, combínalo con una política de cancelación clara para tutores particulares; nuestra guía sobre cómo reducir las ausencias de alumnos cubre todo el enfoque.
¿En qué se diferencia de un software genérico de reserva de citas?
Un software genérico de reserva de citas se detiene en la reserva: obtienes un enlace de reunión y a partir de ahí te apañas solo. Teamlilit trata cada cita como una clase, de modo que la clase en directo, la asistencia, los materiales y la ficha del alumno están conectados con la sesión. Esa es la diferencia entre programar reuniones y gestionar un negocio de tutoría.
¿Cómo se compara con Google Calendar, WhatsApp, Excel o Calendly?
Cada una de esas herramientas hace una sola parte. Google Calendar bloquea tiempo, pero no distingue una clase de cualquier otra cita. WhatsApp es donde ocurre la organización de ida y vuelta. Excel puede modelar un horario, pero cada cambio es manual. Calendly gestiona la reserva y ahí se queda, sin alumnos, sin asistencia y sin aula. Teamlilit sustituye toda la pila con un único sistema que gestiona clases recurrentes, reserva por parte del alumno, asistencia, tiempo por alumno, horarios multitutor y un aula en directo integrada.
¿Es adecuado para un centro de refuerzo o academia?
Sí. Teamlilit encaja con la forma en que funcionan las academias de refuerzo: horarios recurrentes durante el curso, bloques fijos de tarde y de fin de semana, varios tutores y asignaturas en una misma vista, y registros de asistencia y tiempo por alumno listos para compartir con las familias. Funciona para una academia de una sola aula o para un negocio de tutoría con varias sedes, con un único horario compartido en lugar de un panel de pared y una hoja de cálculo. Consulta el plan Academy para centros con varios tutores.
Siguiente paso
Deja de perder tiempo con la planificación. Configura tu espacio de trabajo de Teamlilit y crea tu primera sesión en cuestión de minutos. Consulta los precios para ver los detalles de los planes.
