Agenda de clases particulares que aguanta los cambios de cada semana

Si todavía cuadras tus clases con mensajes de WhatsApp, invitaciones de Google Calendar y memoria, pierdes horas cada semana, y casi todas se van en lo mismo: el alumno que pide pasar el jueves al viernes, la familia que cancela a última hora, la clase que nadie recordaba. Teamlilit es una agenda de clases particulares pensada para cómo das clase de verdad, no para reuniones genéricas: clases recurrentes, reservas de los propios alumnos, cambios de hora dentro de tus reglas, cancelaciones con tu política y recordatorios por correo, con la asistencia y el tiempo de cada alumno en la misma agenda. Sirve igual para un profesor particular que para una academia de refuerzo, y cubre lo que algunos llaman planificación de tutorías. Si te interesa sobre todo la parte online, consulta nuestra guía sobre el aula virtual para dar clases particulares.

Para quién es esta agenda

• Profesores y profesoras particulares cansados de negociar cada hora por mensaje
• Academias pequeñas que coordinan a varios profesores y a decenas de alumnos
• Academias de refuerzo y centros de estudios con bloques semanales fijos por asignaturas y niveles
• Academias de idiomas y de preparación de exámenes (selectividad, Cambridge, IELTS, DELE y más)

Clases individuales, en grupo y sueltas en la misma agenda

Cualquier tipo de clase que das de verdad, en un solo calendario:

• Clases individuales: programa clases con alumnos concretos
• Clases en grupo: programa la clase para todo el grupo de una vez
• Clases recurrentes: las configuras una vez y se repiten cada semana sin volver a crearlas
• Clases al momento: empieza una clase ahora mismo, sin programarla antes
• Reservas de los alumnos: los alumnos reservan por su cuenta tus huecos libres, sin mensajes de ida y vuelta
• Cambios de hora y cancelaciones: se resuelven dentro de la agenda, con tus plazos, en lugar de en un chat

Esa es la diferencia entre una agenda de clases y una aplicación de calendario genérica: entiende de clases, alumnos y grupos, no solo de bloques de tiempo vacíos. La estructura fija de tu semana tiene su propia página: consulta nuestro programa de horarios para clases particulares para montar la semana tipo, sus vistas y sus clases recurrentes.

Una agenda que sabe qué es una clase

Un calendario genérico te enseña bloques de tiempo. La agenda de Teamlilit sabe quién da la clase, qué alumnos están asignados, qué grupo se reúne y cuándo, y qué se repite cada semana. Las vistas de día, semana y mes muestran todas tus clases de un vistazo, tanto si das clase por tu cuenta como si coordinas la agenda de una academia con varios profesores.

Por eso un cambio no rompe nada: cuando una clase se mueve, se mueve con sus alumnos, su historial y su aula, en lugar de dejar un evento huérfano en un calendario y una fila desactualizada en una hoja de cálculo.

¿Montas tu semana desde cero? Consulta nuestra guía para crear un horario de tutorías que no se venga abajo.

Clases recurrentes y copia en Google Calendar

La mayoría de las semanas de clases particulares se parecen mucho: Lucía los lunes a las 17:00, el grupo de inglés B1 los miércoles a las 18:00, Pablo los sábados por la mañana. Teamlilit te deja montar esa semana una vez y repetirla automáticamente, cada semana o con el intervalo que quieras, con los alumnos ya asignados. Sin recrear clases, sin olvidos y sin eventos copiados y pegados.

Cada clase que programas en Teamlilit se escribe además en tu Google Calendar, y se actualiza o se borra allí cuando la mueves o la cancelas, así que tus clases aparecen junto al resto de tu vida sin apuntarlas dos veces. La sincronización va en un solo sentido: lo que apuntas solo en Google no vuelve a Teamlilit. Si conectas tu calendario, Teamlilit puede consultarlo antes de aceptar una reserva para detectar citas que solo existen allí, como apoyo y no como garantía.

Cuando una clase se mueve: cambios de hora y cancelaciones

Una agenda que solo refleja el plan se viene abajo la primera vez que una familia escribe "¿podemos pasarlo al viernes?". En Teamlilit, los cambios pasan por la propia agenda:

• Cambios de hora que hace el alumno. Desde su panel, el alumno elige una nueva hora para su clase individual dentro del plazo que tú fijes (por defecto, hasta 24 horas antes). Si la hora cae dentro de tu disponibilidad y no choca con otra clase, la clase se mueve al momento; si cae fuera, te llega como solicitud y la aceptas o la rechazas con un mensaje. En los dos casos se mueve la misma clase, en tu agenda y en tu Google Calendar. Y si prefieres llevar tú todos los cambios, desactivas esta opción.
• Cancelaciones con tu política. Tú decides con cuántas horas de antelación se puede cancelar desde la aplicación y qué mensaje ve el alumno al hacerlo. Pasado ese plazo ya no puede cancelar por su cuenta y tiene que hablarlo contigo.
• Sin choques entre personas. Antes de aceptar una reserva o un cambio, Teamlilit comprueba tu agenda y la del alumno y rechaza la hora si alguno de los dos ya tiene clase.
• Tu decisión sobre lo que se cobra. Los borradores de factura se construyen con las clases a las que el alumno asistió. Si tu política cobra las cancelaciones tardías, añades ese cargo tú, con criterio, en lugar de que salga solo.

El resultado es una semana que cambia sin que tengas que rehacerla, y un registro fiel de lo que pasó con cada clase.

Del registro de clases a las horas facturables

Una agenda de clases no debería mostrar solo lo que estaba previsto. Debería ayudarte a entender lo que ocurrió de verdad.

Con Teamlilit, las clases que das en el aula integrada se conectan con la asistencia y el tiempo de clase por alumno, de modo que ves quién vino, cuánto tiempo se quedó y qué clases toca facturar. Si un alumno llegó tarde o se fue antes, el registro muestra el tiempo que estuvo de verdad, y en una clase en grupo la asistencia de cada alumno puede ser distinta. A partir de ahí puedes convertir la asistencia en facturas en unos clics, porque cada clase ya lleva consigo su duración real y el alumno al que pertenece.

Si al final de la semana todavía sumas horas a mano, lee nuestra guía sobre cómo pueden los tutores registrar sus horas facturables o prueba el registro gratuito de horas de clase.

Reservas de tus alumnos, dentro de tus reglas

Configura tu disponibilidad semanal una vez y deja que los alumnos reserven clases en tus huecos libres. Las reglas de disponibilidad que ves abajo deciden qué se puede reservar, qué necesita tu aprobación y con cuánta antelación pueden reservar los alumnos.

Las reservas de tus alumnos actuales dentro de la disponibilidad que has fijado se confirman automáticamente. Todo lo que queda fuera, incluidas las solicitudes de alumnos nuevos desde tu página pública de reservas, llega como una solicitud que apruebas primero. En cualquier caso, tu semana se llena sin un solo "¿tienes hueco a las 17:00?" y sin que pierdas el control de tu agenda.

¿Diriges una academia? Varios profesores, grupos y clases recurrentes

¿Un profesor con 5 alumnos? Perfecto. ¿Tres profesores con 50 alumnos repartidos en 10 grupos? También. Con el plan Academy, Teamlilit lleva la agenda de toda la academia: gestiona la agenda de cada profesor desde un único panel, asigna los alumnos a sus grupos y mantén el control del conjunto.

Una academia, una agenda

• Una agenda compartida por todos los profesores, que rechaza las clases que chocan para un mismo profesor o un mismo alumno
• Vista por profesor: cada profesor ve solo su agenda y sus reservas
• Supervisión de la dirección: quién da cada grupo, cuándo y cómo de llena está cada clase
• Inscripción en grupos: asigna los alumnos a las clases recurrentes una sola vez, no semana a semana

Para una academia de refuerzo con bloques fijos por asignaturas, las clases recurrentes hacen el trabajo pesado: montas el curso una vez y la semana de cada profesor ya está en su sitio.

La agenda de una academia de refuerzo en España

Las academias de refuerzo funcionan con un ritmo propio: semanas de septiembre a junio, bloques fijos por las tardes y los fines de semana, y familias que quieren saber exactamente cuándo tienen clase sus hijos. La agenda de Teamlilit está hecha para ese ritmo.

• Clases recurrentes durante el curso: configura tus bloques semanales una vez y se repiten solos, así que las matemáticas de 2.º de ESO los martes y el repaso de selectividad los sábados ya están en su sitio
• Huecos de tarde y de fin de semana: reglas de disponibilidad y márgenes entre clases para las horas en que de verdad abre una academia
• Varios profesores y asignaturas en una misma vista: cada profesor y cada grupo de la academia, sin clases que choquen para la misma persona
• Fichas por alumno para informar a las familias: asistencia y tiempo registrados en cada clase del aula, listos para compartir al final de un trimestre

Tanto si llevas una academia de una sola aula como un equipo de profesores con la semana completa, la agenda, las reservas y las fichas de los alumnos viven en un mismo sitio, no repartidas entre un tablón de corcho, una hoja de cálculo y un chat de grupo. Recuerda que Teamlilit organiza personas, no espacios: no reserva aulas físicas ni gestiona varias sedes. El plan Academy incluye cuatro plazas de profesor.

Profesor particular o academia

La misma agenda tiene que resolver dos problemas distintos. Un profesor particular protege su propia semana; una academia coordina muchas semanas a la vez sin choques. Teamlilit resuelve los dos desde una sola agenda.

Para un profesor particular, la ventaja es sacar la semana de WhatsApp y pasarla a una agenda que reserva y avisa sola. Para una academia, la ventaja es llevar la agenda de cada profesor desde un único panel con el plan Academy en lugar de fusionar hojas de cálculo. Si en cualquiera de los dos casos partes de una semana en blanco, nuestra guía sobre cómo crear un horario de tutorías recorre la estructura, y puedes esbozarla primero con nuestra plantilla gratuita de horario para tutores.

Cómo reduce las ausencias una buena agenda

Las ausencias son el impuesto silencioso de las clases particulares: una hora que programaste, preparaste y reservaste, perdida sin aviso y muchas veces sin cobrar. Una buena agenda las reduce de tres maneras.

• Recordatorios por correo. El alumno recibe un aviso 24 horas antes de la clase y otro una hora antes, así que la causa más habitual de ausencia, olvidarse, deja de repetirse. Sin mensajes manuales de "¿nos vemos a las 17:00?". Los avisos son por correo electrónico: no hay SMS ni WhatsApp.
• El compromiso de reservar uno mismo. Cuando el alumno elige su propio hueco dentro de tu disponibilidad, es más probable que se presente que cuando se le asigna una hora. La reserva es suya.
• Patrones de asistencia sobre los que actuar. Como la asistencia se registra sola en cada clase del aula de Teamlilit, las ausencias repetidas aparecen como un patrón, no como una sensación, y puedes intervenir antes de que un alumno lo deje sin decir nada.

Los recordatorios y los registros reducen las ausencias por despiste. Para las deliberadas necesitas una política: acompaña tu agenda con una política de cancelación para profesores particulares para que cancelar tarde tenga consecuencias acordadas de antemano. Nuestra guía sobre cómo reducir las ausencias de alumnos en las tutorías online cubre todo el planteamiento.

Reservas, asistencia y seguimiento en un mismo sitio

La agenda, las reservas, la asistencia y el historial de clases suelen ser cuatro herramientas que acaban desincronizadas. Teamlilit las mantiene en la misma ficha, de modo que la reserva se convierte en la clase y la clase en el historial, sin volver a teclear nada.

• Reservas: los alumnos reservan huecos libres dentro de tus reglas de disponibilidad, confirmados al momento o pendientes de tu aprobación.
• Asistencia: registrada sola cuando das la clase en el aula de Teamlilit, con hora de entrada y de salida por alumno, no marcada a mano después.
• Seguimiento: el tiempo por alumno y el historial completo de clases quedan en la ficha de cada alumno, listos para facturar, informar a las familias y llevar los bonos. Esboza una primero con la plantilla gratuita de ficha del alumno.

Una reserva pasa a un registro de asistencia y este a un historial de clases. Ese es el ciclo que un calendario y una hoja de cálculo no pueden cerrar. Organizar la semana es solo el principio; aquí tienes cómo pueden los tutores registrar sus horas facturables cuando las clases ya se han dado, cómo organizar a los alumnos de tutoría particular cuando las fichas se acumulan, qué registros de cada alumno conviene guardar a medida que crece el historial, y cuándo pasar de la hoja de cálculo a un CRM para dejar la hoja del todo.

La reserva se convierte en una clase

Una app genérica de reserva de citas se detiene en la reserva: obtienes un enlace de reunión y a partir de ahí te apañas solo. Teamlilit trata cada cita como una clase. Cuando empieza, la clase en directo, el control de asistencia y los materiales están en un mismo sitio, y el historial de la clase queda después en la ficha del alumno.

Esa es la diferencia entre programar reuniones y llevar tus clases particulares.

Dar clases particulares con y sin una agenda de verdad

¿Todavía dudas si dar el paso? Nuestra guía sobre software de horarios para tutores frente a hoja de cálculo explica exactamente cuándo una hoja de cálculo deja de compensar.

Una agenda de clases frente a Google Calendar, WhatsApp, Excel y Calendly

La mayoría de los profesores particulares no empiezan con una herramienta específica. Combinan las que ya tienen, y funciona hasta que deja de funcionar. Así se compara una agenda hecha para clases particulares con la combinación habitual:

Google Calendar está bien para bloquear tiempo, pero no distingue una clase de una cita con el dentista y no registra la asistencia ni quién está en un grupo. WhatsApp es donde vive el caos del "¿tienes hueco a las 17:00?". Excel puede dibujar la semana, pero cada cambio es manual y nada está conectado con la clase real. Calendly gestiona la reserva y ahí se queda, sin alumnos, sin asistencia y sin aula. Zoom lleva la videollamada, pero no sabe nada de tu semana; aquí tienes por qué muchos profesores dejan Zoom. Teamlilit lo sustituye todo con una única plataforma para dar clases online pensada para clases particulares, con un aula en directo conectada directamente a la agenda.

Funciones principales

• Agenda de clases con vistas de día, semana y mes
• Clases individuales y en grupo
• Clases recurrentes (semanales o con intervalo personalizado)
• Clases al momento, sin programarlas antes
• Reservas de los alumnos a partir de tu disponibilidad
• Reglas de disponibilidad: márgenes entre clases, límite diario, antelación mínima y fechas bloqueadas
• Cambios de hora del alumno dentro del plazo que fijes: directos en tu disponibilidad, como solicitud fuera de ella
• Política de cancelación con plazo y mensaje propios
• Recordatorios por correo 24 horas y 1 hora antes de la clase
• Copia de tus clases en Google Calendar, que se actualiza al moverlas o cancelarlas
• Control automático de asistencia en las clases del aula
• Tiempo de clase por alumno en todas las clases del aula
• Historial de clases y fichas de alumnos
• Agenda de varios profesores para academias (plan Academy)

Cómo funciona

1. Crea tu espacio de trabajo como profesor o como academia
2. Añade a tus alumnos y tus grupos
3. Configura tu disponibilidad semanal, tus reglas de reserva y tu política de cancelación
4. Programa clases, sueltas o recurrentes, o deja que los alumnos reserven tus huecos libres
5. Los alumnos reciben el recordatorio por correo y entran cuando llega la hora
6. Registra la asistencia y revisa el historial de clases

Preguntas frecuentes

¿Qué es una agenda de clases particulares?

Es la herramienta en la que organizas tus clases, no solo tu tiempo. Reúne clases individuales y en grupo, clases que se repiten cada semana, reservas de los alumnos, cambios de hora, cancelaciones y asistencia en un único sistema. A diferencia de un calendario genérico, sabe qué alumnos van a cada clase y qué se repite cada semana, así que tu agenda permanece conectada con las fichas de tus alumnos.

¿Qué necesita un profesor particular de su agenda?

Depende de cómo des clase, pero casi todos los profesores particulares necesitan tres cosas: clases recurrentes, reservas de los propios alumnos y un registro de asistencia en el mismo sitio. Teamlilit une las tres con un aula virtual integrada, de modo que tu agenda, tus clases y las fichas de tus alumnos siguen conectadas en lugar de repartidas entre aplicaciones distintas.

¿Puede un alumno cambiar la hora de una clase?

Sí, si tú lo permites (viene activado por defecto). Desde su panel, el alumno elige una nueva hora para su clase individual dentro del plazo que fijes (por defecto, hasta 24 horas antes). Si la nueva hora cae dentro de tu disponibilidad y no choca con otra clase, la clase se mueve al momento; si cae fuera, te llega como una solicitud que aceptas o rechazas. En los dos casos se mueve la misma clase, con su historial, y el cambio se copia en tu Google Calendar. Si prefieres gestionar tú todos los cambios, desactivas la reprogramación por parte del alumno.

¿Cómo funcionan las cancelaciones?

Tu política de cancelación fija con cuántas horas de antelación puede cancelar un alumno desde la aplicación y el mensaje que ve al hacerlo. Pasado ese plazo ya no puede cancelar por su cuenta y tiene que hablarlo contigo. Lo que cobras por una cancelación tardía lo decides tú: los borradores de factura se construyen con las clases a las que el alumno asistió, y si quieres cobrar esa cancelación la añades como un cargo más.

¿Envía recordatorios antes de las clases?

Sí, por correo electrónico: el alumno recibe un aviso 24 horas antes de la clase y otro una hora antes. No hay recordatorios por SMS ni por WhatsApp.

¿Se sincroniza con Google Calendar?

Sí, en un sentido. Cada clase que programas en Teamlilit se escribe en tu Google Calendar y se actualiza o se borra allí cuando la mueves o la cancelas. Lo que apuntas solo en Google no vuelve a Teamlilit, pero si conectas tu calendario, Teamlilit puede consultarlo antes de aceptar una reserva para detectar citas que solo existen allí. Es una comprobación de apoyo, no una garantía: la agenda de referencia para tus clases es la de Teamlilit.

¿Pueden los alumnos reservar clases por su cuenta?

Sí. Configuras tu disponibilidad y los alumnos reservan en tus huecos libres, sin mensajes de ida y vuelta. Tú decides cuándo estás disponible, y cada clase reservada aparece en tu agenda automáticamente. También puedes crear y asignar clases a mano siempre que lo prefieras.

¿Puedo programar clases que se repiten cada semana?

Sí. Configura clases recurrentes semanales o con el intervalo que quieras para no tener que rehacer tu semana cada lunes. Resulta especialmente útil para las clases en grupo que se reúnen el mismo día y a la misma hora, con los alumnos correspondientes ya asignados.

¿Registra Teamlilit el tiempo de clase de cada alumno?

Sí, en las clases que das en el aula de Teamlilit. El tiempo de cada alumno se registra en cada clase junto con la asistencia, y su ficha muestra el tiempo de cada una de sus clases: útil para facturar, para informar a las familias y para llevar el saldo de los bonos.

¿Qué ocurre cuando un alumno falta a una clase?

En las clases del aula de Teamlilit, la asistencia se registra sola: ves quién entró, quién llegó tarde y quién faltó, y puedes hacer el seguimiento que toque. La ficha de cada alumno conserva el historial completo de su asistencia.

¿Ayuda la agenda a reducir las ausencias?

Sí. Los recordatorios por correo reducen los olvidos, en los que un alumno o una familia simplemente no se acordaba, y reservar por su cuenta hace más probable que el alumno acuda a un hueco que eligió él mismo. Como la asistencia se registra en cada clase del aula, las ausencias repetidas aparecen como un patrón sobre el que puedes actuar pronto. Para las cancelaciones deliberadas, combínala con una política de cancelación clara para profesores particulares; nuestra guía sobre cómo reducir las ausencias de alumnos explica el enfoque completo.

¿En qué se diferencia de una app genérica de reserva de citas?

Una app genérica de citas se detiene en la reserva: obtienes un enlace de reunión y a partir de ahí te apañas solo. Teamlilit trata cada cita como una clase, de modo que la clase en directo, la asistencia, los materiales y la ficha del alumno están conectados con ella. Esa es la diferencia entre programar reuniones y llevar tus clases particulares.

¿Cómo se compara con Google Calendar, WhatsApp, Excel o Calendly?

Cada una de esas herramientas hace una sola parte. Google Calendar bloquea tiempo, pero no distingue una clase de cualquier otra cita. WhatsApp es donde se negocia la hora. Excel puede dibujar la semana, pero cada cambio es manual. Calendly gestiona la reserva y ahí se queda, sin alumnos, sin asistencia y sin aula. Teamlilit lo sustituye todo con un único sistema: clases recurrentes, reservas de los alumnos, cambios y cancelaciones, asistencia, tiempo por alumno, la agenda de varios profesores y un aula en directo integrada.

¿Puede una academia llevar la agenda de varios profesores?

Sí. Con el plan Academy, la dirección gestiona la agenda de cada profesor desde un único panel, asigna alumnos a los grupos y ve quién da cada clase y cuándo. Cada profesor ve solo su propia agenda y sus reservas, mientras que la dirección lo ve todo.

¿Es adecuado para una academia de refuerzo?

Sí. Teamlilit encaja con la forma en que funcionan las academias de refuerzo: clases recurrentes durante el curso, bloques fijos de tarde y de fin de semana, varios profesores y asignaturas en una misma vista, y registros de asistencia y tiempo por alumno listos para compartir con las familias. Sirve para una academia de una sola aula o para todo un equipo de profesores, con una agenda compartida en lugar de un tablón de corcho y una hoja de cálculo. Academy significa varios profesores en una misma organización, no varias sedes: Teamlilit no gestiona sucursales ni reserva aulas físicas, así que una academia con más de un local debería tener en cuenta esa limitación. Consulta el plan Academy para academias con varios profesores.

Siguiente paso

Deja de rehacer tu semana cada vez que algo cambia. Configura tu espacio de trabajo en Teamlilit y programa tu primera clase en unos minutos. Consulta los precios para ver los detalles de los planes.