Cobrar una clase particular cancelada

Un alumno cancela a las 9 de la mañana una clase de las 16 h. ¿Cobras la tarifa entera, la mitad o nada? ¿Y si ya habías preparado la sesión? ¿Y si simplemente no aparece? Y si cobras, ¿qué escribes exactamente en la factura?

Estas decisiones se vuelven incómodas cuando se toman a final de mes, mucho después de los hechos. Lo más justo es decidir mientras la situación está fresca, dejar constancia y que el importe aparezca con claridad en la siguiente factura.

En España conviene resolver antes dos cosas que pesan más que cualquier porcentaje: bajo qué figura das esa clase, y qué dicen exactamente tus condiciones.

Primero: ¿bajo qué figura das esa clase?

En España conviven tres situaciones y no se rigen por lo mismo.

Das clases como autónomo. Es el caso más habitual en clases particulares por tu cuenta. Emites factura, la relación es de consumo y se le aplica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. El resto de este artículo está escrito sobre todo para ti.

Estás contratado por una academia. Entonces no facturas nada a la familia: cobras una nómina y quien fija las condiciones de cancelación con el cliente es la academia. Lo que te corresponda cuando un alumno falta depende de tu contrato, no de un plazo de aviso que decidas tú.

Trabajas a través de una plataforma. Superprof, Classgap, Tusclasesparticulares y similares aplican sus propias reglas. En Superprof España el profesor define su política y puede elegir cobrar el 50 o el 100 por ciento en las cancelaciones con menos de 24 horas (1). Classgap, en cambio, fija la regla por ti: la reserva se puede cancelar hasta unas horas antes del inicio (2). Merece la pena mirar qué has configurado en tu perfil, porque muchos profesores nunca han tocado ese ajuste. Si además estás decidiendo en qué portales anunciarte, nuestra comparativa de dónde anunciar clases particulares detalla las comisiones de cada uno y cuándo tus clases están exentas de IVA.

Es muy común combinar las tres. El alumno del martes puede ir por academia y el del jueves por tu cuenta, con reglas distintas ante la misma cancelación.

¿Qué se cobra por una cancelación tardía?

No existe un porcentaje oficial. Para un profesor autónomo, un punto de partida razonable:

La decisión final debe reflejar las condiciones aceptadas por la familia, el aviso real, tu perjuicio, la posibilidad de cubrir la franja y cualquier imprevisto de fuerza mayor.

¿Cobro esta clase cancelada?

Cinco preguntas bastan para decidir siempre igual. La herramienta las aplica en el orden que importa: primero la figura, después el plazo, después tus condiciones escritas, y solo al final la parte de la hora realmente perdida.

Guía de decisión

Las mismas reglas, escritas, para quien prefiere una tabla a un cuestionario.

Un ejemplo: la clase se cancela con menos de 12 horas, ya tenías el material preparado, las condiciones estaban acordadas y es la primera vez que ese alumno cancela tarde. La media tarifa protege parte del tiempo perdido y deja margen para la buena voluntad. El mensaje casi se escribe solo: «Como la clase de hoy se canceló con menos de 12 horas y yo ya tenía la sesión preparada, he añadido el cargo por cancelación acordado del 50 por ciento a la próxima factura».

Qué dice la ley española

Tener condiciones escritas no las hace válidas automáticamente. Como facturas a consumidores, se les aplica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, y dos artículos te afectan de lleno.

La indemnización no puede ser desproporcionada. El artículo 85.6 considera abusivas «las cláusulas que supongan la imposición de una indemnización desproporcionadamente alta, al consumidor y usuario que no cumpla sus obligaciones» (3). Un cargo ligado a lo que realmente pierdes, la franja reservada y la preparación ya hecha, aguanta mucho mejor que un importe pensado para disuadir.

La regla tiene que ir en los dos sentidos. El artículo 87 recoge las cláusulas abusivas por falta de reciprocidad, e incluye expresamente cobrar por servicios que no se han usado y las penalizaciones desproporcionadas que no se corresponden con los daños efectivamente causados (3). Unas condiciones que penalizan a la familia cuando cancela con 20 horas de margen, pero no dicen nada de cuando cancelas tú la víspera, son el desequilibrio exacto que describe la norma.

Hay además un matiz español que conviene conocer, y que juega a tu favor si redactas con cuidado. El artículo 1154 del Código Civil dice que «el Juez modificará equitativamente la pena cuando la obligación principal hubiera sido en parte o irregularmente cumplida por el deudor» (4). La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha precisado que esa facultad de moderar solo entra cuando el incumplimiento producido no es exactamente aquel para el que se pactó la pena. Dicho de otro modo: una cláusula que describe con precisión el supuesto que quieres cubrir, la cancelación fuera de plazo, es más sólida que una genérica, porque no deja hueco a la moderación judicial.

IVA: tus clases están exentas, la penalización no es una clase

Aquí se cometen errores en las dos direcciones, y con importes pequeños que nadie revisa.

Tus clases están exentas de IVA. El artículo 20.Uno.10 de la Ley 37/1992 declara exentas «las clases a título particular prestadas por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudios de cualquiera de los niveles y grados del sistema educativo» (5). Por eso tus facturas normales llevan la mención de la exención y no repercuten IVA.

Una penalización por cancelación, en cambio, no es una clase, así que no entra en esa exención por sí sola. Lo que la deja fuera del impuesto es otra vía: el artículo 78.Tres.1 excluye de la base imponible las cantidades percibidas por indemnizaciones que, por su naturaleza y función, no constituyen contraprestación o compensación de entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas (6). Un cargo que compensa una franja reservada y no aprovechada encaja normalmente en esa descripción.

En la práctica: no inventes un IVA sobre una indemnización real, no la mezcles en la misma línea que las clases impartidas, y si el importe es significativo o has entregado material, coméntalo con tu asesor antes de emitir.

IRPF: a las familias, sin retención

Este punto es sencillo y se equivoca mucha gente.

Las facturas emitidas a particulares que no actúan como empresarios o profesionales no llevan retención de IRPF, y las familias de tus alumnos son exactamente eso (7). Tu factura a una familia va sin retención, tanto en las clases como en un cargo por cancelación.

La retención solo aparece cuando facturas a una empresa, una academia o un profesional. En ese caso es del 15 por ciento, o del 7 por ciento durante el año de alta y los dos siguientes si lo comunicas. Si trabajas para academias y para familias a la vez, tendrás los dos tipos de factura conviviendo, y conviene no copiar una plantilla sobre la otra.

Verifactu: todavía no, y conviene saberlo

Muchos profesores han recibido correos diciendo que su facturación deja de ser válida. Con fecha de hoy, no es así.

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, retrasó la entrada en vigor de Verifactu: las sociedades pasan al 1 de enero de 2027 y los autónomos y demás personas físicas al 1 de julio de 2027 (8). Es decir, un profesor particular autónomo todavía no está obligado a emitir sus facturas con un sistema que registre y envíe cada factura a la Agencia Tributaria.

Eso no es una razón para no prepararse, sobre todo si vas a cambiar de herramienta de facturación este curso. Pero sí es una razón para no dejarse meter prisa por un plazo que ya no es el que se anunció.

Cada situación, una por una

La familia avisa a tiempo

Si la cancelación llega fuera de tu plazo de aviso, anota la clase como cancelada en plazo y no añadas ningún cargo.

Si tus condiciones permiten recuperarla, ofrece una franja según disponibilidad. Evita prometer que toda clase cancelada se recupera, sobre todo en temporada de exámenes o de EBAU.

En la factura: normalmente no hace falta ninguna línea. Si quieres que se vea el historial completo, una línea a cero sirve: 8 de septiembre de 2026, Matemáticas 1 Bachillerato, cancelada en plazo: 0,00 €.

La primera cancelación tardía

Aquí se encuentran la coherencia y la buena voluntad.

Si tus condiciones prevén la tarifa entera, puedes aplicarla. También puedes renunciar una vez, o reducirla al 50 por ciento, sobre todo si el alumno suele ser puntual o la cancelación viene de una enfermedad imprevista.

Si haces una excepción, dilo como excepción. Si no, la familia esperará lo mismo la próxima vez, y con razón.

Las cancelaciones tardías se repiten

Cuando se repiten, dejan de ser una molestia puntual. Afectan a unos ingresos con los que contabas y bloquean una franja que otra persona ocuparía.

Aplica la regla acordada sin excepciones y anota cada cancelación el mismo día. Si el alumno sigue igual, plantea la franja en sí. Otro día, una pausa acordada o dejar la clase fija son mejores opciones que enviar la misma factura incómoda todos los meses.

No aparece nadie

Una falta sin aviso es el caso más claro. Reservaste la hora, preparaste la clase y esperaste, sin ninguna posibilidad de cubrir la franja.

Tus condiciones deberían decir a partir de cuándo un retraso se convierte en clase no realizada. Para una clase online, 10 o 15 minutos es una espera razonable. Durante ese rato, escribe al alumno o a la familia y guarda el mensaje: ese es tu comprobante.

No describas la línea como clase impartida si no diste clase: 14 de septiembre de 2026, clase no realizada, Inglés 4 ESO, según condiciones de cancelación acordadas: 35,00 €.

El alumno llega tarde

Un retraso no es una cancelación. Si el alumno se conecta 20 minutos tarde en una clase de una hora, das los 40 minutos que quedan y terminas a la hora prevista. La franja entera estaba reservada y tú estuviste disponible todo el tiempo.

Anota la hora real de llegada, sobre todo si los retrasos se repiten, pero factura la clase con normalidad en lugar de inventar una penalización aparte: 17 de septiembre de 2026, Física y Química 1 Bachillerato, clase reservada de 17 a 18 h: 40,00 €.

La familia pide cambiar la hora a última hora

Un cambio de hora de un día para otro tiene el mismo efecto inmediato que una cancelación: puede que la franja original ya no se pueda cubrir.

Hay tres opciones que funcionan:

1. Cambiar la clase sin coste cuando tienes una franja alternativa que te encaja.
2. Aplicar un importe reducido a la franja original y facturar la clase de sustitución.
3. Tratar la clase original como cancelación tardía según tus condiciones y reservar la nueva aparte.

Elijas la que elijas, no dejes a la familia con la duda de si se le van a cobrar las dos. Dilo en el momento de aceptar el cambio.

Un alumno falta a una clase en grupo

La clase se da igual para el resto del grupo, pero la plaza reservada del alumno que falta sigue teniendo valor. Aplica tus condiciones a su tarifa de grupo, no al precio de la clase entera.

Si pagan por trimestre o por bono, di de antemano si una clase de grupo perdida da derecho a recuperación, al material, a una grabación o a nada. Una clase en grupo es muy difícil de mover para una sola persona, así que aquí la claridad vale más que negociar después de cada falta.

Cancelas tú

No cobres una clase que has cancelado tú. Ofrece una fecha de recuperación, deja el importe a cuenta o devuelve lo que se hubiera pagado por adelantado.

En España esto no es solo cortesía. Como veíamos, la falta de reciprocidad es uno de los motivos por los que una cláusula se considera abusiva, así que tus condiciones deberían decir qué recibe la familia cuando eres tú quien no puede dar la clase, con un margen comparable.

La penalización en la factura

No escondas nunca un cargo por cancelación dentro del total, ni lo llames clase si no hubo clase. Usa una línea propia y descriptiva con:

• La fecha de la clase prevista
• La asignatura o el nombre del alumno
• Qué pasó: cancelación tardía, clase no realizada
• El porcentaje o el importe
• Una referencia breve al plazo de aviso acordado

Ejemplos de redacción

Evita líneas vagas del tipo «suplemento», «gastos de gestión» o «clase perdida». La familia tiene que poder unir cada importe a una reserva concreta y a una regla acordada.

Además valen las obligaciones de siempre: número correlativo, fecha de expedición, tus datos y NIF, los datos de la familia, la descripción de la operación y, en tus clases, la mención de la exención de IVA. Si necesitas emitir una factura suelta, nuestro generador de facturas gratuito admite una línea de cancelación y la exporta en PDF o Word.

Anota la decisión el día de la cancelación

La factura debería ser el resultado de la decisión, no el sitio donde intentas acordarte.

Para cada clase reservada, anota un estado: impartida, cancelada en plazo, cancelación tardía, clase no realizada, cambiada de fecha, o cancelada por ti. Y anota al lado si es facturable y a qué porcentaje: 0, 50 o 100.

Esa costumbre evita las preguntas típicas de final de mes:

• ¿La clase del martes se canceló o se cambió?
• ¿Había dicho que no cobraría?
• ¿Faltó el alumno o cancelé yo?
• ¿Ya he dado la clase de recuperación?
• ¿Estoy a punto de cobrar la reserva vieja y la nueva?

Esos registros te hacen falta de todos modos. Hacienda puede revisar los cuatro años no prescritos, y el Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio durante seis años, así que lo prudente es guardar facturas y justificantes seis años (9). Una simple hoja de asistencia sirve para empezar.

Si las cancelaciones te complican la facturación cada mes, el registro de horas gratuito ayuda a dejar constancia del tiempo realmente impartido.

De la asistencia a facturas que se entienden

Cuando el registro de la clase y la factura viven en sitios distintos, lo que se pierde son justamente las excepciones. La cancelación está en WhatsApp, la asistencia en una libreta, y el importe final se reconstruye de memoria tres semanas después.

Teamlilit conecta la clase programada, la asistencia y la factura. Cada sesión guarda quién asistió, quién llegó tarde y quién faltó, con las horas de entrada y salida detrás, así que al facturar partes de lo que pasó de verdad en lugar de rehacer el mes a base de mensajes y entradas de calendario.

Desde ahí montas la factura con las clases impartidas, añades una línea de cancelación tardía o de clase no realizada cuando tus condiciones lo prevén, y el motivo se queda unido a la clase de la que salió. La decisión sigue siendo tuya, y revisas la factura antes de enviarla.

Mira cómo funciona el software de facturación para tutores o las funciones de facturación en detalle.

Preguntas frecuentes

¿Se puede cobrar una clase particular cancelada en España?

Sí, si las condiciones se acordaron antes de empezar y son proporcionadas y recíprocas. El texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios considera abusivas las cláusulas que imponen al consumidor una indemnización desproporcionadamente alta cuando incumple sus obligaciones, y también las que carecen de reciprocidad. Una penalización que se aplica solo a la familia y nunca a ti es exactamente el desequilibrio que la norma persigue.

¿Cuánto se cobra por una cancelación tardía de clase particular?

No hay ningún porcentaje oficial. La práctica habitual en España gira en torno a un plazo de aviso de 24 horas: nada fuera del plazo, un 50 por ciento en una primera cancelación tardía en la que ya habías preparado la clase, y la tarifa completa cuando la hora reservada ya no podía ofrecerse a otro alumno. El importe debe guardar relación con tu perjuicio real, no con lo que te gustaría cobrar.

¿La penalización por cancelación lleva IVA?

Normalmente no. Tus clases están exentas de IVA por el artículo 20.Uno.10 de la Ley 37/1992 cuando las das como persona física sobre materias de los planes de estudios. Una penalización no es una clase, así que no entra en esa exención por sí sola, pero el artículo 78.Tres.1 deja fuera de la base imponible las indemnizaciones que por su naturaleza no son contraprestación de un servicio sujeto. En la práctica, no inventes un IVA sobre una indemnización real y consulta tu caso con tu asesor.

¿Hay que aplicar retención de IRPF en la factura a una familia?

No. Las facturas emitidas a particulares que no actúan como empresarios o profesionales no llevan retención de IRPF, y eso incluye a las familias de tus alumnos. La retención solo aparece cuando facturas a una empresa, una academia o un profesional: en ese caso es del 15 por ciento, o del 7 por ciento durante el año de alta y los dos siguientes si lo comunicas.

¿Qué hago si el alumno llega tarde?

Un retraso no es una cancelación. Si el alumno se conecta veinte minutos tarde en una clase de una hora, das los cuarenta minutos que quedan y terminas a la hora prevista, porque la franja entera estaba reservada y tú estabas disponible. Factura la clase con normalidad en lugar de inventar una penalización aparte, y anota la hora real de llegada si los retrasos se repiten.

¿Cómo se pone una penalización en la factura?

En una línea propia y descriptiva, nunca escondida en el total ni llamada clase si no hubo clase. Indica la fecha de la clase prevista, la asignatura o el alumno, qué pasó (cancelación tardía o falta sin avisar), el porcentaje o importe y una referencia breve al plazo de aviso acordado. Por ejemplo: Cancelación tardía, Matemáticas 2 Bachillerato, 12 de septiembre de 2026, 50 por ciento de la tarifa de 40 euros.

¿Puedo cobrar si no tenía condiciones por escrito?

Es la forma más rápida de convertir una hora perdida en un conflicto. Sin un plazo de aviso comunicado antes de la clase no hay ninguna regla que la familia haya podido incumplir, y una penalización que aparece después es muy difícil de sostener. Explica el impacto de la franja perdida, decide si haces un gesto comercial y acuerda por escrito unas condiciones que se apliquen a partir de la clase siguiente.

¿Es obligatorio ya Verifactu para dar clases particulares?

Todavía no. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, retrasó la entrada en vigor: las sociedades pasan al 1 de enero de 2027 y los autónomos y demás personas físicas al 1 de julio de 2027. Conviene prepararse, pero a día de hoy un profesor particular autónomo no está obligado a emitir sus facturas con un sistema Verifactu.